A busca por uma especialização tem sido cada vez mais requisitada, isso porque o mercado de trabalho está acirrado. Nesse sentido, ter uma instituição de ensino de referência no currículo faz toda a diferença. Logo, ao considerar esse contexto, os números de matrículas no ensino superior, por exemplo, estão altos. Esse público, em busca de uma formação educacional não descarta um bom atendimento, afinal, a universidade fará parte da sua vida por alguns anos. Então, veja nesta matéria, como a gestão de documentos pode revolucionar o seu negócio.
Veja o tamanho do setor estudantil e consequentemente o número pessoas com necessidade de um bom atendimento
De acordo com dados divulgados no último Censo da Educação Superior, em 2021, pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais (Inep), junto com o Ministério da Educação (MEC), o número de matrículas nessa modalidade educacional é de aproximadamente 8.680.354 alunos. Além dessa métrica, foi ponderado a quantidade de inscritos nos vestibulares em 2020, sendo por volta de 20.100.183 candidatos. “Os dados correspondem somente aos universitários e aspirantes, mesmo assim, para controlar as provas dos ingressantes, matrículas e as documentações entregues, contar apenas com a expertise da sua equipe acaba sendo inviável. Por isso, implementar ferramentas para digitalizar esses processos e organizá-los é fundamental para conseguir lidar com uma alta demanda sem confusão”, orienta Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
Afinal, qual é a função da gestão de documentos e seus benefícios para o atendimento acadêmico?
Ao considerar as informações expostas, como a quantidade de estudantes, é assustador imaginar o volume de papéis gerados para cada indivíduo. Outro ponto a ser avaliado, é como um candidato deve entregar diversas informações e comprovantes para finalizar a sua inscrição e demais rematrículas. Dessa forma, o espaço de arquivamento seria imenso e procurar um simples elemento para alguém, se tornaria um desafio. “A tecnologia se mostra ainda mais parceira em situações como essa. As inovações da inteligência artificial (IA), são fundamentais para crescer em qualquer ramo empresarial, o qual as faculdades têm grande participação. Portanto, softwares com a capacidade de salvar os arquivos em nuvem e realizar buscas por número de rastreio, como o oferecido pela Assine Bem, tornam a prestatividade mais assertiva e evita futuros transtornos”, alerta a gerente.
Em suma, adotar esse mecanismo em sua companhia, unifica o canal onde os itens de relevância ficam armazenados e seguros. Ademais, passam as atividades da entidade para o ambiente virtual. “Fazer todas as transferências on-line, agora, não se trata mais de um diferencial, mas sim, ser acessível às necessidades da população. O recebimento dos itens é simplificado, sem solicitar a ida presencial do estudante, afinal, para quem disponibiliza o ensino a distância (EAD), não faria sentido depender de documentos físicos para integrar um interessado em seu quadro de alunos”, aponta Paula. Assim, ainda é possível ver a sua participação a favor da corporação em um todo:
Atendimento aos alunos: ele participa, principalmente, na melhora do atendimento dos discentes nas universidades. Isso é imprescindível, independentemente do tamanho da instituição, pois as solicitações são constantes. “Dentro desse âmbito encontramos pessoas em busca de históricos, notas, envios de comprovantes, contratos de estágios e muito mais. Ministrar isso tudo não é uma tarefa fácil, porém, entregar eficiência, torna a sua reputação favorável no mercado. Logo, fazer a sua assistência descomplicada, ágil e organizada, reduz as preocupações desse público, pois o desempenho no curso já deve tomar esse espaço e nada mais”, aconselha a especialista.
Redução de custos: ao abandonar o uso de impresso, o gasto com materiais de serviço com certeza será reduzido. Outra vantagem é colocar o seu instituto a favor da iniciativa verde, preservando o meio ambiente. Além disso, o espaço físico para guardar e proteger a papelada pode deixar de ser uma necessidade.
Automação de fluxos: capacitam uma organização a transitar e para o meio digital. Isso significa a recuperação rápida de algo quando necessário. Você pode facilmente capturar, gerenciar, armazenar, processar e rastrear processos. Essa ferramenta de gerenciamento vem com recursos como acesso controlado, etiquetas de personalização e modelos de documentos prontos, como um contrato. Isso permite à equipe lidar com as responsabilidades diárias de uma maneira muito mais eficaz. “Colocar toda a papelada salva em um ecossistema digital, corta o fluxo de cópias, risco de perda e atualiza as condições de trabalho. Dessa maneira, não será necessário colocar ninguém a par da ordenação dos itens, revisão, entre outras atribuições, podendo designar o talento desse profissional para um campo de mais relevância", propõe Paula.
Produtividade e colaboração: são outros aspectos importantes dessa colaboração entre a tecnologia e a educação. Com a API integrada nas máquinas utilizadas pela equipe é possível converter grande parte do serviço com o preenchimento automático de informações dos alunos. “Ficar consultando e copiando os dados para preencher campos nos registros, mesmo parecendo uma missão simples, várias vezes ao dia, pode ser cansativo. Então, otimizar essa tarefa utilizando as integrações pode trazer mais segurança e tornar a equipe mais estratégica”, notifica a profissional.
Acesso a históricos com facilidade: quando tratamos de relações educacionais, nunca se sabe quem irá precisar de algo, pode ser desde de uma pessoa recém chegada ou um ex-aluno do primeiro ano de atuação da rede no setor. “As instituições têm o domínio dos históricos e isso ainda é relevante para várias ocasiões. Quando ele está impresso a perda acaba sendo certa para alguns, então o órgão pode salvá-lo nesse instante. Logo, quem mantém esses registros em um espaço como a nuvem, não tem problema em localizá-los e concluir a solicitação rapidamente”, finaliza Paula.
Ao considerar todos interessados e suas funcionalidades, o site da Assine Bem coloca outras abas para a investigação. Você também pode entrar em contato com a equipe comercial e ter um momento de imersão em nosso trabalho. Além disso, não é preciso contratar de imediato a fim de aproveitar dos benefícios da aplicação, nós disponibilizamos um período de teste totalmente gratuito! Aproveite a oportunidade agora mesmo.
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