A era dos arquivos físicos está com os dias contados. Para pequenas empresas, a gestão de documentos digital já não é mais uma opção, mas uma necessidade estratégica para ganhar eficiência, reduzir custos e garantir competitividade.
Como está a digitalização nas micro e pequenas empresas (MPEs)?
No Brasil, 29,5% do PIB (Produto Interno Bruto) resulta das atividades de MPEs. Em 2023, as 8,1 milhões de MPEs geravam 52% dos empregos no país, sem contar os 12,7 milhões de MEIs (Microempreendedores Individuais). Segundo a pesquisa “Gestão de contratos 2023: como as MPEs brasileiras lidam com a digitalização”, 96% das MPEs entrevistadas consideravam a transformação digital importante para seu segmento e porte. No entanto, entre os respondentes, 53% ainda precisavam incorporar essa atualização tecnológica no seu planejamento ou não sabiam por onde começar esse trabalho.
Quais as vantagens de adotar um sistema de gestão de documentos digital?
Para o CEO da Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, essa mudança é fundamental para todas as empresas. “Especialmente nas MPE, o uso da tecnologia agiliza as tarefas burocráticas mesmo com um time reduzido. A digitalização não é luxo, é sobrevivência”, diz. Dessa forma, veja cinco vantagens de digitalizar a papelada:
- Redução de custos com papel, impressão e armazenamento
Um dos maiores benefícios é a economia significativa em materiais e processos físicos. Pequenas empresas gastam muito com:
- Papel, toners e impressões;
- Envio de documentos por correio ou motoboy;
- Armazenamento físico (pastas, arquivos, espaços em escritório).
Ao migrar para um software, esses custos são praticamente eliminados. Documentos são armazenados em nuvem, compartilhados por e-mail ou links e assinados eletronicamente, sem necessidade de impressão ou encontros presenciais para formalizar acordos.
- Maior segurança e controle de acessos
Os arquivos físicos estão sujeitos a perdas, extravios, danos por umidade ou incêndios e até vazamentos de informações. Já no ambiente virtual, eles podem ser protegidos com:
- Criptografia avançada;
- Assinatura eletrônica com validade jurídica;
- Controle de acesso por usuário (defina quem pode visualizar ou editar);
- Backup automático na nuvem.
- Otimização de tempo e produtividade
Processos manuais, como a busca de um papel em armários ou em diferentes pastas do computador consomem tempo valioso do colaborador, o qual poderia ser usado em atividades estratégicas. Com a gestão digital, as entidades ganham:
- Busca rápida de documentos;
- Automatização de fluxos de trabalho;
- Integração com outros sistemas (ERP, API, CRM e etc).
Por exemplo, antes um contrato levava dias para ser impresso, rubricado e enviado. Agora, ao integrar a assinatura digital, ele pode ser compartilhado diretamente no WhatsApp, demorando apenas alguns minutos para finalizar o fluxo.
- Mobilidade e acesso remoto
Com a popularização do home office e trabalho híbrido, a acessibilidade proporcionada pelas plataformas de gestão são essenciais. Afinal, com uma rede de Internet, é possível:
- Acessar arquivos de qualquer dispositivo (celular, tablet, computador);
- Compartilhar documentos a qualquer instante do dia;
- Assinar digitalmente sem precisar estar no escritório.
Isso também é importante para atender clientes de diferentes localidades.
- Conformidade com a LGPD e menor risco jurídico
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige a proteção de informações sensíveis de clientes e funcionários. Nesse sentido, o gerenciamento on-line ajuda:
- Evitar vazamentos dados;
- Garantir a autenticidade de documentos;
- Manter um histórico de alterações;
- Rastrear o IP das máquinas.
Por fim, quem ainda depende apenas de procedimentos manuais corre mais riscos de descumprir a legislação e sofrer multas.
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