Publicado em 24 de agosto de 2022 pelo Conselho Nacional de Justiça, o Provimento nº 134 estabelece medidas a serem adotadas pelas serventias extrajudiciais para o processo de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) A abrangência é nacional e a aplicação deve ser feita em até 180 dias da data da sua publicação, com o prazo se encerrando em 20 de fevereiro de 2023, ou seja, esse mês iniciado hoje. Essa é uma demanda geral, englobando todos os tipos de negócio estabelecidos no território brasileiro e, por isso, atentar-se a ela e conhecê-la melhor é fundamental. Faça isso agora!
O que é a LGPD?
Criada em 18 de agosto de 2018, a legislação 13.709 ”dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”, de acordo com o artigo primeiro. Logo, as normas gerais contidas nela são de interesse nacional e devem ser observadas pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. O seu intuito é justamente passar segurança à população e, por isso, é de grande interesse da mesma.
O objetivo principal do Provimento 134 é oferecer transparência aos usuários sobre as atividades de tratamento de suas informações desenvolvidas nos cartórios, além do dever de definir e implementar a Política de Segurança da Informação, assim como a Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados. “Esse ramo de atuação lida diretamente com muitos documentos, contratos e assinaturas, tendo, assim, artigos muito pessoais dos outros nas suas mãos”, comenta Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
Mais especificações da mudança na norma
A adequação deverá ser feita de acordo com o porte da serventia, classificada seguindo o Provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, da Corregedoria Nacional de Justiça (Classe I, II ou III), e sendo observadas as regulamentações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Outra figura relevante é a do encarregado de proteção de dados. Sendo assim, todo cartório terá nele a posição responsável por não só atuar como canal de comunicação entre o agente delegado, titulares e as autoridades, como também ser o líder de uma equipe multidisciplinar implementando as medidas de acordo com a lei.
Dentre as medidas técnicas e organizacionais a serem tomadas, incluem: nomear um Encarregado de Dados; mapear as atividades de tratamento e realizar seu registro; elaborar relatórios de impacto à proteção; adotar medidas de transparência aos usuários sobre o tratamento de tais informações; definir e implementar Política de Segurança da Informação e Política Interna de Privacidade e Proteção dos Dados; criar procedimentos internos eficazes, gratuitos e de fácil acesso para atendimento aos direitos dos titulares; zelar para terceiros contratados estarem em conformidade com a LGPD, questionando-os sobre sua adequação e revisando cláusulas de contratação; treinar e capacitar prepostos.
Os contratos de natureza laboral, convênios externos, devem receber uma atenção especial, com a elaboração de Termos de Tratamento de Dado Pessoal, Termo de Confidencialidade com a cláusula do Prazo de Retenção e Descarte de Dados Pessoais. Desse modo, cuidar para ser de conhecimento geral tais normas é de suma importância, preparando todos os colaboradores da serventia, indo desde a equipe de limpeza, office boy até a inclusão do responsável pela entrega das diligências. “Isso tudo parece ser bastante complexo e trabalhoso. São inúmeros pontos de atenção e burocracias facilmente descartadas com o simples uso da tecnologia ao lado do ser humano, por meio das rubricas e arquivamentos digitais”, explica Paula.
A fiscalização de tudo isso se dará pelas Corregedorias Gerais da Justiça dos Estados e do Distrito Federal, conforme previsto no art. 58 do provimento, podendo expedir normas complementares necessárias, bem como promoverão, no prazo estabelecido no art. 59, a adequação das exigências locais contrariando as regras e diretrizes constantes. Assim sendo, estar legalmente alinhado a isso é fundamental para o bom funcionamento de um negócio e a Assine Bem consegue auxiliar nessa tarefa.
A Assine Bem e sua atuação de mercado
Com a segurança como um dos pilares primordiais, a firma trata de certificados, declarações e arquivos de forma simples e intuitiva com funcionalidade à distância por meio de um processo 100% on-line. Assim, há uma comodidade surreal em resolver pendências documentais com apenas alguns cliques, estando em qualquer lugar do mundo com acesso a Internet. Tal ação proporciona uma economia significativa de insumos, gastos, tempo e investimento, devido ao descarte de malote, portador, transportadoras, serviços terceirizados, gráficas, escritórios para armazenamento da papelada e riscos de perda ou extravio.
O alto cuidado com a natureza também chama a atenção. Com tudo sendo realizado de maneira virtual, não há corte de árvores, desmatamento e desflorestação para a fabricação exacerbada de papel, procedimento o qual gasta, além da matéria prima, uma grande quantidade, também, de água.
Todavia, além de todos os benefícios já expostos, o sistema é gerido por certificados digitais, criptografia de ponta e data center, seguindo as melhores práticas de defesa para os usuários. Ademais, a própria LGPD é seguida à risca, com um cuidado excepcional com os elementos de cada um. “Nós entendemos como hoje em dia, com o avanço das redes sociais e afins, todo o cuidado com uma base de conhecimento pessoal é necessário para as pessoas se sentirem protegidas. Logo, colocamos esse como um ponto crucial de destaque, juntamente com a legislação vigente”, finaliza a gestora.
Assim, problemas com uma adequação a mesma se tornam facilitados, seja nos cartórios ou em qualquer outro campo do mercado. Pronto para ter essa inovação e modernizar o seu empreendimento com mais tranquilidade? Entre em contato com a gente! Será um prazer atendê-lo! Temos planos exclusivos e personalizados para atingir suas expectativas e demandas do melhor jeito, encontre o ideal! Por fim, se quiser entender na prática como tudo isso funciona, sem nenhum compromisso para experimentar, faça um teste grátis e se apaixone pelas incríveis funcionalidades da união da tecnologia com os feitos humanos!
