A praticidade faz a diferença no dia a dia das pessoas. O mundo interconectado no qual estamos inseridos proporciona inúmeras facilidades nos mais variados aspectos da vida, englobando tanto a esfera pessoal quanto profissional. Ao longo dos anos, a humanidade testemunhou práticas antigas ganhando novos formatos, como é o caso da assinatura digital. Em meio a instantaneidade exigida pela atual sociedade, é preciso seguir o ritmo dos demais para não ser deixado de lado. Independentemente do setor de atuação, contar com novas funcionalidades pode ser de grande ajuda na entrega de serviços e na qualidade de convívio de uma equipe. Sendo assim, fique por dentro de como as inovações podem ser grandes aliadas na otimização de processos comuns no cotidiano corporativo.
A digitalização ajuda na organização!
As pilhas desorganizadas e correspondências jogadas pela mesa podem obstruir um espaço de trabalho produtivo. Seja no home office ou presencial, a bagunça dificulta o rendimento no cumprimento de tarefas. Inclusive, estudos mostram como as pessoas gastam, em média, 4 horas por semana à procura de pastas perdidas, prejudicando a produção individual e aumentando o nível de procrastinação.
Dessa forma, a virtualização de certificados tem sido uma medida adotada tanto por pessoas físicas quanto jurídicas, tendo em vista os grandes benefícios envolvidos. “Quando falamos sobre acessibilidade a informações, é impossível desconsiderar as vantagens trazidas pela Internet. Na hora de migrar para o espaço tech, o devido controle sobre trâmites internos e externos contribuem na priorização dos negócios”, pontua Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Além disso, é importante fazer um bom uso dos recursos disponibilizados pela realidade virtual. Agora, as videoconferências estão em alta e dispensam os encontros presenciais antes obrigatórios. “Hoje em dia, não existe mais a preocupação de estar distante ou não do escritório, pois os canais comunicativos assumiram o papel de conectar pessoas de qualquer lugar do mundo. Juntamente disso, um ponto pertinente é a possibilidade de compartilhar e validar arquivos independentemente da localização ou horário”, completa Mencaci.
Cinco dicas para organizar documentos!
Conforme uma pesquisa publicada pelo Centro de Tecnologia Aplicada da Fundação Getúlio Vargas (FGVcia), a média de dispositivos eletrônicos em uso doméstico ou corporativo no Brasil é de 447 milhões. Dentre eles, podemos citar os computadores de mesa, notebooks, tablets e smartphones, totalizando mais de dois equipamentos por habitante. Nesse contexto, fica nítido como a população tem encontrado na tecnologia a possibilidade de se ordenar e controlar melhor os assuntos pertinentes ao seu redor. Portanto, elencamos cinco dicas para se livrar da papelada e dispor de uma vida menos turbulenta. Confira!
Faça uma classificação conforme o uso: para não se perder na bagunça, opte pela catalogação de cada processo. Desse modo, fica mais fácil diferenciar quais já foram utilizados e aqueles ainda necessitados de atenção. Independentemente do formato, é possível criar uma divisória entre os internos, externos, notas fiscais e contratos, por exemplo.
Atente-se aos prazos: quando um processo ultrapassa a validade, é necessário eliminá-los e abrir espaço para os próximos de maneira segura e evitando o descarte errôneo. “Um software de gestão de documentos mantém os registros atualizados sobre a localização física e ajuda a manter organizados os digitais”, comenta Leandro Cazeiro, gerente jurídico do Tangerino.
Mantenha tudo ordenado: o primeiro passo a ser dado é encontrar um lugar para guardar os impressos. Ainda existem aqueles documentos no formato físico e é preciso cuidar bem deles. Se a organização tiver um volume pequeno de arquivos, uma estante simples pode resolver, mas se mesmo com a digitalização a quantidade for grande, é necessário disponibilizar uma sala apenas para isso. De forma geral, todos precisam ficar reunidos no mesmo local para evitar deslocamentos desnecessários e perda de tempo.
Digitalize o máximo de documentos: essa transição é extremamente pertinente pois otimiza os trâmites organizacionais e proporciona uma maior proteção. Nesse formato, é viável armazená-los em uma rede local em prol de uma melhor organização. Seguindo essas regras, vários arquivos físicos poderão ser eliminados. “É significativo criar uma rotina de digitalização para evitar se acumularem. O ideal, inclusive, é cada setor da empresa manter um porta arquivos para os funcionários realizarem a transição”, ressalta Cazeiro.
Invista no armazenamento em nuvem: essa ferramenta assume a função de uma maneira superior, mais rápida e barata em comparação aos antigos equipamentos. Nas corporações, a busca por esses serviços está em alta, permitindo equipes distribuídas globalmente operarem de forma independente e coordenada.
Disponha de um funcionário responsável pela organização: tão importante quanto a criação de uma estrutura de gestão eficiente de escritos, é necessário manter tudo as ordens e funcionando. “Para isso, o ideal é delegar essa função para uma pessoa específica. Além disso, é essencial também difundir na entidade a cultura de salvar sempre as informações relevantes para todos poderem acessar quando for preciso”, conclui o gerente jurídico do Tangerino.
A assinatura digital é a melhor escolha para o seu negócio!
Atualmente, podemos observar como a troca do papel pela rede já é realidade e segue sendo uma tendência. A partir da contenção do consumo material, diminuição da deslocação e poluição ambiental, essa alternativa se mostra promissora nos mais variados estilos de negócio. Afinal, a otimização e automatização de procedimentos faz a diferença e garante um excelente posicionamento no mercado.
Em suma, nossa plataforma digital conecta pessoas e contratos em qualquer lugar, tornando as etapas de assinaturas um processo sustentável e econômico. Com uma segurança baseada em criptografia, garantimos aos nossos clientes os conteúdos arquivados e assinados em nosso sistema de forma inalterável. “Com a Assine Bem, é possível criar, editar e compartilhar documentos. Aliás, como bons aliados da ESG e LGPD, garantimos a tão sonhada sustentabilidade, velocidade, segurança e flexibilidade”, finaliza o CEO da Assine Bem.
A partir de nossos serviços, seu estabelecimento dispensa a papelada e se previne contra os contatos físicos deteriorantes como água, fogo e poeira. Por meio de um simples acesso à Internet, as negociações e parcerias podem ser formalizadas em nível global!
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