Simplificar a gestão de documentos pode ser uma tarefa árdua, se você não tem um planejamento desde o princípio. Entretanto, esse trabalho é extremamente necessário em diversos aspectos. Ao longo dos meses, uma grande quantidade de papéis é acumulada dentro dos setores das empresas e administrá-los se torna um imenso desafio. Para isso, a dimensão digital trouxe inúmeras facilidades. Portanto, elencamos algumas dicas para otimizar esse procedimento.
Como simplificar a gestão de documentos?
Adotar medidas para uma uma logística mais ágil e segura dos arquivos é tornar esse processo mais assertivo. Para isso, algumas corporações mantêm profissionais dedicados ao planejamento, execução e acompanhamento de tarefas, visando cuidar melhor dos assuntos produzidos. Com isso em mente, alguns pontos precisam de atenção:
- Ter cuidado para não danificar a documentação
- Manter a organização das declarações físicas e virtuais, de acordo com as regras de conduta
- Facilitar o acesso para as pessoas autorizadas, para retirada ou inserção de novidades
Dicas para simplificar a gestão de documentos
- Organização de documentos físicos
Apesar de estarmos na era digital, as instituições ainda possuem muitos impressos. Por isso, esse planejamento não pode ser descartado, pois contém muitas informações valiosas, guardadas por anos. Embora estejam em locais seguros, esses materiais são algo do passado, afinal, seu armazenamento proporciona muito trabalho e ocupa um espaço considerável. Logo, a nuvem veio para revolucionar essa questão, de maneira objetiva e rápida.
- Crie um padrão organizacional
Alguns cuidados são necessários na hora de administrar esses registros. Uma possibilidade é criar tabelas ou listas com os títulos, também é factível inserir outros dados, como data, horário de armazenamento, sua validade, entre outros.
Segundo Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “nossa plataforma permite catalogar em pastas e definir a permissão de acesso com prontidão. Além da praticidade de encontrar um signatário com apenas alguns cliques”. Ou seja, são só vantagens modernizar suas operações para o on-line.
- Temporalidade dos documentos
Um fator decisivo é a temporalidade, muitas vezes o contrato não precisa ser armazenado para sempre, por exemplo. Por isso, é necessário considerar a possibilidade de descartar depois de um tempo, principalmente quando físico, para preencher menos espaço e facilitar a procura por outros.
Atualmente, entretanto, existe o cloud computing. Dessa forma, os títulos ficam arquivados em sua máxima integridade, sem serem vítimas de fenômenos naturais, como a poeira. Isso também multiplica a vida útil, sendo superior se comparado com as folhas, por exemplo.
Vale ressaltar: com a Assine Bem, todos ficam salvos por intermédio dessa tecnologia, garantindo sua segurança por completo, pois são utilizados códigos criptografados nessa proteção. De acordo com Paula, “isso dificulta o acesso por terceiros e resguarda de ciberataques. Além disso, na hora de assinar, é requisitado um token para o usuário e isso é mais uma camada de preservação”, finaliza.
- Prepare a equipe para essa gestão
É imprescindível a participação de todos nesse aspecto. Os diferentes segmentos de uma organização produzem milhares de registros por ano. Segundo um estudo da Ombud, com a assinatura digital são economizados em média 20 dólares por documento, inclusive, em seu arquivamento. Dessa forma, é essencial conscientizar o time para contar com a sua colaboração.
Fora o tempo perdido procurando por algum dado em específico. Conforme um levantamento da Forrester, são poupadas anualmente 22 mil horas ao adaptar os procedimentos para a dimensão digital. Ou seja, os colaboradores poderão realizar outras funções em vez de gastarem seus minutos revirando pastas.
Sua empresa também pode se modernizar ao contar com as soluções da assinatura digital. Para entender na prática como funciona, faça um teste grátis! Além do mais, essa inovação também facilita diversos processos e possui planos específicos para as necessidades do seu negócio. Se ainda possui alguma dúvida, fale conosco! Será um prazer atendê-lo!
