Se há dois anos te falassem: “a humanidade enfrentará um período de grandes dificuldades, mas acelerará a transformação digital”, você acreditaria? As medidas restritivas, impostas desde março de 2020, para conter a circulação da Covid-19, fez a tecnologia ser ainda mais presente no cotidiano. Isso levou muitas atividades para o meio virtual, incluindo os mais diferentes acordos e contratos. Nesse sentido, é preciso entender os diferentes tipos de assinatura para descobrir a melhor opção para a sua empresa.
Assinatura digital vs. Assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica é utilizada para acessar, compartilhar e aprovar dados ou informações em canais digitais, tais como aplicativos de banco, redes sociais, plataformas pagas etc. A biometria, tokens, senhas e firmas escaneadas são alguns exemplos.
Por sua vez, a assinatura digital está inclusa dentro do primeiro formato, ou seja, é considerada como uma das vertentes da eletrônica. Devido à eficácia da autenticidade e autoria, seu uso está cada vez mais difundido entre as companhias, profissionais liberais e entidades governamentais.
Conforme explica Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “a integridade, autoria e confidencialidade de um documento são garantidos por causa da criptografia. Ou seja, uma ferramenta codificadora, a qual inviabiliza qualquer tipo de alteração no texto, por exemplo. Além de permitir apenas o acesso dos participantes”.
Ambas possuem validade jurídica, prevista na Medida Provisória 2.200-2, de 27 de Julho de 2001. Todavia, segundo a gerente, “a principal diferença entre as duas é a necessidade do certificado digital, público ou privado, emitido no caso de subscrição digital”.
As vantagens de optar pela assinatura digital
Redução de custos
Em um escritório, cada funcionário utiliza uma folha a cada 12 minutos, estima uma pesquisa feita pela Tufts University, em Massachusetts, EUA, e pela Forest Ethics. Pode sair caro ao orçamento de uma companhia, principalmente após aplicar os custos relacionados, como impressão, tinta, envio, armazenamento etc. Tudo isso equivale a 3% do lucro e 50% do desperdício de uma organização, conforme mostra o estudo da Gartner Inc.
Sustentabilidade
Para se ter ideia, cada folha demanda dez litros de água para ser feita. Segundo dados da Revista Galileu, para uma tonelada de papel, são necessárias 11 árvores. Parece pouco, mas considerando o consumo médio do brasileiro, de 44kg, é correspondente a meio tronco por pessoa em um ano.
“Nem sempre pensamos no caminho feito por um certo bem de consumo, como uma A4, por exemplo. De onde ele veio, como foi produzido e qual é o prejuízo para a natureza?”, reflete a especialista. Sendo assim, ao optar por soluções “não analógicas”, haverá a economia de recursos financeiros e naturais.
Gestão facilitada
Com a Assine Bem, por exemplo, os documentos são armazenados em data centers. Desse modo, a busca pode ser feita pelo período provável e nome dos assinantes, com ou sem o título. “A digitalização desse processo promove a assertividade, rapidez e, consequentemente, a produtividade da equipe”, acrescenta Paula. Além disso, o sistema mostra um panorama geral de cada contrato, permitindo a ciência em relação ao progresso das solicitações por todas as partes.
Segurança
Diferentemente do modelo tradicional, apenas quem tem autorização pode acessar o documento em questão. Além disso, é utilizado a criptografia e a confirmação de contato por meio do token. Já a identificação dos participantes é feita por meio da comprovação de dados, usando o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), além dos demais dados após a escolha do contrato a ser firmado.
De acordo com a gerente, também há outra fase de validação na Assine Bem, a qual é opcional por parte do solicitante. “São dois tipos: a Ágil, a qual o signatário precisa confirmar o nome, CPF, e-mail e celular. Já na Autenticada, além de verificar as informações do estilo ágil, também é solicitado uma selfie junto a um documento oficial, como CNH ou RG. Depois, uma foto frente e verso da identidade”.
Após essa etapa, a equipe de especialistas fará a validação e, conforme a assertividade, confirmarão a ação, dando continuidade ao processo. É necessário destacar: essas imagens são confidenciais, logo, não serão divulgadas para ninguém.
É preciso, cada vez mais, investir em modernização e tecnologia para acompanhar as tendências do mundo dos negócios. Quer aumentar a eficiência do seu time e oferecer um serviço rápido e menos burocrático? Então vem para a Assine Bem! Teste grátis por dois meses.
