A transformação digital não é mais uma opção, mas a chave para a sobrevivência e crescimento de micro e pequenas empresas (MPEs) no Brasil. Um cenário com eficiência operacional é tudo e a competitividade define o jogo. A gestão de documentos digitais surge como solução mais prática e urgente para impulsionar esses negócios.
De acordo com a pesquisa “Gestão de Contratos 2023: Como as MPEs Brasileiras Lidam com a Digitalização”, 96% das empresas entrevistadas consideram a transformação digital essencial para seu porte e setor. No entanto, mais da metade (53%) ainda não iniciou esse processo ou desconhece como implementá-lo.
Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, destaca a importância da mudança: “A digitalização deixou de ser um diferencial para se tornar uma questão de sobrevivência, especialmente para empresas com equipes enxutas. Automatizar tarefas burocráticas permite direcionar os recursos para o crescimento do negócio”.
Cinco vantagens estratégicas da gestão digital de documentos nas pequenas empresas:
1. Redução de custos operacionais
A eliminação de gastos com papel, impressões, correios e armazenamento físico representa uma economia direta. Os documentos digitais são compartilhados via links seguros e assinados eletronicamente, reduzindo despesas e aumentando a agilidade.
2. Segurança da informação
Soluções digitais oferecem camadas robustas de proteção, como criptografia, controle de acessos, assinatura eletrônica com validade jurídica e backups automáticos na nuvem, superando os riscos de extravios ou danos físicos comuns em arquivos tradicionais.
3. Produtividade e agilidade nos processos
A automação dos fluxos de trabalho e a busca inteligente de documentos otimizam tempo e melhoram a gestão interna. Antes, os arquivos exigiam dias para circular entre departamentos, agora podem ser assinados em minutos, inclusive com envio por aplicativos como WhatsApp.
4. Mobilidade e Acesso Remoto
Com plataformas em nuvem, gestores e colaboradores podem acessar, editar e compartilhar arquivos a qualquer hora e de qualquer lugar. Essa mobilidade se alinha ao modelo de trabalho híbrido e à necessidade de atendimento rápido, inclusive fora do escritório.
5. Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe rigor no tratamento de dados pessoais. A digitalização facilita a rastreabilidade de acessos, o registro de alterações e o controle de segurança, reduzindo o risco de sanções legais.
Com mais de 8 milhões de MPEs no Brasil, responsáveis por mais da metade dos empregos formais no país, o avanço da transformação digital nesse segmento é vital para a economia. “Empresas com a aplicação de ferramentas tecnológicas de forma estratégica não apenas reduzem riscos, mas também aumentam sua capacidade de crescimento sustentável”, finaliza Mencaci.
Fonte: Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem
Serviço: Gestão digital de documentos: 5 Benefícios para MPEs
