Desde 2020, com a pandemia, muitas empresas reduziram significativamente o tamanho de seus escritórios. O retorno ao modelo presencial ou híbrido criou o desafio de realocar equipes sem ampliar espaços físicos, já que renegociar aluguéis costuma ser caro e complicado.
Dados importantes:
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Em 2024, o mercado de aluguéis comerciais no Brasil teve o maior aumento dos últimos 10 anos.
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Os preços subiram 8%, superando a inflação oficial de 2023, que foi 4,83% (FipeZAP).
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A demanda por imóveis maiores e mais estratégicos impulsiona esse cenário.
“Empresas buscam imóveis que atendam às novas necessidades de segurança, conforto e acessibilidade, como ambientes ventilados e áreas amplas”, explica Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Como a digitalização ajuda a economizar espaço e reduzir custos?
Documentos físicos são responsáveis por até 30% do espaço ocupado em escritórios, segundo a Association for Information and Image Management (AIIM).
Benefícios da digitalização:
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Liberação de espaço físico valioso.
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Segurança e fácil acesso às informações.
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Conformidade com legislações, incluindo a LGPD.
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Redução de custos operacionais.
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Sustentabilidade ambiental.
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Menor risco de perdas ou danos aos documentos.
Sistemas eletrônicos de gestão de documentos (GED) centralizam informações em plataformas acessíveis remotamente, facilitando a adoção de escritórios menores e mais econômicos. "Ao liberar espaço antes ocupado por arquivos físicos, as empresas podem optar por ambientes menores, reduzindo custos sem perder eficiência", destaca Mencaci.
Quais as vantagens da terceirização na gestão documental?
A terceirização de documentos eletrônicos proporciona:
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Organização e controle aprimorados.
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Acesso remoto com segurança reforçada.
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Adequação às normas de proteção de dados.
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Mitigação de riscos legais e financeiros.
"Utilizar ferramentas especializadas diminui o risco de penalidades e protege a reputação da empresa", reforça o CEO.
Perguntas Frequentes (FAQ)
1. Por que os aluguéis comerciais estão aumentando em 2024?
O fim do home office em muitas empresas aumentou a demanda por espaços comerciais, elevando preços além da inflação.
2. Como a digitalização impacta o espaço físico do escritório?
Reduz a necessidade de arquivos físicos, liberando áreas valiosas para outras funções ou permitindo escritórios menores.
3. A digitalização é segura e conforme a LGPD?
Sim, com o uso de sistemas especializados, os dados são protegidos e a empresa mantém conformidade regulatória.
4. Quais os principais benefícios da terceirização de gestão documental?
Economia, organização, segurança jurídica e facilidade de acesso remoto.
A reorganização dos escritórios pós-pandemia exige soluções inteligentes para otimizar espaço e reduzir custos. A digitalização e a terceirização da gestão documental surgem como aliados estratégicos para garantir eficiência, segurança e conformidade. Investir nessas tecnologias prepara as empresas para um mercado cada vez mais competitivo e digitalizado.
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