A transformação digital ganhou novos contornos nos últimos dois anos. Essa revolução vai muito além da adoção de tecnologias, ela exige uma nova mentalidade para mudanças dos processos, modelos de trabalho e, principalmente, na coleta e análise de documentos dos clientes.
O poder da digitalização
O gerenciamento de arquivos sempre representou um trabalho considerável para o departamento de recursos humanos (RH) e com o isolamento social tornou-se uma tarefa ainda mais difícil de conduzir. “A ineficiência nessa área acabou gerando custos extras em uma época na qual as empresas estão pressionadas como nunca por fatores como inflação, juros e redução de vendas”, diz o CEO e fundador da Closecare, André Camargo.
Por conta disso, as companhias passaram a investir em inovações como Big Data, computação em nuvem e Internet das Coisas. “De modo geral, a maioria ainda faz a gestão manual dos seus registros. Assim, um volume imenso de papéis fica na mão de uma ou mais pessoas e cabe a elas processar e conferir cada item”, explica o dirigente.
Para a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino, os gestores antes receosos com o uso do universo virtual, dadas as circunstâncias, tiveram de se adaptar a ele. “As automações facilitam muito a rotina organizacional. Além, é claro, de otimizar procedimentos, oferecer segurança e mobilidade, principalmente em home office. Ou seja, transforma todo o controle interno da instituição”, analisa.
Sobretudo, com a sobrecarga de trabalho nem todas as etapas de checagem são seguidas à risca. “Atestados os quais não deveriam ser validados, por exemplo, seja por entrega fora do prazo ou mesmo pela emissão via CRMs inexistentes, acabam gerando custos desnecessários, podendo chegar a 13% do total dos afastamentos médicos ao longo de um ano”, ilustra Camargo.
As vantagens da gestão de documentos
Da mesma forma, práticas amadoras no setor colocam a entidade diante de uma série de ameaças judiciais. “Em primeiro lugar, porque escritos com dados sensíveis dos funcionários passam pelas mãos de muitos intermediários ou ficam armazenados de forma inadequada dentro das gavetas ou sobre as mesas, infringindo os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)”, continua o CEO.
Nesse sentido, a gestão on-line também potencializa a operação e segundo a pesquisa da The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), pode melhorar a lucratividade em até 9% da receita anual. “É uma tendência, principalmente no pós-pandemia, pois muitas instituições experimentaram essa destreza e não querem mais outra coisa”, complementa Paula.
Portanto, decidir pelo gerenciamento eletrônico é uma opção alinhada à nova dinâmica do mercado. “Na plataforma é possível criar modelos de declarações e formulários, evitando erros humanos de digitação em cláusulas contratuais, rubricas em locais errados e demora na finalização do processo. Com isso, pode-se escolher ainda quem preenche determinadas informações e torna ágil o trabalho dos internos”, expõe a gerente.
Sendo assim, a Assine bem é uma grande aliada. “Afinal, quem nos contrata faz toda essa administração, assinaturas e ainda conta com recursos de integração, seja com o Excel ou qualquer sistema, por meio de uma AP&I”, reforça Paula. Ou seja, eliminando etapas burocráticas. Além do mais, oferece comodidade, é sustentável e mais econômica. “Então, para conter recursos e evitar resíduos ambientais, a digitalização surge como uma alternativa viável, pois esses custos são diminuídos em até 70%”, finaliza Paula.
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