Embora exista há bastante tempo, apenas com a pandemia a assinatura digital ganhou foco. Afinal, transportar fisicamente um documento já não era mais viável por conta dos protocolos de segurança. Nesse cenário, contar com a dimensão virtual se tornou imprescindível. Assim, os arquivos passaram a ser feitos, distribuídos e validados completamente on-line. Segundo a pesquisa da The International Association for Contract Commercial Management (IACCM), essa automação de relatórios pode melhorar a lucratividade em até 9% da receita anual. Portanto, conheça alguns benefícios dessa modernidade!
Por que as empresas de sucesso fazem a digitalização de documentos?
É preciso destacar como esse método evita o desperdício de tempo na busca de certificados, afinal, esse processo ajuda a corporação a deixar a documentação mais organizada, facilitando a pesquisa pelo material. Além disso, por ser virtual também permite a visualização de referências em qualquer lugar do mundo, seja durante o home office ou uma viagem de negócios.
Todavia, existem algumas diferenças nos procedimentos. Por exemplo, a digitalização se difere de um contrato digital. No segundo caso, ele já nasce no meio eletrônico e pode ter sua garantia ligada a um certificado digital. Por outro lado, o primeiro apontamento consiste na conversão dos papéis físicos para a web. Ao completar essa tarefa, é possível tornar o armazenamento mais prático e o gerenciamento de dados ainda mais efetivo.
Existem diversos motivos para levar uma organização a optar por essa modalidade de administração. O principal diz respeito à modernização das tecnologias utilizadas no cotidiano corporativo e na atuação diária. Afinal, com e-mails, sistemas de integração e outras aplicações, é imprescindível possuir uma cópia dos documentos importantes em uma versão on-line.
Quais as vantagens de digitalizar os documentos do meu negócio?
- Mais segurança de dados para o processo:
Consoante à Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, contar com sistemas confiáveis é essencial. “O aumento dos ciberataques ressaltou o quando é necessário resguardar todos as informações com o máximo de segurança. Com a nossa plataforma, você conta criptografia de ponta para proteger tudo”, expõe. Ou seja, são camadas de códigos garantindo a máxima integridade e defesa das suas referências. Isso acontece pois esse tipo de software só permite o acesso a pessoas cadastradas ou convidadas, inclusive, oferecendo controle sobre o uso e alteração.
Além disso, a maior parte dos dados de uma corporação são confidenciais e devem ser escondidos de possíveis investidas. Fazer isso contando com a facilidade da rede é muito mais prático, afinal, os arquivos têm mais durabilidade na nuvem e são amparados contra ações do tempo, como poeira, umidade ou mesmo fogo.
- Tenha certeza de organização dos arquivos:
Outra vantagem muito conhecida é a possibilidade de organizar os relatórios da maneira mais eficiente possível. Ao utilizar um sistema eletrônico, eles são separados e identificados conforme a tarefa ou o cliente, por exemplo. “Também é possível classificar com etiquetas os diversos assuntos, mudando até as cores para tornar a visualização mais fácil”, comenta Paula.
Ainda, há a possibilidade de analisar o histórico para ver as tomadas de decisões e disponibilizá-lo em vários servidores, além de não serem perdidos por falta de categorização ou outros descuidos. Assim, a gestão se torna mais esquematizada e a admissão de signatários mais rápida, otimizando o tempo de todos.
- Ganhe em produtividade:
Com a economia de horas gerada pela agilidade na localização de títulos e a eficiência na administração, há uma maior produtividade, essencialmente por parte da equipe. Isso porque os documentos poderão ser encontrados com rapidez, em poucos segundos, tornando a completude da demanda mais eficaz.
Para o consumidor final, também é favorável. Afinal, ele não precisa gastar seus minutos esperando algum registro chegar até suas mãos. “Nosso sistema envia notificações de pendências para a assinatura por e-mail, SMS ou WhatsApp. Assim, basta ao usuário clicar nesse recado para ser redirecionado até a plataforma e conseguir assinar”, pontua Paula.
Além disso, ao incluir a demanda no cotidiano corporativo, fica mais simples para o internauta completar uma ação. Principalmente, quando é por um canal de sua predileção. Segundo uma pesquisa do Instituto QualiBest, 49% dos entrevistados preferem o aplicativo de mensagens instantâneas quando precisam entrar em contato com alguma instituição.
Como funciona o processo de digitalização de documentos? Qualquer corporação pode fazer?
Recomendado para empresas de todos os segmentos e tamanhos, a digitalização de documentos é vital para o sucesso do negócio. Porém, antes de aderir a esse processo, é preciso entender como começá-lo. Em geral, o mais indicado é buscar tecnologias para ajudar, como a plataforma da Assine Bem. Portanto, conheça como funciona:
- Coleta:
O primeiro passo e talvez o mais trabalhoso é coletar, conferir e registrar quais os certificados deverão se tornar virtuais. Essa tarefa deve ser realizada com muita atenção, para evitar extravio de materiais ou mesmo duplicidade.
- Classificação:
Depois de todos os registros selecionados, é necessário fazer o reparo das impressões, para identificar quais estão manchados ou amassados, inclusive, para garantir a legibilidade. Em seguida, eles são higienizados e os objetos, como grampos, são retirados das folhas para não prejudicarem a operação. Dessa forma, você consegue garantir a qualidade de cada um dos recursos.
- Digitalização:
Nessa etapa, é necessário saber como escanear um papel da maneira mais adequada para ser armazenado em formato virtual. Ademais, é importante fazer esse processo individualmente, um por um, na ordem como estavam guardados. Assim, é possível atestar a sequência e a organização. É necessário também remover qualquer sujeira ou problema na imagem. Portanto, preste atenção nos mínimos detalhes.
- Indexação:
Depois, faça a indexação, com o intuito de inserir dados com nomes e datas para facilitar a localização dos arquivos. Nosso sistema possibilita escolher as palavras-chaves para identificar os materiais. Ademais, a tecnologia permite o acesso em nuvem, ou seja, você pode criar, alterar, enviar, entre outras ações, de qualquer lugar do planeta.
Por fim, com a Assine Bem, você consegue modernizar o seu negócio, alavancar os lucros e melhorar a experiência do consumidor. Tudo isso enquanto economiza insumos, eleva a produtividade do time e ainda investe em sustentabilidade para a empresa. Para conhecer mais vantagens de contar com a assinatura digital, fale conosco! Agora, se quiser entender na prática como funciona, faça um teste grátis!
