Os impressos podem ser maleáveis, finos e leves. Porém, quando se juntam apresentam um enorme desafio para as corporações de sucesso. Isso porque além de ocupar um grande espaço físico por conta do volume, também é motivo de gastos expressivos com tintas, papéis, pastas, gavetas, grampos, entre outros materiais para os tornar viáveis. Com a assinatura digital da Assine Bem, toda essa burocracia é evitada e substituída por agilidade e eficiência.
Por que simplificar a gestão de documentos é fundamental?
Uma coisa é certa: simplificar a gestão de documentos pode ser uma tarefa árdua, principalmente se existem vários acumulados. Ainda mais se forem temáticas diversas misturadas nas pilhas. Para driblar esse cenário, muitas corporações contratam colaboradores apenas para identificar, separar e guardar os tratados, a fim de evitar essa confusão.
Assim, percebem como esse trabalho é imprescindível para manter a organização da companhia, pois facilita encontrar assuntos específicos e economizar tempo mediante o cotidiano corrido. Segundo Carlos H. Mencaci, CEO (Chief Executive Officer) da Assine Bem, investir nesse caminho é a certeza de bons resultados. “Adotar medidas para um armazenamento mais ágil e seguro favorece uma melhor atuação da instituição em todos os aspectos”, comentou [comenta].
Para auxiliar nessa questão, a Assine Bem disponibiliza uma administração totalmente virtual, salvo em nuvem e com backup periódico. Dessa forma, não se perde nada e ainda mantém todo o conteúdo resguardado em máxima qualidade, sem o perigo de se desgastar pelas ações do tempo, como a poeira ou mesmo o fogo.
Outro ponto positivo diz respeito à organização de todos os contratos, pois podem ser etiquetados de acordo com os assinantes, temas ou objetivos. É possível criar pastas, colocar tags coloridas, além de outros recursos essenciais para aumentar a praticidade, como a opção de selecionar modelos pré prontos.
Conheça vantagens na administração virtual dos documentos
Por contar com criptografia de ponta, a plataforma garante a inviolabilidade de todos os certificados. “Eles ficam seguros com várias camadas de códigos, impedindo tentativas de hackers ou outras fraudes on-line”, ressaltou Mencaci.
Conforme um levantamento da Fortinet, em parceria com o laboratório de inteligência e ameaças FortiGuard Labs, no primeiro semestre de 2022, o Brasil registrou 31,5 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos a empreendimentos. O número é 94% superior se comparado com o mesmo período de 2021, quando foram 16,2 bilhões de registros.
Ou seja, mediante as perspectivas, cada dia mais se torna necessário resguardar as informações, essencialmente aquelas mais sensíveis e secretas. Para melhorar, o software da Assine Bem está totalmente por dentro da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), garantindo segurança para todas as referências pessoais cadastradas e sendo amparada pelas legislações vigentes.
Dicas para melhorar a gestão de documentos
Para quem ainda não começou a adaptação ao virtual, existem algumas recomendações para tornar a administração mais assertiva e efetiva. Nesse sentido, o CEO da Assine Bem separou algumas dicas práticas para os empresários. Confira:
1) Junte todos os documentos:
Antes de iniciar a digitalização dos tratados, reúna todos os existentes. Tente dar uma geral no espaço para encontrar aqueles mais velhos ou mesmo os esquecidos há tempos. Agora, analise cada um deles e selecione apenas os importantes, para serem mantidos e encaminhados à dimensão virtual. Desse modo, você faz uma curadoria e descarta vários papéis inúteis.
2) Comece a digitalização:
Após separar todos os exemplares essenciais, chegou o momento de passá-los para o computador. Nessa fase, é fundamental elaborar um bom planejamento e um cronograma para tornar a tarefa mais acessível e menos tediosa. Afinal, são informações miúdas e não podem sair erradas, por isso, precisa de máxima atenção e muito cuidado em todo o momento.
Vale destacar: esse procedimento possibilita o crescimento da durabilidade dos arquivos, bem como garante o fácil acesso a uma grande quantidade. Por isso, confie no processo para colher bons resultados no futuro, aumentando a produtividade do funcionário e do negócio.
3) Estabeleça regras de acesso e uso:
Um dos maiores proveitos de utilizar a plataforma da Assine Bem é a chance de incluir ou excluir indivíduos. Assim, é possível controlar quem pode ou não acessar e modificar determinados certificados, permitindo uma interação mais objetiva e facilitando o monitoramento de fluxo. A recomendação de criar regras de acesso é essencial e elas devem ser compartilhadas com todo o time para estarem cientes de seus deveres.
4) Construa metodologias de categorização
Como citado, a Assine Bem possui várias opções para facilitar a categorização das declarações. Isso torna o processo muito mais ágil e prático por meio de uma separação, seja por área, cliente, mês ou ano. É preciso destacar: cada organização possui demandas específicas, por isso é fundamental estudar a operação antes de criar esses padrões, visando realmente funcionar no dia a dia empresarial.
5) Capacite seu time:
Todos precisam estar cientes dessa modernização e compreenderem como se usa a plataforma. Por isso, invista em treinamentos e capacitações diárias para preparar os profissionais. “Com a Assine Bem, tenha certeza de bons resultados, pois contamos com um sistema totalmente em português e intuitivo, facilitado para qualquer membro, independentemente de seu conhecimento dos softwares atuais”, finalizou Mencaci.
Fonte: Carlos H. Mencaci, CEO da Assine Bem
Serviço: A gestão on-line de documentos é a melhor estratégia
Sobre a Assine Bem
A Assine Bem é uma plataforma criada para otimizar o processo de assinaturas e gestão de documentos. A ferramenta desenvolvida pela empresa conecta pessoas e processos em qualquer lugar, tornando as etapas de validação de arquivos um processo sustentável e econômico.
Com segurança baseada em criptografia, os contratos arquivados e autenticados na plataforma são inalteráveis, trazendo mais proteção aos clientes. Além disso, é possível criar, editar e enviar arquivos aos signatários de maneira rápida e prática pelo site. A solução oferece, também, integrações por API’s para todos os tipos de sistemas.
