Gestores, empreendedores e colaboradores têm sempre uma adversidade a ser enfrentada: os inimigos da produtividade. Sejam eles individuais ou coletivos, podem trazer diversos problemas para todo o sistema de entregas de uma companhia. Entretanto, em questões burocráticas e até mesmo arcaicas, as soluções tecnológicas servem como aliadas. Nesse contexto, está a assinatura digital.
Rapidez: como obtê-la?
De fato, encontrar meios de garantir rapidez nos processos parece algo difícil. Segundo um levantamento realizado pelo portal “Até o Momento”, menos de 30% das pessoas vêem as empresas adotando práticas para atrair agilidade ao cotidiano. Ou seja, 70% percebem pontos de melhoria nesse sentido.
Papelada física prejudica a praticidade
Na gestão de documentos e folhas, esse problema é ainda mais visível. Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, muitas companhias separam momentos do dia ou semana para administrar papeladas, assinar ou carimbar contratos, enviar malotes, entre outros processos. “Com a assinatura digital, é possível eliminar a impressão, excluir idas ao cartório ou correio e ainda acabar com os arquivos físicos”, explica.
Tempo pode ser bem direcionado
De acordo com a especialista, isso garante mais praticidade para a rotina corporativa. “O tempo dispensado para essas incumbências, hoje, pode ser utilizado para treinamento de equipes e outras atividades mais estratégicas da organização”, continua.
Segurança também deve ser considerada
Segundo a gerente, os grandes espaços para armazenar tratativas e registros estão ficando para trás. “Além de gerar perdas absurdas para as entidades, deixaram de ser seguros e viraram obstáculos quando falamos em encontrar alguma página importante. A migração para o formato digital trará economia de horas na busca por contratos e otimização das tarefas das equipes, afinal, não será mais necessário alguém para guardar os impressos de forma manual”, expõe.
Economia é uma excelente vantagem
Um outro ponto a ser considerado, além de horas e matéria-prima, é a questão financeira. Para Paula, o empreendimento quando investe nessa tecnologia pode ter menos boletos para pagar ao fim do mês. “É possível reduzir gastos com material, tinta e espaço para arquivamento. Se incluirmos todos os custos ocultos dessa operação, podemos economizar até 70%”, garante.
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