Simplificar a gestão de documentos pode ser uma tarefa árdua, principalmente se existem vários acumulados. Entretanto, esse trabalho é imprescindível, pois facilita encontrar assuntos específicos e economizar tempo. Para ajudar nessa questão, a Assine Bem disponibiliza uma administração totalmente virtual e, melhor ainda, possibilita rapidez e segurança nesse desafio.
Por que simplificar a gestão de documentos é tão importante?
Segundo Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “adotar medidas para uma gestão mais ágil e segura favorece uma melhor atuação da instituição em todos os aspectos. Nesse sentido, a assinatura digital beneficia esse procedimento, pois tudo fica on-line, salvo em nuvem e com backup periodico”, ressalta. Dessa forma, você não perde nada!
Para resguardar as folhas, muitas corporações mantêm profissionais unicamente para planejar, executar e acompanhar esse armazenamento, de modo a tornar esse processo mais eficiente e assertivo. Contudo, existem alguns pontos de atenção, como:
- Cuidar para não danificar nenhum papel.
- Manter organizado tanto os contratos físicos quanto os digitais, de acordo com as regras pré estabelecidas.
- Facilitar o acesso, a retirada e inserção de novos, para as pessoas autorizadas.
- Ter cautela com fenômenos naturais, como poeira e fogo.
Saiba como tornar mais prático o armazenamento dos documentos
Pensando nisso, separamos algumas dicas para melhorar esse cuidado e tornar mais prática essa logística. Confira:
- Temporalidade dos documentos:
Nem tudo precisa ser guardado para sempre. Depois de um tempo, alguns tratados podem ser descartados para facilitar a entrada dos próximos. Assim, é preciso estar atento à validade de cada um deles. “Com a Assine Bem, é possível acompanhar quanto tempo um contrato existe, qual sua duração e se todos os signatários já assinaram, por exemplo”, ressalta Paula. Além disso, os arquivos on-line não envelhecem, são preservados em sua máxima integridade. Ou seja, não são vítimas das ações externas.
- Estabeleça uma política de uso dos documentos
É crucial padronizar processos para não ocorrer falhas por falta de informações pré-estabelecidas ou ruídos ainda indetectáveis. Nesse caso, criar regras e estabelecer uma política prévia para lidar com os títulos dispostos na instituição é essencial para manter uma boa organização. Com isso, a produtividade também tende a crescer.
Segundo uma pesquisa da Forrester, ao utilizar essa inovação, ganha-se 85% de rendimento. “É importante ter uma regularização de métodos para todos os colaboradores saberem como proceder caso aconteça um imprevisto com algum contrato, por exemplo”, explica Paula.
- Envolva a equipe na administração
Os diferentes segmentos de uma organização produzem milhares de registros por ano. Segundo um estudo da Ombud, com a assinatura digital são economizados em média 20 dólares por documento, inclusive, em seu arquivamento. Dessa forma, é essencial conscientizar o time para contar com a sua colaboração.
Além disso, conforme levantamento da Forrester, são poupadas anualmente 22 mil horas ao adaptar os procedimentos para a dimensão digital. Assim, os assistentes poderão realizar outras funções, de modo a evitar minutos perdidos revirando pastas.
Outras vantagens da assinatura digital
- Aumento da produtividade
As formas mais antigas de organizar documentos vão de encontro com o ditado popular “tempo é dinheiro”. Isso porque geram grande inconveniente no caso da necessidade de uma breve consulta. São minutos perdidos nessa procura, sem sequer saber se ainda existem ou se estão conservados, tendo em vista sua exposição, onde a máxima integridade do conteúdo fica prejudicada.
Ainda segundo dados colhidos pela entidade global, a melhoria da produtividade chega a 85% ao aderir a essa inovação. “Ganha-se em desempenho, graças à facilidade de arquivar e encontrar qualquer declaração”, afirma Paula. Além do mais, esse manuseio pode ser feito de todas as partes do mundo, basta estar conectado à Internet.
- Melhore a experiência do usuário
Atualmente, a agilidade é indispensável para resolver quaisquer questões, principalmente aquelas ligadas à burocracia, como a assinatura de um contrato. Com a nossa plataforma, há a possibilidade de acessar os tratados por meio de dispositivos móveis, como tablets, smartphones ou computadores. Em poucos minutos, é possível receber uma notificação, pelo WhatsApp, e-mail ou SMS e ser endereçado à página do assunto.
Segundo um estudo do Instituto QualiBest, 49% dos consumidores preferem tratar com as corporações por meio do WhatsApp. Por isso, é essencial estar onde seu público mais procura você, principalmente, levando em conta o quanto o aplicativo é foco das interações. Nesse sentido, o usuário conta com a rapidez e a comodidade da ferramenta.
Por fim, existem inúmeras vantagens de contar com a assinatura digital e a sua empresa também pode se modernizar enquanto aproveita para economizar, ser mais sustentável e aumentar a eficácia do time. Para entender na prática como funciona, faça um teste grátis! Além disso, possuímos planos exclusivos e personalizados de acordo com as suas demandas. Se ainda possui alguma dúvida, fale conosco! Será um prazer atendê-lo!
