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Como utilizar assinatura digital em uma Instituição de Ensino

Como utilizar assinatura digital em uma Instituição de Ensino

06/04/2021 | Vinícius Lima

A utilização da assinatura digital facilita a rotina de empreendimentos de diversos setores. Entretanto, escolas e universidades também podem se beneficiar desse recurso e agilizar os processos, tanto internos, quanto externos. Assim, é possível evitar filas e garantir um atendimento assertivo para os estudantes e professores. 

Tecnologia é uma aliada

Para a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino, assim como as organizações, as instituições de ensino também podem - e devem - se atualizar e modernizar os procedimentos adotados. “Utilizar a tecnologia a favor dos negócios é um passo importante para todas as corporações”, compartilha. 

Fluxo de documentos é intenso

Ainda de acordo com a gerente, todas as entidades educadoras geram, semestralmente, pilhas imensas de papeladas, principalmente relacionadas aos alunos. “Matrículas e rematrículas, atestados de frequência, aditivos contratuais e etc. Todos esses arquivos podem ser validados digitalmente”, expõe. 

Nesse sentido, a ferramenta pode auxiliar as secretarias das Instituições de Ensino (IEs) a evitarem a sobrecarga de demandas envolvendo papéis. “Utilizar o formato digital, além de trazer economia, diminuirá consideravelmente os atendimentos presenciais e cobranças por documentos não assinados”, completa.

Contratos de estágio 

Nos contratos de estágio, por exemplo, é possível agilizar todas as tratativas. Afinal, quando os papéis são impressos, é preciso aguardar o estudante recolher as assinaturas de todas as partes envolvidas na admissão. No total, podem ser quatro carimbos e isso pode levar bastante tempo. 

Em períodos de pandemia, inclusive, essa questão fica ainda mais preocupante. Afinal, oferecer um atendimento apenas presencial coloca em risco os profissionais envolvidos e os alunos também. Logo, a questão da saúde também deve ser levada em conta, principalmente nesse momento. 

Legado da assinatura digital

Segundo Paula, a assinatura digital trouxe diversos benefícios para as corporações e a eliminação de procedimentos repetitivos, desnecessariamente complexos ou difíceis foi uma das grandes vantagens. “A solução mostrou o quanto processos burocráticos serão eliminados das organizações privadas ou públicas em breve”, diz. 

Além disso, rotinas engessadas já não são tão bem vistas na questão da gestão de arquivos. “A flexibilidade e a agilidade se tornaram palavras de ordem”, conclui a gerente comercial. Portanto, apostar nesse recurso implica na otimização do dia a dia nas empresas e nas IEs. 

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