A assinatura digital, embora não seja uma solução inédita no mercado, ainda gera dúvidas para quem pensa em aderi-la. Nesse sentido, entender como o recurso funciona, na prática, é essencial para eliminar incertezas e aproveitar ao máximo os benefícios oferecidos por ele.
Emissão de papel é meta, mas nem todos se mobilizam como poderiam
De acordo com um estudo realizado pela Serasa Experian, quase 90% das organizações afirmam se preocupar em encontrar meios de diminuir a utilização de papel no ambiente corporativo. Entretanto, 63% desses mesmos empreendimentos ainda não utilizam a assinatura digital.
Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, independentemente do ramo ou tamanho da organização, a ferramenta pode e deve ser implantada. “Os ganhos com o uso da tecnologia são altíssimos e vão desde a otimização de tempo e processos até redução de custos, ou seja, ganhos monetários”, comenta.
Maiores problemas enfrentados
O levantamento ainda mostra como a maior parte dos executivos (76%) já sofreu com extravios de documentos. Outros 10%, com vazamento de informações e 5% com fraudes de identidade. Esse tipo de contratempo pode impactar negativamente nos negócios, até mesmo em questões jurídicas e fiscais.
Os três problemas, inclusive, podem ser evitados com o arquivo digital e os sistemas de criptografia utilizados pela Assine Bem. Além disso, a pesquisa mostrou: quase metade (44%) das organizações mantém seus registros apenas em papel, sem ter uma versão virtual.
As despesas e complicações geradas com as impressões vão além da questão ambiental. Até porque são gastos com transporte de papéis, armazenamento correto e horas de mão de obra qualificada para manter as folhas em ordem. Isso sem contar a emissão de CO2 por conta da logística.
Arquivo digital com armazenamento em nuvem
Com o arquivo digital em nuvem, a tecnologia permite a procura de contratos, por exemplo, por data de validação, nomes dos envolvidos, entre outros. Além disso, também é crucial levar em consideração as etapas de proteção e autenticação disponíveis para os signatários.
Segundo Paula, existem algumas fases para validar e identificar os assinantes. “Entre elas, avaliamos os dados pessoais (nome, CPF, e-mail, por exemplo), enviamos um token temporário via correio eletrônico ou SMS e solicitamos uma selfie do indivíduo ao lado de sua identidade (RG ou CNH). Após isso, é requerida uma foto do próprio documento”, conta.
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