Gerenciar documentos pode ser uma tarefa árdua, principalmente se forem impressos e já existir um histórico acumulado esperando esse momento. Contudo, buscar simplificar esse processo é um trabalho imprescindível. Afinal, ao solucionar essa questão e torná-la mais assertiva, é possível encontrar referências específicas com facilidade e economizar tempo nessa missão. Sendo assim, descubra os diferenciais da Assine Bem e modernize esse procedimento da sua empresa.
Entenda os motivos pelos quais é imprescindível sempre buscar simplificar a gestão de documentos do seu negócio
Consoante à Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, investir em uma administração totalmente virtual é uma boa estratégia. “Implementar medidas para uma gestão mais rápida e confiável favorece a atuação da instituição em todos os aspectos, desde o rendimento do colaborador, a agilidade para lidar com o fornecedor e o aprimoramento da experiência do cliente”, explica.
Nesse sentido, o software promove diversos ganhos. Tudo é feito on-line, as declarações ficam salvas com máxima integridade na nuvem, ou seja, não consome a memória do seu dispositivo e, para melhorar, resguardadas com um backup periódico, facilmente ajustável. Assim, você não perde nada e ainda resolve tudo em poucos cliques!
No passado, a fim de armazenar folhas, muitas corporações detinham um profissional unicamente para planejar, executar e acompanhar essa atividade, de modo a tornar esse trâmite mais eficiente e menos custoso. Contudo, existem alguns pontos de atenção neste encargo. Entre eles, destaca-se:
1) Cuidar para não danificar nenhum papel, inclusive, suas informações;
2) Manter organizado tanto os contratos físicos quanto os digitais, de acordo com as regras pré-estabelecidas e específicas de cada escritório;
3) Facilitar o acesso, a retirada e a inserção de novos relatórios para os autorizados;
4) Configurar para imprimir, juntar o material, grampear e encontrar uma pasta para ele ;
5) Gerenciar os insumos para guardar a papelada;
6) Ter cautela com fenômenos naturais, como poeira e fogo.
Tendo isso em vista, manter um cooperador para uma demanda tão custosa e facilmente otimizada, pode parecer um atraso para aquelas corporações de sucesso. Ao optar por um recurso digital você usufrui de diversos benefícios, desde o princípio, na criação do documento e introdução de informações e signatários, até o envio assertivo com notificações por SMS, e-mail ou WhatsApp.
Vale ressaltar: atualmente, o cidadão brasileiro passa mais de 5,4 horas por dia no smartphone, de acordo com relatório da consultoria App Annie, divulgado em 2021. Logo, incluir essa demanda de colher uma assinatura em atividades já rotineiras torna seu retorno completo mais acelerado.
Para corroborar, segundo uma pesquisa do Instituto QualiBest, o “zap” possui 49% de preferência quando há necessidade de entrar em contato com alguma entidade para resolver pendências em seu serviço de atendimento ao consumidor. Dessa forma, um recado instantâneo já direciona o internauta para a página com o arquivo digital em seu aguardo.
Descubra como tornar a gestão de documentos da sua empresa mais prática, assertiva e eficiente
Pensando nesse impasse de muitas organizações, principalmente aquelas em transição para o digital como consequência do impulso gerado pela pandemia, separamos algumas dicas para melhorar esse cuidado e tornar essa logística ainda mais efetiva. Confira:
1) Desenvolva um padrão organizacional:
Alguns detalhes são imprescindíveis na hora de administrar e gerar uma identificação desde o primeiro momento no qual o signatário entra em contato com o registro. Uma possibilidade é criar tabelas ou listas, bem como inserir outros dados, como data, horário de armazenamento, sua validade, logomarca e cores, etc.
Para Paula, isso pode ser descomplicado em um segundo. “Em nossa plataforma temos a opção ‘Modelos’, com ela você consegue criar um padrão organizacional e deixá-lo salvo para automatizar os próximos envios, No modelo, é possível configurar campos para preenchimento do assinante e, inclusive, pedir alguns anexos, como comprovante de endereço, por exemplo. Também é possível catalogar em pastas e definir a permissão de acesso com muita prontidão”. Isso porque qualquer declaração é rapidamente encontrada quando se digita o nome do envolvido, o CPF ou mesmo o título. Ou seja, são só vantagens de modernizar suas operações com a Assine Bem.
2) Esteja sempre atento à temporalidade dos documentos:
Uma coisa é certa: nem tudo precisa ser guardado para sempre e esse pensamento vai de encontro com muitos acumuladores por aí. Contudo, depois de um tempo, alguns tratados podem ser descartados para facilitar a entrada dos próximos. Dessa forma, é necessário estar atento à validade de cada um deles.
“Com a Assine Bem, é possível acompanhar há quanto tempo um contrato existe, qual sua duração e se todos os signatários já assinaram”, expõe Paula. Para melhorar: os arquivos on-line não envelhecem, são preservados em total intangibilidade. Logo, não são vítimas de ações externas, como as do ecossistema.
3) Estabeleça uma política de uso dos documentos:
Como uma tática de muitos executivos renomados para prevenir resultados negativos, é crucial uniformizar processos para não ocorrer falhas de comunicação, falta de informação pré-estabelecida ou ruídos ainda indetectáveis. Nesse sentido, criar regras é estabelecer uma política prévia para lidar com os recursos de uma instituição.
Assim, ao mexer com os dados pessoais de clientes, é preciso ter certeza de contar com um parceiro realmente preocupado e instruído. Dessa forma, a Assine Bem compreende a delicadeza dessas referências e envolve todo o seu sistema para estar lado a lado da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
4) Aumente a produtividade do seu time:
Segundo uma pesquisa da Forrester, ao utilizar dessa inovação, ganha-se até 85% de rendimento. Isso porque as formas antigas de organizar certificados vão de encontro com o ditado popular “tempo é dinheiro”, gerando um grande inconveniente no caso da necessidade de uma breve consulta. São minutos perdidos nessa busca, sem sequer ter certeza de sua existência ou se está pleno para a leitura.
“É perceptível como a produtividade da equipe deslancha, isso é graças a facilidade de criar, ajustar, enviar e armazenar qualquer documento, ainda em questão de minutos você recebe de volta completamente assinado, pois é uma comodidade até para quem vai assinar”, ressalta a gerente comercial da Assine Bem.
Por fim, existem inúmeras vantagens de contar com a assinatura digital e a sua empresa também pode se modernizar enquanto aproveita para economizar e ter um time mais produtivo. Para entender na prática como funciona, faça um teste grátis e se surpreenda!
