Já ouviu falar em assinatura digital? Sabe como funciona esse processo e o quanto ele pode facilitar os trâmites de uma corporação? Embora essa ferramenta exista há quase duas décadas, somente após o início da pandemia ela ganhou foco, sendo utilizada em massa para conter os avanços do vírus mediante ao isolamento social. Todavia, segue crescendo e impactando ainda mais negócios, pois tem inúmeras vantagens. Para entender melhor e descobrir como ela pode ser um diferencial competitivo, continue nesta matéria!
Você sabe como funciona a assinatura digital?
Ela funciona como uma rubrica de próprio punho. Porém, sem a necessidade de locomoção a um cartório, por exemplo, nem mesmo precisa de sua autenticação. “Além disso, utiliza criptografia, os documentos ficam totalmente seguros abaixo de diversas camadas de códigos”, comenta Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
Por meio dela, a organização consegue eliminar inúmeras partes burocráticas, como o deslocamento para levar algum impresso, inclusive, o próprio papel, pois todo o processo é feito on-line. Também dispensa o reconhecimento de firma, afinal, depende apenas dos próprios dados compartilhados no procedimento para sua validação total.
Ainda, possibilita uma gestão mais confiável e em máxima integridade de toda certidão. “Por ser armazenado digitalmente, os arquivos não estão sujeitos a ações e fenômenos da natureza, como poeira ou mesmo fogo. Isso garante mais proteção aos relatórios, de modo a não perder nenhuma referência”, expõe Paula.
Em suma: a assinatura digital é responsável por agilizar operações, aumentar o número de contratos fechados, simplificar metodologias, elevar o rendimento dos colaboradores, reduzir insumos e custos e, ainda, prestar serviços quanto aos cuidados com o meio ambiente. Entretanto, os proveitos não param por aí.
Conheça alguns benefícios da assinatura digital para a sua empresa
- Melhora a gestão de documentos do negócio:
A gestão de documentos on-line é uma prática cada vez mais adotada ao redor do mundo. Principalmente pela multinacionais, na qual compartilhar um impresso é quase impossível por questões de logística. Um estudo da Guia Business Media apontou: 88,4% das instituições consideram esse controle imprescindível para os negócios e com a dimensão virtual ordenar os títulos ficou ainda mais prático.
Para Paula, “entre as principais vantagens da assinatura digital está a administração eficiente de arquivos virtuais”. Isso se torna ainda mais claro conforme uma pesquisa realizada pela Forrester, para quem é adepto desse modelo, há uma melhoria de 85% na produtividade. Afinal, não é mais necessário gastar horas procurando alguma folha, sem sequer saber se realmente está guardada ou mesmo se existe.
Ademais, com essa tecnologia é possível classificar e segmentar os tratados de acordo com as suas características. “Você consegue catalogar com etiquetas e eles ficam a cliques de distância um do outro. Inclusive, a chance de acontecer algum erro é mínima, pois as informações são armazenadas com backup”. O melhor: você mesmo escolhe o intervalo para tudo ser salvo automaticamente.
- Menos custos em todos os trâmites:
De acordo com um levantamento realizado pela Gartner, aproximadamente 3% dos gastos das entidades são direcionados para custos como pastas, tintas e demais materiais para depósito e manutenção de impressões. As estatísticas também mostram: em média, são perdidas dez mil folhas por ano para cada funcionário. Assim, investir em uma retenção pela Internet é um ganho a longo prazo, inclusive, seu monitoramento tem um valor notavelmente baixo.
Sem contar a ausência de deslocamento para assinar, não precisa gastar com gasolina para o carro, passagem de metrô ou motoboy. “É tudo feito on-line, os signatários recebem uma notificação, pode ser por e-mail, SMS ou mesmo WhatsApp e logo são endereçados até a plataforma”, ressalta a gerente comercial da Assine Bem. Por ser tudo virtual, o documento é preenchido por todas as partes em questão de segundos.
Inclusive, um dos proveitos é a assinatura de contratos de estagiários e aprendizes com maior agilidade. No Nube, a nossa plataforma revolucionou a quantidade de documentos assinados, com mais praticidade e satisfação de todos os envolvidos, se tornando um case de sucesso!
- Ganha-se em tempo:
Segundo um levantamento realizado pela Signaturit, a diferença do tempo tradicional para o intervalo com a assinatura digital é de 5 dias contra 37 minutos. Ou seja, as métricas já demonstram: investir nesse método traz uma economia considerável, não apenas de horas. Dessa forma, se tornou desnecessário o envio da papelada, aguardar chegar para completar o procedimento e só então devolver.
“Isso se deve à simplicidade de realizar todo o contato por meio da Internet. Desde criar o documento, revisar suas informações, enviar para o destino, esperar sua resposta… é tudo muito rápido”, explica Paula. Ainda, com a Assine Bem, você pode assinar de qualquer parte do mundo e a qualquer momento.
Por fim, é imprescindível destacar: a otimização de tempo e aprimoramento de métodos é um diferencial competitivo e a Assine Bem pode proporcionar isso para você. Entretanto, se ainda não se convenceu das vantagens da assinatura digital ou mesmo quer conhecer mais a fundo, fale conosco! Também conheça nossos planos exclusivos e personalizados de acordo com as demandas da sua empresa e o melhor: você tem 30 dias de uso gratuito! Inclusive, faça um teste grátis para entender na prática como essa modernidade funciona!
