Com a atualização das empresas para a gestão digital, o workflow, ou fluxo de trabalho, ganha espaço como uma forma de organizar as etapas de cada processo. No contexto documental, a assinatura digital contribui para acelerar a formalização das ações. No Brasil, mais de 70% das empresas já utilizam algum tipo de assinatura eletrônica ou digital em seus fluxos contratuais, segundo levantamento da Serasa Experian. Então veja, nesta matéria, como integrar essas ferramentas para tornar a administração mais eficiente.
O que é workflow de documentos?
Workflow significa fluxo de trabalho. Na prática, trata-se da definição e organização das etapas necessárias para concluir determinada atividade. No caso dos documentos, isso pode envolver a criação do arquivo, revisão, aprovação, envio para assinatura, formalização, armazenamento e consulta posterior.
Quando essas tarefas são realizadas manualmente, o processo pode depender de e-mails, planilhas, pastas diferentes e acompanhamentos individuais. Com a atividade digital, cada etapa pode ser organizada dentro de um fluxograma, facilitando o acompanhamento e reduzindo a necessidade de intervenções manuais.
Segundo Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, “um workflow bem estruturado permite à empresa enxergar cada etapa do documento com clareza. A tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta para executar tarefas e passa a organizar todo o processo”.
Quais problemas um fluxo manual pode causar?
A falta de organização documental pode consumir uma parcela significativa do tempo das equipes. Conforme um levantamento da McKinsey, trabalhadores podem gastar cerca de 2,5 horas por dia, aproximadamente 30% da jornada, procurando informações em repositórios físicos ou digitais mal estruturados.
Além disso, o uso excessivo de papel ainda representa um desafio. Segundo a pesquisa da Serasa Experian mais de 80% das empresas participantes ainda armazenavam documentos em papel, enquanto 9 em cada 10 demonstravam preocupação com o uso excessivo desse recurso.
Para o CEO da Digital Helper + Assine Bem, administrar as ações documentais digitalmente, além de ganho de tempo, também é uma questão de segurança. “Quando um documento passa por muitas mãos e diferentes canais, aumentam as chances de atrasos, perda de informações e utilização de versões incorretas. O workflow digital ajuda justamente a estabelecer uma sequência mais organizada para essas atividades”, explica Mencaci.
Como a assinatura digital entra no workflow?
A assinatura digital pode ser inserida em diferentes momentos do fluxo documental. Depois de elaborado e revisado, por exemplo, um contrato pode ser encaminhado automaticamente para os responsáveis pela aprovação e, posteriormente, aos signatários.
A partir disso, a empresa consegue acompanhar o andamento da assinatura, identificar pendências e manter o documento formalizado em ambiente digital. Dessa maneira, a assinatura deixa de ser uma etapa isolada e passa a fazer parte de uma jornada mais ampla. “Quando a solicitação da rubrica está integrada ao workflow, o ganho não está apenas em assinar mais rápido. A empresa consegue conectar aprovação, formalização, armazenamento e acompanhamento em uma mesma lógica de trabalho”, afirma o executivo.
Quais etapas podem ser automatizadas?
Um workflow documental pode contemplar diferentes fases do processo, como:
- Criação: elaboração do documento a partir de modelos previamente definidos;
- Revisão: encaminhamento para os responsáveis pela análise e uso da inteligência artificial para esclarecer termos;
- Aprovação: validação das informações antes da formalização;
- Assinatura: envio aos envolvidos e coleta das assinaturas necessárias;
- Armazenamento: organização e centralização do documento final;
- Consulta: localização rápida do arquivo quando necessário.
Com essas etapas conectadas, a empresa consegue reduzir tarefas repetitivas e ter maior visibilidade sobre o andamento de cada documento.
Em quais setores o workflow digital pode ser aplicado?
A tecnologia pode ser utilizada em diferentes áreas. No RH, por exemplo, o fluxo pode envolver contratos de trabalho, documentos admissionais e termos internos. No jurídico, contratos e acordos podem passar por revisão, aprovação e assinatura dentro de uma sequência organizada.
No comercial, propostas podem ser encaminhadas para aprovação e assinatura sem depender de trocas constantes de e-mails. Já no financeiro, autorizações, contratos e documentos internos podem seguir fluxos específicos de validação.
O recurso também pode ser aplicado nos setores educacional e imobiliário, em processos como contratos de matrícula, termos de estágio, locações e outros arquivos com o envolvimento de diferentes pessoas.
Quais são os benefícios de integrar workflow e assinatura digital?
A integração pode trazer ganhos como agilidade, organização, rastreabilidade, redução do uso de papel e maior controle sobre os documentos. Também permite acompanhar novos processos, os quais antes dependiam de controles manuais.
Para Mencaci, a mudança está relacionada à forma como as empresas enxergam seus documentos. “O objetivo não é simplesmente digitalizar o papel, mas transformar o caminho percorrido por cada documento. Quando gestão, workflow e assinatura digital trabalham juntos, a organização ganha eficiência sem perder o controle sobre as informações”, finaliza.
Gostou do conteúdo? Pronto para digitalizar a gestão documental? Para saber mais sobre as funcionalidades da Assinatura Digital e IA, visite o nosso site e entre em contato com nossa equipe comercial para uma demonstração completa. Aproveite também o nosso período de teste gratuito para experimentar as vantagens sem compromisso.
Além disso, acompanhe nossas inovações seguindo o @AssineBem nas redes sociais, incluindo Instagram, Facebook, LinkedIn e X. Estamos ansiosos para conectar com você!
