O ano letivo está entrando na reta final, apesar de a secretaria ser movimentada durante todo o período para atender os estudantes, essa época pode ser fundamental para reestruturar os seus processos. Afinal, a demanda chega dobrada e é preciso prevenir o seu sistema na hora de receber o número de formandos e as novas matrículas pós vestibulares. A sua instituição está preparada para lidar com as requisições de maneira ágil e segura? Saiba mais nesta matéria, como renovar a central do aluno para o universo digital e subir no conceito dos discentes.
Atenda os discentes com segurança e agilidade
Quando falamos desse público, tende-se a considerar uma faixa etária mais jovem até em idade adulta, isso pode significar uma preferência pelos canais on-line comparado com resolver as pendências presencialmente. Nesse sentido, uma pesquisa feita pela Elife, mostra como 89,4% dos consumidores preferem entrar em contato pelo aplicativo de mensagens WhatsApp. “Os recados instantâneos facilitam o acesso de quem tem uma rotina corrida e não consegue visitar uma central ou até mesmo ligar. Dessa forma, é possível continuar realizando as demais tarefas enquanto aguarda uma resposta. Porém, esses aplicativos tendem a ser sensíveis e as empresas devem cuidar das informações transmitidas por esse meio”, frisa Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
As fraudes e clonagens nas ferramentas de comunicação tem acontecido com demasiada frequência. Então, para usá-las em função de um serviço estudantil não é tão simples quanto parece. Devido a obtenção de inúmeras informações privadas dos alunos e funcionários, as instituições de ensino são um alvo recorrente dos cibercriminosos. Segundo um levantamento feito pela Mastercard com o DataFolha, 41% das companhias no setor educacional são vítimas dessas infrações. Logo, compartilhar arquivos pessoais por um meio desprotegido põe em risco as pessoas e a reputação do nome, além de gerar prejuízos financeiros.
Em paralelo a essa necessidade de suporte, existem as matrículas em EAD (Ensino a Distância), essa modalidade de aprendizado se consolidou ainda mais após o período de pandemia. Nos últimos dez anos, ela apresentou um crescimento de 486% e como mostra o levantamento do Instituto Educacional de Pesquisas (Inep), dos 8,7 milhões de universitários brasileiros, 3,1 milhões praticam o ensino a distância. Além disso, de acordo com a Associação Brasileira de Mantenedoras do Ensino Superior (Abmes), de 2021 para 2022 houve um aumento de 22% no número de estudantes adeptos. “Diante dessa evolução na educação, é impossível descartar os canais on-line como uma alternativa de interação. Então, para garantir a segurança dos elementos acadêmicos, um mecanismo como a assinatura digital deve ser acrescentado aos processos”, aconselha Paula.
A assinatura digital como objeto de proteção aos dados pessoais
Para captar as referências de cada discente pelos Apps de mensagem sem riscos ou divergências, acabar com o fluxo de imagens deve ser uma medida. “As coisas compartilhadas em um bate- papo ficam sem barreiras para concluir o acesso, elas podem ser salvas ou baixadas por qualquer pessoa sem armazenar datas, fazer a requisição de senha ou identificação. Dessa forma, o vazamento de informes pode acontecer mais facilmente. Por isso, alerto sobre o uso indiscriminado dos recados imediatos", desperta a gerente.
Oferecer um ecossistema de estudos seguro não constrói apenas a reputação das escolas ou universidades. Essa preocupação já é uma pauta legal, afinal é obrigação dos órgãos estarem a par da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). A função dessa regra, é garantir direito à privacidade, autodeterminação informativa, livre desenvolvimento da dignidade, entre outros pontos. “Os dados se tornaram um bem precioso para o mercado, com eles é possível alcançar muitas coisas, desde uma lista de potenciais clientes, até situações mais graves como estelionato. Por isso esse assunto tem sido frisado com tanta frequência, mesmo após dois anos com essa lei em vigor, algumas organizações ainda não se atualizaram”, aponta a representante da Assine Bem.
Nesse sentido, a seguridade oferecida pode facilmente se tornar um critério para fechar ou vincular a sua identidade a um serviço ou plataforma. A assinatura digital consegue suprir essa falta de defesa sem abandonar os canais de comunicação informais como o SMS. “Para as associações estudantis, substituir a papelada garante espaço, otimiza custos operacionais e tempo para concluir os procedimentos, além de descartar a chance de perda dos históricos e fraudes indetectáveis. Por meio de um link exclusivo para cada inscrito no sistema do instituto e poderá visualizar somente os arquivos correspondentes ao seu perfil. Além disso, é possível preservar em nuvem todo o seu histórico e o setor pode organizá-los como preferir e personalizar adicionando tags, por exemplo. Após a rubrica concluída, nenhuma alteração pode ser feita e todas as partes envolvidas no acervo são notificadas sobre a ação”, explica a especialista.
Torne a sua instituição de ensino atualizada e segura
A validação eletrônica pode ser um braço direito para esses acordos a distância. “A sua obtenção mostra como a companhia é atualizada e pronta para superar as adversidades do cotidiano”, frisa Paula. Além disso, as suas camadas de proteção promovem o suporte exigido pela LGPD e possui validade legal:
Link exclusivo para o assinante: todo signatário possui um link único. Esse recurso é pessoal e intransferível, além de ter validade de 30 dias.
Autenticação do acesso para disparo de documentos: para acessar os arquivos virtuais é preciso identificar o usuário. Além do login e senha é possível ativar a autenticação por dois fatores.
Níveis de segurança: o responsável pode selecionar algumas etapas de verificação. Elas variam entre ágil e qualificada:
- Ágil: verificação da identidade por e-mail e/ou celular sem token;
- Simples: certificação da identidade por e-mail e/ou celular e token;
- Autenticada: comprovação por e-mail, celular, token, documentos pessoais (RG ou CNH), selfie ao lado desses, validada por uma equipe humana.
- Qualificada: mesmas etapas da autenticada junto com o ICP Brasil.
ICP Brasil: certificado público emitido para validar pessoa física ou jurídica. É possível utilizar o e-cpf e e-cnpj.
Criptografia: esse recurso imposto para proteger, é capaz de identificar edições na certidão original.
Histórico: a entrada nas dependências do software, seja para assinar ou visualizar é salva. A data, horário e IP da máquina utilizada ficam guardados.
Validade jurídica: o serviço prestado é regido pela MP 2.200-2/2001, para manter essa autorização ativa não é preciso reter os termos na página, ele pode ser exportado e compartilhado. A firma pode ser certificada por meio de código de autenticação ou um QR code.
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