Gerir um negócio exige cada vez mais cuidado e atenção. A constituição propõe muitos deveres às organizações, esses quando não cumpridos podem prejudicar em níveis além da reputação do nome. Atentar-se a todos os detalhes mecânicos deixa a rotina mais carregada de tarefas, além disso, é essencial orientar e fiscalizar a equipe como um todo. A fim de facilitar a vida dos líderes e entregar maior produtividade, a Assine Bem apresenta, nesta matéria, a importância de adaptar a administração com recursos tecnológicos como a gestão de documentos, por exemplo.
Investir no digital não vai atrapalhar o rendimento dos profissionais, mas aumentar e valorizar a sua mão de obra
Uma equipe valorizada tende a ser mais motivada diariamente. Investir em inovações para a sua empresa pode ser uma maneira de demonstrar esse apreço pelo seu serviço. “Quando aplicamos ferramentas facilitadoras em nossos equipamentos, os funcionários não vão ‘trabalhar menos’ e assim desvalorizar a utilização do capital humano. Pelo contrário, as atividades serão executadas com mais rapidez, abrindo espaço para se dedicarem em outro campo, explorarem mais habilidades e contribuir com o crescimento”, aponta a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
Transformar o seu ambiente corporativo pode gerar benefícios
O advogado tributarista Renan Oliveira, pensou nos benefícios e atualizou o seu escritório. A partir desse processo, ele observou mudanças em alguns quesitos, os quais possibilitaram evoluir a performance da companhia. Não só no ramo do direito, mas para instituições de ensino, recursos humanos, corretoras, financeiras e imobiliárias podem ser uma saída viável. Assim, o profissional lista suas considerações, essas também, fazem parte das propostas da Assine Bem:
Acessibilidade e Segurança: para atender a esse critério, a Assine Bem tem uma plataforma para a gestão dos documentos. Além de dispor os itens de maneira rápida e organizada, ainda é possível realizar buscas diretas pela “galeria”. Assim, acessar o seu repertório de qualquer lugar do mundo por um aparelho eletrônico já é uma realidade. “Salvar arquivos em nuvens é muito mais prático. Você consegue guardar uma maior quantidade sem se preocupar com espaço físico, como uma pasta. Também pode se conectar de qualquer equipamento e localização”, explica o advogado.
Essa possibilidade não compromete a segurança, em uma sociedade cada vez mais alerta com a proteção de seus dados, cumprir com as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) não é uma alternativa, mas sim obrigação. De acordo com um levantamento da Legaltech, muitas empresas brasileiras têm buscado se adequar a essa lei. As demandas de governança de segurança de informações pessoais no mercado corporativo cresceram 554% em 2021.
Para deixar a aplicação desse item mais visível, a tecnologia do nosso serviço conta com múltiplas camadas de seguridade. Assim, evita problemas como a invasão do sistema, alterações indevidas, perda de papéis, troca de identificação e outros. “Desde o princípio é possível escolher o nível de preservação do seu acervo, o site é bem esclarecedor quanto aos riscos da submissão a uma barreira mais fraca. No entanto, isso não significa não ser aplicável e funcional, afinal cada organização é única. Ao considerar esse ponto, existe também a chance de personalização”, explica a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
Praticidade: muitas ações monótonas roubam o nosso tempo de prestatividade e atrasam a produção. Mesmo não sendo possível se duplicar, existem softwares inteligentes para realizá-las em seu lugar. “Crescemos imaginando um futuro onde os robôs fariam boa parte ou quase tudo por nós. A tecnologia já permite isso, alguns serviços podem ser designados a inteligência artificial (AI)”, comenta Oliveira.
O processo disparo em lote é uma referência a essa automação, ele consegue entregar a solicitação de assinaturas digitais para inúmeras pessoas ao mesmo tempo, por meio de um banco de dados. Assim, o trabalho de selecionar um assinante por vez pode ser poupado. “Em um grande evento com a necessidade de autorizar o uso de imagem, compartilhar essa solicitação para a lista de confirmados pode economizar mão de obra e recursos, como papel e tinta”, exemplifica a gerente.
Agilidade: ter as coisas em pronta entrega gera vantagens comerciais, um dos pontos fortes de nossa programação é a disposição de modelos de documentos usuais. A partir dessa ação, o cliente assine não fica desamparado se não tiver o seu próprio acervo. “Ficamos atentos à economia de tempo, na indústria de hoje, ele é valioso. Embora fazer upload seja uma opção descomplicada, selecionar dentro do próprio site acelera ainda mais o envio”, instrui a gerente.
Organização e acompanhamento: independentemente do porte da sua corporação, as duas características estão lado a lado com o sucesso. “Check lists, agendas e aquela papelada toda ocupando a mesa, pode nem existir mais se você usar os mecanismos corretos”, aconselha o advogado.
Quando apoiamos esse conceito em uma universidade, a qual possui milhares de alunos e até mesmo em cursos a distância, a organização das matrículas e pedidos de cada um em espécie parece inadministrável. No entanto, o digital usa o desempenho da AI para auxiliar os demais colaboradores com isso. “A assinatura eletrônica é um passo gigantesco de inovação, pois com ela não existe um volume de folhas para conferir, comprar e enviar pelos correios, as próprias técnicas da solução se encarregam de cumprir e avisar sobre as pendências”, finaliza Paula.
Você já atualizou a sua operação para o universo digital? Isso claramente não significa colocar computadores e disponibilizar celulares, mas incrementar esses aparelhos com pacotes tecnológicos em função do trabalho. Assim, você consegue destinar grupos a outras atribuições de maior valor. Considere agora automatizar determinadas áreas. Para investir com tranquilidade, contate a Assine Bem e saiba mais sobre as nossas ofertas. Para isso, basta entrar em contato com a equipe comercial e ter um momento de imersão em nosso trabalho. Além disso, não é preciso contratar de imediato a fim de aproveitar dos benefícios da aplicação, nós disponibilizamos um período de teste totalmente gratuito! Não perca essa chance.
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