Gerenciar documentos pode ser uma tarefa árdua, principalmente se forem impressos e já existir um histórico acumulado esperando esse momento. Contudo, buscar simplificar esse processo é um trabalho imprescindível. Afinal, ao solucionar essa questão e torná-la mais assertiva, é possível encontrar referências específicas com facilidade e economizar tempo nessa missão.
É imprescindível sempre procurar otimizar a gestão de documentos dos negócios
Consoante à Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, investir em uma administração totalmente virtual é uma boa estratégia. “Implementar medidas para uma gestão mais rápida e confiável favorece a atuação da instituição em todos os aspectos, desde o rendimento do colaborador, agilidade para lidar com o fornecedor e o aprimoramento da experiência do cliente”, explica.
Nesse sentido, o software promove diversos ganhos. Tudo é feito on-line, as declarações ficam salvas com máxima integridade na nuvem, ou seja, não consome a memória do dispositivo e, para melhorar, resguardadas com um backup periódico, facilmente ajustável. Assim, é impossível perder algo e ainda conta com a vantagem de resolver tudo em poucos cliques!
No passado, a fim de armazenar folhas, muitas corporações detinham um profissional unicamente para planejar, executar e acompanhar essa atividade, de modo a tornar esse trâmite mais eficiente e menos custoso. Contudo, existem alguns pontos de atenção neste encargo. Entre eles, destaca-se:
1) Cuidar para não danificar nenhum papel, inclusive, suas informações;
2) Manter organizado tanto os contratos físicos quanto os digitais, de acordo com as regras pré-estabelecidas e específicas de cada escritório;
3) Facilitar o acesso, a retirada e a inserção de novos relatórios para os autorizados;
4) Configurar para imprimir, juntar o material, grampear e encontrar uma pasta para ele;
5) Gerenciar os insumos para guardar a papelada;
6) Ter cautela com fenômenos naturais, como poeira e fogo.
Tendo isso em vista, manter um cooperador para uma demanda tão trabalhosa e facilmente otimizada, pode parecer um atraso para aquelas entidades de sucesso. Ao optar por um recurso digital, é possível usufruir de diversos benefícios, desde o princípio, na criação do documento e introdução de informações, até o envio assertivo com notificações por SMS, e-mail ou WhatsApp.
Vale ressaltar: atualmente, o cidadão brasileiro passa mais de 5,4 horas por dia no smartphone, de acordo com relatório da consultoria App Annie, divulgado em 2021. Logo, incluir essa demanda de colher uma assinatura em atividades já rotineiras torna seu retorno completo mais acelerado.
Para corroborar, segundo uma pesquisa do Instituto QualiBest, o “zap” possui 49% de preferência quando há necessidade de entrar em contato com alguma entidade para resolver pendências em seu serviço de atendimento ao consumidor. Dessa forma, um recado instantâneo já direciona o internauta para a página com o arquivo digital em seu aguardo.
Como tornar a gestão de documentos da empresa mais prática, assertiva e eficiente?
Pensando nesse impasse de muitas organizações, principalmente aquelas em transição para o digital como consequência do impulso gerado pela pandemia, Paula separou algumas dicas para melhorar esse cuidado e tornar a logística ainda mais efetiva. Confira:
1) Desenvolva um padrão organizacional:
Alguns detalhes são imprescindíveis na hora de administrar e gerar uma identificação desde o primeiro momento, no qual o signatário entra em contato com o registro. Uma possibilidade é criar tabelas, listas, inserir outros dados, como data, horário de armazenamento, sua validade, logomarca e cores, etc.
Para Paula, isso pode ser descomplicado em um segundo. “Em nossa plataforma temos a opção ‘Modelos’, ou seja, você consegue criar um padrão organizacional e deixá-lo salvo ali para uma próxima vez. Além disso, é possível catalogar em pastas e definir a permissão de acesso com muita prontidão”. Isso porque qualquer declaração é rapidamente encontrada quando se digita o nome do envolvido, o CPF ou mesmo o título.
2) Esteja sempre atento à temporalidade:
Uma coisa é certa: nem tudo precisa ser guardado para sempre e esse pensamento vai de encontro com muitos acumuladores por aí. Contudo, depois de um tempo, alguns tratados podem ser descartados para facilitar a entrada dos próximos. Dessa forma, é necessário estar atento à validade de cada um deles.
“Com a Assine Bem, é possível acompanhar há quanto tempo um contrato existe, qual sua duração e se todos os signatários já assinaram”, expõe Paula. Para melhorar: os arquivos on-line não envelhecem, são preservados em total intangibilidade. Logo, não são vítimas de ações externas, como as do ecossistema.
3) Estabeleça uma política de uso:
Como uma tática de muitos executivos renomados para prevenir resultados negativos, é crucial uniformizar processos para não ocorrer falhas de comunicação, falta de informação pré-estabelecida ou ruídos ainda indetectáveis. Nesse sentido, criar regras é estabelecer uma política prévia para lidar com os recursos de uma instituição.
Assim, ao mexer com os dados pessoais de clientes, é preciso ter certeza de contar com um parceiro realmente preocupado e instruído. Dessa forma, a Assine Bem compreende a delicadeza dessas referências e envolve todo o seu sistema para estar lado a lado da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
4) Invista na produtividade do time:
Segundo uma pesquisa da Forrester, ao utilizar dessa inovação, ganha-se até 85% de rendimento. Isso porque as formas antigas de organizar certificados vão de encontro com o ditado popular “tempo é dinheiro”, gerando um grande inconveniente no caso da necessidade de uma breve consulta. São horas preciosas perdidas nessa busca, sem sequer ter certeza de sua existência ou se está pleno para a leitura.
“É perceptível como a produtividade da equipe deslancha, isso é graças a facilidade de criar, ajustar, enviar e armazenar qualquer documento, ainda em questão de minutos você recebe de volta, pois é uma comodidade até para quem vai assinar”, ressalta a gerente comercial da Assine Bem.
Por fim, existem inúmeras vantagens de contar com a assinatura digital em uma empresa. Com ela, é possível modernizar a operação enquanto aproveita para economizar e ter um time mais produtivo!
