Todas os estabelecimentos possuem grandes fluxos de documentos e caso a organização deles não seja bem estipulada, isso pode gerar complicações desnecessárias na rotina corporativa. Portanto, saber como resolver esse problema é fundamental para garantir a segurança das informações.
Na bagunça, até dinheiro pode ser desperdiçado
Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, esses papéis, físicos ou digitais, envolvem tanto o setor comercial, quanto o RH e a área jurídica das companhias, seja por acordos com clientes, formulários de admissão e processos. “É comum encontrar situações com interpretações diferentes e o meio mais seguro de resolver possíveis divergências é apresentar as comprovações formalizadas, certo? Entretanto, se a companhia não tem um arquivo organizado ou não controlou a devolução do contrato assinado, há chances, inclusive, de obter prejuízos financeiros”, alerta.
De fato, a bagunça pode ser um grande empecilho para os negócios. Segundo um estudo realizado pelo Sebrae-SP, 60% das entidades fecham as portas por enfrentarem dificuldades com planejamento ou com a gestão das operações. Nesse sentido, ter um meio de gerenciar de maneira assertiva os documentos é essencial para sobreviver no mercado, não apenas em momentos de crise.
A pandemia acelerou diversos planos inclusive, em algumas empresas, eram preocupações a longo prazo, como a digitalização e o temido home office. Esse segundo assunto era um tema polêmico no qual muitos gestores ainda se sentiam inseguros e, de repente, viram-se obrigados a encarar o tabu de frente. Contudo, como já diz o ditado “há males vindos para o bem”, atualmente celebram os resultados positivos.
Gestão inteligente é digital
Nesse sentido, quando o empreendimento tem uma movimentação digital para assinatura e armazenamento dos documentos, consegue localizar as informações antigas em apenas alguns cliques com a Assine Bem. “É possível fazer buscas por nome do signatário, pelo CPF e, até mesmo, por período do disparo. Muito mais segurança para sua organização”, garante Paula.
Tecnologia como aliada
Para a gerente, a tecnologia é aliada não só das entidades comerciais, mas das pessoas, em geral. “Aceleramos nossos processos para escolher o almoço ou jantar, avisar sobre novidades por meio de mensagens em aplicativos ou e-mails e sabemos das notícias em tempo real. Agora, também podemos assinar contratos e encontrar papéis antigos com facilidade”, finaliza.
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