Atualmente, com um controle do Covid-19, muita coisa tem voltado como era antes da doença. O retorno de reuniões fora do âmbito virtual foi uma delas. Com isso, as instituições têm procurado se adentrar novamente nos congressos, conferências, feiras, convenções, seminários e simpósios, como faziam antes de 2020. Entretanto, houve mudanças, entre elas, a praticidade trazida pela utilização da assinatura digital para fechar negócios e contratos. Conheça agora mais sobre esse procedimento e como pode auxiliar na prosperidade do seu estabelecimento.
Impactos da pandemia e a volta dos encontros presenciais
Depois de dois anos em pandemia, as empresas migraram para o home office e descobriram como tornar seus processos eficientes e a equipe mais produtiva, mesmo a distância. “Essa experiência fez os gestores entenderem como levar o escritório para dentro das casas de cada um de seus colaboradores é vantajoso em inúmeros aspectos, sejam eles econômicos ou do ponto de vista do rendimento. Dessa forma, passou a ser cogitada a hipótese desse formato ter vindo para ficar, ou ser adotada uma jornada de trabalho híbrida”, comenta Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
Todas essas mudanças impactaram profundamente o segmento de eventos corporativos, obrigando os negócios a se reinventarem para oferecer soluções inovadoras, adequadas ao novo momento do mercado. Conforme o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), esse mercado teve um prejuízo de R$ 270 milhões entre março e dezembro de 2020. Isso porque, com os encontros presenciais reduzidos, aulas, reuniões, palestras, workshops, treinamentos, seminários e congressos (entre muitas outras variações) seguiram acontecendo, porém, por meio de transmissões on-line. Hoje, com a contenção do vírus e a reabertura dos espaços físicos, trazendo, aos poucos, a volta à “normalidade”, já deve haver uma preparação para uma forte procura na demanda por esses serviços.
Desse modo, as realizações físicas seguirão sendo relevantes. Entretanto, com a falta de espaços disponíveis das próprias organizações, a procura por ambientes em locação tende a aumentar progressivamente. Segundo uma pesquisa da Associação de Marketing Promocional (Ampro), 56,7% das corporações participantes afirmaram manter o trabalho híbrido definitivamente. Do mesmo modo, o levantamento "Tendências de Gestão de Pessoas", realizado pela Great Place to Work (GPTW) com 2.654 pessoas, mostrou 66% afirmando esse como o principal modo a ser adotado em 2022. Dos entrevistados, 59,9% garantem como o investimento no desenvolvimento de líderes deve se alinhar a isso, sendo de responsabilidade das equipes ou de cada área a definição de como será feito.
É preciso ter em vista, também, a necessidade de envolver outros setores quando se vai fazer um encontro desse porte. A terceirização de serviços de buffet é uma escolha corriqueira. Oferecer coquetel, finger food, coffee break e brunch nos intervalos causa uma boa impressão, além de ser um momento agradável de interação e networking. A contratação de especialistas em imagem, som e vídeo para oferecer uma experiência virtual completa e garantir uma boa propaganda também são essenciais. Foi o caso da Feira de Estágios Nube 2022. O projeto aconteceu entre os dias 30 de agosto e 1° de setembro deste ano e contou com profissionais capacitados da área de comunicação para entregar conteúdos de qualidade. Entretanto, com tantas infraestruturas imprescindíveis e campos abrangidos, como fazer negociações e acordos contratuais com facilidade? É nesse momento o qual as atividades desenvolvidas pela Assine Bem se tornam fundamentais.
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Inserida no mercado desde 2019, enfrentou logo no início a conjuntura caótica estabelecida da pandemia. Contudo, o produto passou a ser fortemente reconhecido e usado por três razões em específico: a segurança de um sistema gerido por certificados digitais e criptografia de ponta; a economia em processos, tempo e insumos; e principalmente a comodidade em poder lidar com documentos estando em qualquer lugar, seja em casa ou no serviço, sem precisar de qualquer tipo de contato, envio por malote, portador, entre outros formatos convencionais.
Assim sendo, a entidade cresceu de maneira exorbitante e foi conquistando o seu espaço por meio de serviços para melhorar a produtividade na gestão de arquivos. “O nosso combustível é o desafio. Com objetivos bem traçados, alinhamos metas e colocamos nossa esteira de projetos para rodar, trazendo novidades de forma constante e minimizando as fraquezas diariamente”, afirma a gestora.
A plataforma é flexível e se adapta a qualquer tipo de empreendimento e, por isso, se torna uma aliada no desenvolvimento dos clientes. São inúmeras possibilidades, entre elas, assinar propostas, fichas de cadastro, confissões de dívidas, entre outros em apenas alguns cliques. Além de criar, editar e enviar: contratos, certificados e declarações; eliminar longas etapas de reconhecimento de firma com a Assinatura Autenticada; modelos pré prontos para escolher a opção mais vantajosa sem a necessidade de refazer a proposta; e a possibilidade de solicitar o “visto” em determinados casos para outras áreas ou pessoas, antes de finalizá-los. Isso facilita processos internos quando há grande fluxo de pagamentos; entre outros.
A administração desses comprovantes é facilitada a partir de uma verificação e controle da quantidade de manuscritos enviados para autenticação. Dessa maneira, conduzir prazos, notificar signatários e etc é descomplicado. Além do gerenciamento de contas, onde sua organização poderá controlar os logins disponibilizados e compartilhar arquivos e modelos, assim como verificar se todos já assentiram. Caso necessário, notifique-os por e-mail ou SMS.
Com o intuito de favorecer a localização, fica disponível seja pelo nome dos envolvidos e o período de datas prováveis das rubricas, com ou sem o título da escritura. O download e salvamento dos mesmos é acessível, seja em seu próprio computador ou em programas diferentes. “Por se tratar de uma firma relativamente nova, temos maior flexibilidade, conseguimos nos adaptar às necessidades dos clientes e estamos abertos a feedbacks. Procuramos sempre passar proteção, mostrar seriedade, principalmente no ramo escolhido”, finaliza Paula.
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