No ecossistema corporativo, a movimentação de documentos ocorre com frequência, independentemente do ramo de atividade. O fluxo de arquivos, apesar de comum, quando se mantém de maneira física, pode apresentar adversidades para os processos da organização. Nesse sentido, com o avanço tecnológico e a imersão da população no ambiente virtual, adaptar a dinâmica da empresa a esse cenário é uma estratégia indispensável. Então veja, nesta matéria, as vantagens de deixar os registros digitais!
O que são documentos digitais?
Eles são criados diretamente no meio eletrônico. Ou seja, desenvolvidos nos softwares presentes em computadores ou smartphones. Apesar dessa prática não ser recente, a forma como eles são manuseados atualmente proporcionou essa característica ser mais completa. “Antes, os mecanismos eram apenas intermediários, todas as ações, como envio, rubrica e armazenamento precisavam dos registros impressos. Hoje, em plataformas como a Assine Bem, ele é originado e mantido em uma rede segura”, contextualiza Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Como administrar documentos digitais?
Mesmo quando eles são mantidos no meio virtual, a sua gestão também necessita de organização e segurança. “É preciso integrá-los a um sistema eficiente, pois ali estão contidas informações sensíveis e existem leis de proteção a serem seguidas. Além disso, o armazenamento deve ter uma identificação, para a busca ser assertiva. Na Assine Bem, os arquivos submetidos à plataforma são criptografados para garantir a autenticidade, o IP da máquina utilizada para acessá-lo é gravado e podem ser aplicadas tags para encontrá-los”, explica Mencaci.
Como faço para assinar um documento digital?
Geralmente, um escrito deve ser produtivo para a instituição, ou seja, é um contrato, termo a ser assinado ou compartilhado com outras pessoas. Essa transferência também sofreu modificações proveitosas para as corporações. Logo, para as entidades, conforme orienta o executivo, devem contar com o software correto para solicitar essas ações.
Nesse sentido, ele explica o funcionamento da Assine Bem nesse procedimento. “Com a ferramenta de assinatura digital da Assine Bem, esse procedimento consegue ser executado em poucos cliques, sem arriscar a integridade dos dados. Os documentos são submetidos ao sistema e, após isso, são definidos níveis de segurança. O destinatário estabelece para quem deseja enviar e precisa rubricá-lo. O acesso a ele é feito via um link distribuído ao remetente por e-mail, WhatsApp ou SMS. Esse endereço exige a identificação e, depois, o aceite dos termos, valendo como uma firma juridicamente”, orienta.
Então, quais os benefícios dos documentos digitais?
Em um mundo cada vez mais interconectado, a Internet e os aplicativos desempenham papéis cruciais. A participação nesses canais tornou-se uma estratégia essencial. Por essa razão, o CEO destaca três vantagens de atualizar a empresa com um sistema documental moderno. Veja abaixo:
Segurança: ao adotar soluções baseadas em nuvem, a recuperação de documentos é ágil e eficiente. Além disso, os dados podem ser protegidos por meio de senhas e criptografia;
Aumento da produtividade e otimização do tempo: conforme o estudo realizado pela Xerox, 46% dos funcionários de pequenas e médias empresas ainda perdem tempo diariamente devido a fluxos de trabalho ineficientes relacionados ao papel. “Automatizar procedimentos com essa dinâmica libera os colaboradores para se concentrarem em outros afazeres táticos” ressalta Mencaci;
Acessibilidade: a capacidade de uma empresa ser flexível é vista como um diferencial tanto por clientes quanto por colaboradores. Para viabilizar modelos de trabalho remoto ou híbrido, é essencial contar com estruturas de gestão documental acessíveis de qualquer localização.
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