Atualmente, ter processos longos e burocráticos acabam atrapalhando a produtividade da equipe e até mesmo negociações. Segundo pesquisa da The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), a automação da gestão de documentos, por exemplo, pode melhorar a lucratividade da companhia em até 9% da receita anual. Então, continue lendo e entenda melhor sobre o assunto!
A assinatura digital como aliada
Nesse sentido, surge a Assine Bem, uma plataforma digital completa. Com ela, é possível otimizar e transformar sistemas internos e externos de maneira ágil e, sobretudo, sustentável. Ou seja, toda a burocracia é substituída por alguns cliques, diminuindo também os custos e aumentando o rendimento.
É simples e fácil: o programa conta com a possibilidade de criar, editar e enviar diversos templates. Logo, o gestor, empresário, a instituição de ensino ou quem desejar, constrói seus próprios modelos por uma só vez e eles ficam salvos (como um padrão) para serem usados novamente depois. Isso é, deixando campos alteráveis para serem preenchidos rapidamente e já disparados.
Tudo isso com segurança digital e validade jurídica. “Depois de assinados, os arquivos ficam ‘trancados’ com a criptografia, impossíveis de serem alterados. Assim, qualquer pessoa pode consultar a validade facilmente por meio do código de autenticação ou o QR Code do registro”, explica a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
Além do mais, a plataforma permite integração API com qualquer sistema. Dessa forma, é possível integrá-lo ao empreendimento facilmente. “A desculpa da incompatibilidade não é mais um problema. As companhias podem digitalizar seus procedimentos rapidamente e colocar a ‘mão na massa’ de forma mais eficiente e assertiva”, complementa a gerente.
Legalidade da modalidade
Outro ponto importante é a questão da legalidade desse formato. Os registros são garantias jurídicas para a corporação comprovar a ação de acordo com a legislação vigente. Ou seja, a gerência deles também assegura a integridade da instituição. Afinal, esse modelo segue à risca os preceitos do artigo 10, § 2º da MP 2.200-2/2001, garantindo a efetividade e a validade dos acordos.
Para Paula, esse artifício chegou em boa hora e é uma forma de otimizar serviços e a vida do povo. “Antes para assinar um contrato era preciso o deslocamento, a interação com diversas esferas e enfrentar filas, lembra? Com essa alternativa virtual, tudo isso passou a ser feito em apenas um clique e as pessoas podem fazê-lo até mesmo pelo celular”, expõe.
Ademais, como falamos, essa digitalização é um caminho para reduzir gastos e diminuir impactos ambientais. “Afinal, o auxílio tecnológico é capaz de poupar os recursos naturais. Por trás disso, existe uma mudança de cultura, quebra de paradigmas, rotinas, etc. Ou seja, é uma transformação muito mais complexa de dentro para fora”, complementa a gerente.
Portanto, decidir pelo gerenciamento eletrônico é uma opção alinhada à nova dinâmica do mercado. No pós-pandemia, principalmente, usar dispositivos on-line para gerenciar arquivos, fazer ligações e reuniões, atender clientes e muitas outras atividades será essencial.
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