A transformação digital trouxe novas formas de formalizar contratos, acordos e documentos. Entre elas, está a assinatura digital, recurso capaz de tornar processos mais rápidos, reduzir a burocracia e facilitar a rotina de empresas e pessoas. No Brasil, a legislação reconhece diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, com níveis distintos de segurança e confiabilidade. Então veja, nesta matéria, como funciona essa regulamentação e onde a tecnologia pode ser aplicada.
A assinatura digital tem validade jurídica?
Sim. A legislação brasileira reconhece a validade jurídica dos documentos eletrônicos e das assinaturas utilizadas para comprovar a autoria e a manifestação de vontade das partes. A Lei nº 14.063/2020 estabelece três categorias: assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada.
A diferença entre elas está principalmente no nível de segurança utilizado para identificar o signatário e garantir a integridade do documento. Portanto, a escolha da modalidade deve considerar o tipo de operação e os requisitos envolvidos.
Segundo Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, “a validade jurídica é um dos principais fatores para a expansão da ferramenta. Quando uma empresa consegue identificar quem assinou, preservar a integridade do documento e registrar todo o processo, ela ganha mais segurança para conduzir suas operações”.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica?
Assinatura simples: permite identificar o signatário e associá-lo aos dados eletrônicos utilizados na assinatura. É indicada para situações nas quais o nível de risco e exigência jurídica é menor.
Assinatura avançada: possui mecanismos mais robustos para comprovar autoria e integridade. Ela deve estar vinculada ao signatário, sob seu controle, e permitir a identificação de alterações posteriores no documento.
Assinatura qualificada: é realizada por meio de certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil. Entre as modalidades previstas pela legislação, ela apresenta o maior nível de confiabilidade.
Entre todas as alternativas, não existe a melhor, mas a adequada para a situação. “Para escolher qual utilizar, é importante entender a necessidade de cada processo e utilizar um nível de autenticação compatível com o risco e com a importância daquela operação”, explica Mencaci.
É preciso ter certificado digital para a assinatura ter validade?
Não necessariamente. Embora a assinatura qualificada utilize certificado ICP-Brasil, a legislação também reconhece outros meios eletrônicos de comprovação de autoria e integridade, mas devem ser observados os requisitos aplicáveis e, em determinadas situações, haja aceitação pelas partes.
Ou seja, a validade jurídica não está limitada exclusivamente ao uso de um certificado digital. O método empregado, a identificação do signatário, a integridade do documento e as circunstâncias da contratação também são importantes para avaliar a força probatória da assinatura.
Em quais setores a assinatura digital pode ser utilizada?
A possibilidade de formalizar documentos eletronicamente permite a aplicação da tecnologia em diferentes áreas. Confira alguns exemplos:
- Jurídico
Contratos, acordos, procurações, termos, declarações e outros documentos podem fazer parte de fluxos digitais. Para escritórios e departamentos jurídicos, a solução também facilita o acompanhamento das assinaturas e a organização dos arquivos.
- Recursos Humanos
O RH pode utilizar a assinatura digital em contratos de trabalho, documentos admissionais, termos de confidencialidade, políticas internas e documentos relacionados aos colaboradores. A tecnologia também facilita processos envolvendo profissionais remotos.
- Estudantil
Instituições de ensino movimentam diversos documentos durante o ano. Matrículas, contratos educacionais, termos de estágio, autorizações e declarações são exemplos de processos os quais podem ser digitalizados.
- Imobiliário
Contratos de locação, compra e venda, autorizações e outros documentos relacionados a imóveis podem ser formalizados digitalmente, reduzindo deslocamentos e tornando as negociações mais ágeis.
- Financeiro e contábil
Propostas, contratos, autorizações e documentos internos fazem parte da rotina desses setores. A assinatura eletrônica ajuda a diminuir a circulação de papel e organizar os processos.
- Comercial
No setor de vendas, propostas e contratos podem ser encaminhados para assinatura de maneira remota. Com isso, o intervalo entre a negociação e a formalização pode ser reduzido.
Por que investir em uma plataforma de assinatura digital?
Além da validade, uma plataforma especializada pode oferecer recursos de autenticação, registro de informações, histórico das ações e armazenamento dos documentos. Dessa maneira, a assinatura deixa de ser apenas uma etapa isolada e passa a fazer parte de um fluxo digital mais organizado.
“Hoje, as empresas precisam olhar para a assinatura digital como parte de uma estratégia maior de transformação dos processos. Quando segurança, gestão documental e assinatura estão conectadas, fica mais fácil reduzir burocracias sem abrir mão da confiabilidade”, finaliza Mencaci.
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