Os impressos podem ser maleáveis, finos e leves. Porém, quando se juntam apresentam um enorme desafio para as corporações de sucesso. Isso porque além de ocupar um grande espaço físico por conta do volume, também é motivo de gastos expressivos com tintas, papéis, pastas, gavetas, grampos, entre outros materiais para os tornar viáveis. Com a assinatura digital da Assine Bem, toda essa burocracia é evitada e substituída por agilidade e eficiência. Entenda mais nessa matéria!
Por que simplificar a gestão de documentos da empresa é fundamental?
Uma coisa é certa: simplificar a gestão de documentos pode ser uma tarefa árdua, principalmente se existem vários acumulados. Ainda mais se forem assuntos diversos misturados nas pilhas. Para driblar esse cenário, muitas corporações contratam colaboradores apenas para identificar, separar e guardar os tratados, a fim de evitar essa confusão.
Assim, percebem como esse trabalho é imprescindível para manter a organização da companhia, pois facilita encontrar assuntos específicos e economizar tempo mediante o cotidiano corrido. Para Carlos H. Mencaci, CEO (Chief Executive Officer) da Assine Bem, investir nesse caminho é certeza de bons resultados. “Adotar medidas para um armazenamento mais ágil e seguro favorece uma melhor atuação da instituição em todos os aspectos”, comentou.
Para auxiliar nessa questão, a Assine Bem disponibiliza uma administração totalmente virtual, salvo em nuvem e com backup periódico. Dessa forma, você não perde nada e ainda mantém todo o conteúdo resguardado em máxima qualidade, sem o perigo de se desgastar pelas ações do tempo, como a poeira ou mesmo o fogo.
Outro ponto positivo diz respeito à organização de todos os contratos, pois podem ser etiquetados de acordo com os assinantes, assuntos ou objetivos. É possível criar pastas, colocar tags coloridas, além de outros recursos essenciais para aumentar a praticidade, como a opção de selecionar modelos pré prontos.
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A Assine Bem possui várias vantagens na administração virtual dos documentos
Por contar com criptografia de ponta, a plataforma da Assine Bem garante a inviolabilidade de todos os certificados. Desse modo, eles ficam seguros com várias camadas de códigos, impedindo tentativas de hackers ou outras fraudes on-line.
Conforme um levantamento da Fortinet, em parceria com o laboratório de inteligência e ameaças FortiGuard Labs, no primeiro semestre de 2022, o Brasil registrou 31,5 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos a empreendimentos. O número é 94% superior se comparado com o mesmo período de 2021, quando foram 16,2 bilhões de registros.
Ou seja, mediante as perspectivas, cada dia mais se torna necessário resguardar as informações. Para melhorar, o software da Assine Bem está totalmente por dentro da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), garantindo segurança para todas as referências pessoais cadastradas e sendo amparada pelas legislações vigentes!
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Conheça algumas dicas para melhorar a gestão de documentos da sua empresa
Para quem ainda não começou a adaptação ao virtual, existem algumas dicas para tornar a administração mais assertiva e efetiva. Nesse sentido, o CEO da Assine Bem separou algumas dicas práticas para os empresários. Confira:
1) Junte todos os documentos:
Antes de iniciar a digitalização dos tratados, reúna todos os existentes. Tente dar uma geral no espaço para encontrar aqueles mais velhos ou mesmo os esquecidos há tempos. Agora, analise cada um deles e selecione apenas os importantes, para serem mantidos e encaminhados à dimensão virtual. Dessa forma, você faz uma curadoria e descarta vários papéis inúteis.
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2) Comece a digitalização pela Assine Bem:
Após separar todos os exemplares essenciais, chegou o momento de passá-los para o computador. Nessa fase, é fundamental elaborar um bom planejamento e um cronograma para tornar a tarefa mais acessível e menos tediosa. Afinal, são informações miúdas e não podem sair erradas, por isso, precisa de máxima atenção e muito cuidado em todo o momento.
Vale destacar: esse procedimento possibilita o crescimento da durabilidade dos arquivos, bem como garante o fácil acesso a uma grande quantidade. Por isso, confie no processo para colher bons resultados no futuro, aumentando a produtividade do funcionário e do negócio.
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3) Estabeleça regras de acesso e uso:
Um dos maiores proveitos de utilizar a plataforma da Assine Bem é a chance de incluir ou excluir indivíduos. Assim, você consegue controlar quem pode ou não acessar e modificar determinados arquivos. Isso permite uma interação mais objetiva e facilita o monitoramento de fluxo. Por isso, a recomendação de criar regras de acesso é essencial e elas devem ser compartilhadas com todo o time para estarem cientes de seus deveres.
Curtiu a ideia? Então, simplifique a gestão de seus documentos!
4) Construa metodologias de categorização
Como citado, a Assine Bem possui várias opções para facilitar a categorização das declarações. Isso torna o processo muito mais ágil e prático por meio de uma separação, seja por área, cliente, mês ou ano. É preciso destacar: cada organização possui demandas específicas, por isso é fundamental estudar a operação antes de criar esses padrões, visando realmente funcionar no dia a dia empresarial.
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5) Capacite seu time:
Todos precisam estar cientes dessa modernização e compreenderem como se usa a plataforma. Por isso, invista em treinamentos e capacitações diárias para preparar os profissionais. Com a Assine Bem, tenha certeza de bons resultados, pois contamos com um sistema totalmente em português e intuitivo, facilitado para qualquer membro, independentemente de seu conhecimento dos softwares atuais.
Enfim, junte-se a nós, pois a Assine Bem é a maior aliada dos negócios de sucesso!
Por fim, existem inúmeras vantagens de contar com a assinatura digital da Assine Bem. Sua empresa se moderniza enquanto aproveita para economizar, ser mais sustentável e aumentar a eficácia do time. Para entender na prática como funciona, faça um teste grátis! Além disso, possuímos planos exclusivos e personalizados de acordo com as suas necessidades. Todavia, se ainda possui alguma dúvida, fale conosco!
