No mundo empresarial contemporâneo, a transformação digital é uma exigência estratégica. Empresas de todos os portes e setores buscam modernização para ganhar eficiência, reduzir custos e proteger informações sensíveis, especialmente quando se trata da gestão de documentos. Então veja, nesta matéria, cinco ferramentas obrigatórias para tornar a sua operação mais tecnológica.
Como está a digitalização nas empresas brasileiras?
Em 2024, segundo a Agência Brasil, mais de 90% das empresas industriais utilizavam algum nível de tecnologia digital em suas operações, incluindo nuvem, big data e Inteligência Artificial. Esse avanço revela um cenário positivo no ambiente empresarial, podendo ser também cada vez mais conectado e dependente de soluções que transformam o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até o arquivamento seguro.
O que é gestão documental? Qual a importância de usar tecnologia nesse processo?
Esse termo é simples, trata-se do processo de organizar, armazenar, controlar, proteger e facilitar o acesso a arquivos. O uso da tecnologia para realizar essa gestão muda a dinâmica da empresa para o ambiente virtual e exige o uso de ferramentas específicas para funcionar bem. Em troca, a companhia ganha mais agilidade, flexibilidade e segurança.
Segundo Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, “a gestão digital de documentos não é só sobre eliminar papel, mas sim evoluir a forma como uma organização produz, compartilha, valida e protege seus escritos ao longo do tempo”. Por isso, ele mostra cinco ferramentas essenciais para construir uma administração eficaz e moderna:
1. Plataforma de assinatura digital com validade jurídica
Assinar um contrato digitalmente é fundamental para qualquer empresa. Esse recurso autentica qualquer documento passível de rubrica, como contratos de compra e venda, termos de estágio, confissão de dívidas ou outros, eletronicamente, com validade jurídica equivalente à assinatura física, utilizando criptografia e certificados de segurança se necessário.
“Ela é o ponto de partida para garantir integridade e autenticidade nos acordos modernos. Também é uma grande responsável por reduzir a burocracia e a distância entre os assiantes”, explica Mencaci. Em um cenário no qual a velocidade dos processos faz diferença, esse mecanismo torna-se uma peça-chave.
2. Sistema de gestão de documentos (DMS/GED)
Um sistema de gestão documental eletrônico (GED ou DMS) funciona como o coração da gestão digital. Ele centraliza o armazenamento, facilita buscas, controla versões dos arquivos e cria um histórico completo de modificações. Isso é vital em processos com normas internas e externas, além de permitir acesso remoto e colaborativo aos documentos.
3. Proposta inteligente: rastreamento da jornada de leitura
Uma inovação cada vez mais valorizada é a proposta inteligente, ferramenta para monitorar e relatar o comportamento do leitor. Ela identifica se o arquivo foi aberto, em quais páginas o usuário parou e quanto tempo foi dedicado a cada trecho.
“Esse tipo de análise permite entender o engajamento real com o conteúdo. Saber onde o leitor tem dúvidas ou hesita ajuda a antecipar questionamentos e agilizar a negociação”, comenta Mencaci. Sem essa visibilidade, muitas negociações ficavam no escuro, dependentes de suposições e follow-ups manuais.
4. Inteligência artificial integrada para interpretação automática
A inteligência artificial nativa, aquela integrada diretamente à plataforma de gestão documental, amplia ainda mais a capacidade de extrair valor dos documentos. Com ela, é possível automatizar a análise de cláusulas, identificar termos críticos, resumir conteúdos complexos e responder perguntas específicas sobre o texto, tudo com rapidez e precisão.
“A IA nativa não apenas automatiza tarefas repetitivas, mas protege informações sensíveis ao atuar dentro de um ambiente seguro, onde os dados nunca precisam sair da plataforma para um site externo”, reforça o empresário. Depender se outras IAs pode gerar risco aos dados dos clientes e, até mesmo, as estratégias da companhia.
5. Automação e integração via API
Por fim, a gestão digital moderna exige conexão entre sistemas. Ferramentas com API (Application Programming Interface) permitem a integração a sistemas como CRM, ERP e plataformas financeiras, sincronizando dados e fluxos de trabalho em toda a empresa sem precisar de processos manuais ou planilhas desconectadas.
Por fim, Mencaci sinaliza onde encontrar essas funcionalidades. “Você não precisa buscar uma plataforma para cada uma das soluções. No plano completo da Digital Helper + Assine Bem, sua companhia tem acesso a todos esses recursos”, finaliza.
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