No meio corporativo, independentemente do segmento, existe a prática de movimentação de muitos arquivos. Contudo, usar documentos físicos pode ser uma problemática para as empresas, interferindo diretamente na produtividade, organização, gastos com recursos entre outros quesitos. Dessa forma, a tecnologia e a presença digital dos indivíduos têm sido fundamentais para mudar esse cenário e facilitar a dinâmica das entidades. Então veja, nesta matéria, as vantagens de atualizar os processos da companhia para o meio virtual!
O que são os documentos digitais?
São criados no meio eletrônico. Ou seja, desenvolvidos diretamente por ferramentas computacionais. Podem também ser conhecidos por nato-digitais. “A criação de escritos por máquinas não é uma ação recente. No entanto, antes, o armazenamento deles era realizado de forma física em armazéns, pastas, caixas, etc. Hoje, essa atividade não faz mais sentido para as empresas, pois existem inúmeros recursos, como as soluções da Assine Bem, a fim de tornar o procedimento de guardar simplificado”, comenta Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Como fazer a gestão de documentos digitais?
Nem sempre os escritos ficam estáticos, pois precisam ser compartilhados e, principalmente, assinados. Controlar essas etapas é indispensável para manter a segurança da informação contida ali. “A gestão do registro é uma das dificuldades para quem ainda mantém o uso da papelada ou opta por usar a digitalização deles, como tirar fotos por dispositivos. A maneira mais assertiva de executar a coordenação é ter o auxílio de uma plataforma, como a Assine Bem”, observa o empresário.
Sendo assim, Mencaci esclarece o funcionamento do serviço. “Na Assine Bem, já existem modelos de documentos prontos. Após colocar as informações adequadamente é possível designar quem terá acesso, inclusive, para assiná-lo. Os dados ficam protegidos por senhas e exigem a identificação de quem irá visualizá-lo e, posteriormente, rubricar. A tecnologia aplicada ao software conta com criptografia de ponta, notificação de alterações e tags disponíveis para a organização correta. Esses dados auxiliam a equipe a administrá-los com precisão”, diz o executivo.
Quais as vantagens de usar os documentos digitais?
Em uma realidade cada vez mais conectada, em aplicativos e no próprio e-mail, administrar os envios por esses canais tornou-se uma estratégia essencial. Por isso, o CEO lista três vantagens de atualizar a companhia com esse modelo de arquivamento e um sistema. Confira:
Segurança: ao submeter o artifício em plataformas de nuvem, a recuperação de artigos consegue ser feita rapidamente. Os dados contidos nele também podem ser protegidos com senhas e criptografia. “Em um cenário de insegurança cibernética, essas medidas são fundamentais”, reforça o especialista.
Produtividade e otimização de tempo: segundo uma pesquisa da Xerox, 46% dos funcionários de pequenas e médias empresas ainda perdem tempo com fluxos de trabalho ineficientes e relacionados ao papel diariamente. Além disso, os dados da IDC mostram um gasto médio de 30% do tempo (2,5 horas por dia) procurando elementos. “Ao automatizar essa etapa, os colaboradores conseguem se dedicar em outras tarefas”, complementa Mencaci.
Acessibilidade: a capacidade de uma entidade ser flexível é um diferencial visto positivamente por clientes e colaboradores. “Para implantar uma rotina remota ou híbrida a corporação precisa de estruturas como a gestão de documentos de qualquer localização”, finaliza o representante da Assine Bem.
Ao levar em conta todos interessados nas funcionalidades das ferramentas da Assine Bem, o site tem outras abas para a investigação. Você também pode entrar em contato com a equipe comercial e ter um momento de imersão em nosso trabalho. Além disso, não é preciso contratar de imediato a fim de aproveitar dos benefícios da aplicação, nós disponibilizamos um período de teste totalmente gratuito! Aproveite a oportunidade agora mesmo.
Outra forma de acompanhar nossas inovações é seguindo o @AssineBem nas redes sociais! Estamos esperando você em nosso Instagram, Facebook, LinkedIn e X.
