Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico e conectado, manter processos baseados em papel é contra produtivo. A burocracia, os riscos de extravio e a lentidão dos trâmites físicos são entraves para empresas ágeis e competitivas. Nesse contexto, a gestão de documentos digitais surge como uma ferramenta estratégica para as organizações transformarem os seus fluxos. Então veja, nesta matéria, em quais áreas esse recurso é essencial.
O que é a gestão de documentos digitais?
Refere-se ao conjunto de práticas e tecnologias para criar, organizar, armazenar, compartilhar e assinar arquivos eletrônicos. “Esses documentos são originados no ambiente digital, também chamados de nato-digitais, ou convertidos de arquivos físicos por meio de digitalização. O controle deles passa a acontecer dentro de plataformas seguras, com recursos como criptografia, controle de acesso e automação de processos”, explica Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem.
Onde se aplica a gestão de documentos digitais?
Conforme o executivo, embora o sistema de gestão on-line possa e deve ser utilizado por qualquer área. “Toda empresa, independentemente do tamanho, precisa desse recurso quando há muita movimentação de arquivos. Afinal, uma plataforma capaz de criar, armazenar e enviar documento com segurança acelera a burocracia, reduz incidentes e otimiza o gasto com insumos, como armários, pastas, tintas, papel, entre outros”, observa.
Apesar disso, existem segmentos do mercado onde esse uso é fundamental. Confira os três principais:
Recursos Humanos (RH): lidar com contratos de trabalho, fichas de colaboradores, termos de confidencialidade, documentos admissionais e demissionais faz parte da rotina. Tudo isso envolve dados sensíveis e requer conformidade com legislações como a LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados.
Ao adotar essa dinâmica, o RH consegue centralizar as documentações em um sistema seguro, solicitar assinaturas eletrônicas e garantir o acesso remoto a qualquer momento. “Com a modernização dessa etapa, os colaboradores conseguem se dedicar a outras tarefas”, diz. Ainda, torna o ambiente mais organizado e assertivo para cumprir as solicitações.
De acordo com a Deloitte, 70% das companhias planejam aumentar a aplicação monetária em ferramentas para a automação de RH nos próximos anos. Em outra análise, proposta pela Gartner, também foi observado como 59% dos profissionais do ramo acreditam nisso como algo essencial para o sucesso do ramo.
Advocacia: onde o sigilo e a validade jurídica são fundamentais, a gestão digital se torna uma aliada indispensável. Petições, contratos, procurações e documentos processuais podem ser organizados com rastreabilidade completa, sinalizados por tags e protegidos por senhas.
Além disso, a assinatura digital com validade jurídica elimina a necessidade de reconhecimento de firma em cartório, acelerando os trâmites sem comprometer a legalidade. “Em um cenário de insegurança cibernética, essas medidas são fundamentais”, orienta, reforçando a importância de proteger os dados jurídicos contra vazamentos ou perdas.
Instituições de ensino: nesse meio, o desafio é manter organizados e acessíveis os diversos tipos de documentos escolares, como boletins, históricos, certificados, relatórios pedagógicos e contratos de matrícula.
Por meio da gestão digital, é possível oferecer mais autonomia aos alunos e responsáveis, os quais conseguem receber seus arquivos de forma prática e segura. “A flexibilidade em questões administrativas e burocráticas no ambiente estudantil se faz cada vez mais necessária devido à expansão do ensino à distância”, complementa o executivo.
Quais as vantagens de utilizar um sistema de gestão de documentos digitais?
Essa tecnologia proporciona acessibilidade, capaz de expandir a marca para qualquer lugar, até mesmo fora do país. “A gestão digital reduz a necessidade de mobilização e, literalmente, coloca a resolução na mão dos interessados. Essa dinâmica amplia a assertividade nas atividades diárias”, finaliza Mencaci.
