A inteligência artificial (IA) na gestão de contratos, tornou-se uma ferramenta de suma relevância para acelerar atividades como elaboração, revisão e interpretação de documentos. Porém, quanto maior o uso da tecnologia, maior também é a preocupação com a segurança das informações compartilhadas. Então veja, nesta matéria, como utilizar a IA sem comprometer dados sensíveis.
Como a inteligência artificial pode ajudar na gestão de contratos?
O ciclo de um contrato envolve diversas etapas, como elaboração, revisão, negociação, leitura e assinatura. Tradicionalmente, esse processo exige tempo, principalmente quando os documentos possuem muitas páginas ou linguagem jurídica complexa. Nesse contexto, a IA atua como uma ferramenta de apoio capaz de reduzir o tempo de leitura, localizar informações relevantes e facilitar a compreensão dos arquivos.
Segundo pesquisa realizada pela Ipsos em parceria com o Google, 54% dos brasileiros utilizaram inteligência artificial generativa em 2024, índice acima da média global, de 48%. O levantamento também mostra como 78% utilizam a tecnologia no trabalho e 88% a consideram essencial para lidar com informações complexas e encontrar soluções para desafios profissionais.
Para Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, essa evolução acompanha a necessidade de empresas cada vez mais produtivas. "A inteligência artificial permite reduzir atividades operacionais e tornar a gestão documental muito mais eficiente. Isso libera as equipes para concentrarem seus esforços em análises estratégicas e decisões de negócio", explica.
Onde a IA pode ser aplicada?
Sua utilização pode acompanhar praticamente toda a jornada documental. Na elaboração dos contratos, ela auxilia na organização das informações, sugere estruturas, identifica campos obrigatórios e ajuda na padronização dos documentos.
Durante a revisão, consegue localizar cláusulas importantes, identificar possíveis inconsistências e facilitar a busca por termos específicos.
Já na leitura, a tecnologia resume documentos extensos e traduz expressões jurídicas para uma linguagem mais simples, tornando o conteúdo mais acessível para profissionais de diferentes áreas.
Algumas plataformas também permitem acompanhar a interação do destinatário com o documento, identificando se ele foi aberto, quanto tempo permaneceu em leitura e quais trechos receberam maior atenção. "Quando essas funcionalidades estão reunidas dentro de uma plataforma de gestão documental, como na Digital Helper + Assine Bem, o processo ganha velocidade sem perder controle sobre as informações", destaca Mencaci.
Segurança precisa acompanhar a produtividade
Apesar dos benefícios, o uso desse mecanismo em arquivos também exige cuidados. É comum os usuários copiarem contratos completos para plataformas abertas de IA em busca de resumos ou explicações sobre cláusulas. O problema é a falta de segurança com os dados pessoais, informações financeiras, estratégias comerciais e outras informações confidenciais.
Segundo o Teste Nacional de Privacidade, da NordVPN, apenas 13% das pessoas sabem proteger corretamente a rede Wi-Fi residencial. Somente 19% conhecem formas seguras de armazenar senhas e apenas 27% conseguem identificar ferramentas voltadas à privacidade digital. Quando o assunto envolve riscos relacionados ao uso da inteligência artificial no trabalho, apenas 11% demonstram conhecimento sobre o tema. “Embora a tecnologia avance rapidamente, o conhecimento sobre segurança ainda não acompanha esse ritmo”, alerta Mencaci.
Como proteger documentos durante o uso da IA?
A principal recomendação é utilizar plataformas desenvolvidas especificamente para gestão documental, as quais incorporam recursos de inteligência artificial em ambientes protegidos. Esses sistemas contam com criptografia, autenticação de usuários, rastreabilidade dos acessos e controle sobre todas as movimentações realizadas nos documentos.
Segundo o executivo, a tecnologia deve ser utilizada como um recurso para fortalecer a proteção das informações e não criar novos riscos. "A produtividade só faz sentido quando está acompanhada da segurança. Empresas precisam garantir o manuseio de dados pessoais ambientes controlados, com mecanismos capazes de proteger todo o ciclo da informação", afirma o executivo.
Além disso, algumas boas práticas ajudam a reduzir riscos durante o uso da inteligência artificial:
Utilizar plataformas seguras: prefira soluções desenvolvidas para gestão documental, evitando compartilhar contratos em ferramentas abertas.
Controlar acessos: limitar quem pode visualizar e editar documentos reduz significativamente a exposição das informações.
Ativar autenticação multi fator: essa camada adicional de segurança dificulta acessos indevidos mesmo quando uma credencial é comprometida.
Manter sistemas atualizados: atualizações corrigem vulnerabilidades exploradas por criminosos digitais.
Treinar colaboradores: grande parte dos incidentes ainda ocorre por falhas humanas, tornando a conscientização uma das principais medidas de proteção.
Tecnologia e segurança caminham juntas
A inteligência artificial continuará ampliando sua presença nas empresas. Sua capacidade de acelerar processos, organizar informações e facilitar análises tende a transformar cada vez mais a gestão documental.
"A transformação digital não depende apenas da adoção de novas ferramentas. Ela exige processos bem estruturados, governança sobre os dados e tecnologias capazes de unir eficiência e confiança”, diz o CEO da Digital Helper + Assine Bem. Quando esses elementos caminham juntos, a inovação realmente gera valor para as empresas.
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