Empreendimentos dos mais diversos setores sempre têm um desafio: gerenciar um grande fluxo de documentos. Dentre eles, estão parcerias com novos clientes, fornecedores, sem contar os contratos de admissão, rescisão e demissão de colaboradores. Notas fiscais e relatórios também entram nessa categoria.
Desperdícios com as impressões
Com tantos registros sendo gerados continuamente para o bom funcionamento dos negócios, manter um arquivo físico não é tão vantajoso. Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, manter papéis impressos gera despesas e, muitas vezes, desperdício de horas de mão de obra qualificada.
Dentre os exemplos, ela cita o armazenamento. “Existem escritórios onde há uma sala ou até galpões abarrotados de caixas cheias de folhas. Embora possa ter um nível de organização, fazer pesquisas nesses espaços pode demorar, principalmente porque os humanos são passíveis de erros. Imagina um arquivo sendo guardado na pasta errada”, pondera a gerente.
A realidade remota
Ainda de acordo com a gerente, o home office veio para ficar em muitas companhias. “É uma modalidade de atuação benéfica para os colaboradores e para as próprias organizações. Justamente por isso, ter um armazenamento em nuvem facilita a gestão para todas as partes”, comenta.
Ainda com as folhas físicas, há chances de corrosão com o tempo, desgaste e outros perigos como incêndios, inundações e etc. “Isso gera problemas gigantescos para as instituições, então o arquivo digital vem como uma maneira de evitar esse tipo de falha e dar mais segurança”.
Pesquisas rápidas
Com a categorização por palavras-chave, nomes dos signatários e data de validação do documento, fica mais fácil fazer uma busca. “Em poucos minutos é possível obter o item procurado, sem precisar mexer com caixas, nem eventualmente perder um papel”, compartilha Paula.
Questão ambiental
Além disso, a sustentabilidade também é outro ponto forte. A questão de promover um desenvolvimento respeitando o meio ambiente e a natureza é cada vez mais importante. “Não é preciso mais derrubar árvores e gastar outros recursos naturais apenas para assinar um documento. Nós vivemos em outra realidade hoje e a tecnologia é uma aliada”, complementa.
Portanto, a assinatura digital traz muitos benefícios. Quer saber mais? Então faça um teste gratuito em nossa plataforma!
