A digitalização dos processos corporativos ganhou velocidade nos últimos anos e transformou a forma como empresas formalizam contratos, aprovam documentos e conduzem negociações. Com esse movimento, plataformas de assinatura eletrônica e digital passaram a fazer parte da rotina de organizações de todos os portes. No entanto, especialistas alertam para um comportamento cada vez mais frequente: a contratação de soluções baseada apenas no menor preço, sem uma análise criteriosa de aspectos relacionados à segurança, conformidade legal e capacidade de integração com outros sistemas.
A escolha equivocada pode gerar consequências importantes, como dificuldades para comprovar a autenticidade de documentos, problemas de compliance, falhas na proteção de dados e perda de produtividade em processos internos.
Para Carlos H. Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, a velocidade proporcionada pela tecnologia não pode ser o único fator considerado durante a contratação de uma plataforma. "A assinatura digital deixou de representar apenas uma ferramenta para eliminar papel. Hoje, ela faz parte da estratégia de governança, segurança da informação e experiência do cliente. Escolher uma solução apenas pelo menor preço pode trazer riscos muito superiores à economia obtida inicialmente", afirma.
Outro ponto importante envolve a proteção das informações corporativas. O relatório "Data Privacy Benchmark Study 2024", publicado pela Cisco, mostra um cenário cada vez mais exigente em relação à privacidade de dados. Segundo o levantamento, 94% das organizações afirmam considerar a privacidade um diferencial competitivo, enquanto empresas maduras em proteção de dados registram benefícios relacionados à redução de atrasos em vendas, maior confiança dos clientes e melhor capacidade de inovação.
Esse contexto torna indispensável a adoção de plataformas capazes de oferecer recursos robustos de autenticação, criptografia e rastreabilidade. Na prática, isso significa analisar não apenas a possibilidade de assinar documentos digitalmente, mas também a capacidade da plataforma em registrar evidências, manter histórico das operações e garantir a integridade dos arquivos durante todo o ciclo documental.
"Empresas precisam avaliar muito além da funcionalidade de assinatura. É fundamental verificar recursos relacionados à auditoria, controle de versões, autenticação dos usuários, armazenamento seguro e aderência às exigências legais. Esses fatores fazem diferença principalmente em situações envolvendo auditorias ou disputas judiciais", explica Mencaci.
Outro aspecto frequentemente negligenciado envolve a integração tecnológica. Plataformas isoladas tendem a criar novos gargalos operacionais, obrigando equipes a realizar tarefas duplicadas ou transferir informações manualmente entre diferentes sistemas.
De acordo com o estudo "Magic Quadrant for Electronic Signature", publicado pela Gartner, a capacidade de integração com soluções de gestão empresarial, CRM, ERP e plataformas de produtividade figura entre os critérios mais relevantes para organizações durante a escolha de fornecedores desse tipo de tecnologia.
Além de reduzir retrabalho, essa integração permite automatizar fluxos documentais completos, acelerando aprovações internas e proporcionando maior controle sobre contratos e demais documentos corporativos.
Nesse cenário, investir em uma plataforma preparada para acompanhar essa evolução tecnológica torna-se uma decisão importante para empresas interessadas em ampliar competitividade e segurança.
A Digital Helper + Assine Bem atua justamente nesse processo de transformação, oferecendo soluções completas para assinatura eletrônica e digital, gestão documental inteligente e automação de processos. Com tecnologia desenvolvida para atender às necessidades de empresas de diferentes segmentos, a plataforma combina segurança jurídica, integração com sistemas corporativos e uma experiência intuitiva para usuários.
Ao escolher uma solução especializada, organizações conseguem reduzir burocracias, acelerar negociações e fortalecer a governança documental, transformando um processo operacional em um diferencial competitivo para os negócios.
Fonte: Carlos H. Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem
Serviço: Especialista alerta para riscos na assinatura digital
