Conheça as vantagens da gestão digital de documentos

Conheça as vantagens da gestão digital de documentos

13/01/2022 | Laura Pereira

A gestão de documentos on-line é uma prática cada vez mais adotada, pois facilita na ordenação de arquivos e o desenvolvimento de processos. Um estudo da Guia Business Media apontou: 88,4% das empresas consideram esse controle imprescindível para os negócios e com a dimensão virtual ficou ainda mais prático. Sendo assim, você sabe como a assinatura digital pode ser sua aliada em operações mais assertivas?

Vantagens da gestão de documentos digitais 

Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “entre os principais benefícios da assinatura digital, está a administração eficiente dos arquivos virtuais”. Conforme uma pesquisa realizada pela Forrester, para quem é adepto desse modelo, há uma melhoria de 85% na produtividade. Entretanto, isso é apenas o começo, existem inúmeros proveitos. A seguir, listamos alguns:

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- Mais eficiência e produtividade

Uma palavra para definir essa tecnologia: precisão. Isso porque o desenvolvimento desse método ajuda a classificar e segmentar os tratados de acordo com suas características. “É possível catalogar com etiquetas e deixar os documentos a cliques de distância. Além disso, há uma chance menor de acontecer algum erro devido a como as informações são armazenadas”, complementa Paula. 

Dessa forma, fica mais fácil guardar e localizar registros, principalmente aqueles importantes, consultados com frequência. Ademais, segundo a Associação Brasileira de Empresas de Gestão de Documentos, profissionais brasileiros perdem cerca de duas horas procurando dados em papéis acomodados fisicamente. Portanto, todos ganham com isso, afinal, o tempo de trabalho é otimizado e a eficácia também. 

- Menos custos

De acordo com um levantamento realizado pela Gartner, aproximadamente 3% dos gastos das organizações são direcionados para custos como pastas, tintas e demais materiais para armazenamento e manutenção de impressos. Ainda, as estatísticas mostram: em média, são perdidas dez mil folhas por ano para cada colaborador. Investir em uma retenção via web para esses tratados é um ganho a longo prazo, inclusive, seu monitoramento tem um valor notavelmente baixo. 

- Sustentabilidade

Como evidenciado no item anterior, o gerenciamento por intermédio da Internet reduz drasticamente a circulação de papéis. Isso além de contribuir para a atenuação de contas, também colabora com a preservação do meio ambiente. Atualmente, o ESG - práticas de engajamento social, cuidados com o ecossistema e métodos justos de governança - está entre os tópicos mais procurados pelas entidades. 

De acordo com um levantamento do International Business Report (IBR), feito pela Grant Thornton em 29 países, para 89% dos entrevistados, o ESG é importante para as vendas. Ao falar de relacionamento com os clientes e fornecedores, 54% também acreditaram na melhora ao aderirem a essa iniciativa. Outros 53% afirmaram: hábitos ambientais, sociais e de governança abrem novas fontes de financiamento e taxas mais competitivas. 

- Segurança contra fatores físicos e naturais

Ao utilizar o gerenciamento tradicional de arquivos, uma das preocupações é com sua integridade, pois é preciso tomar diversos cuidados nesse procedimento. Com a gestão digitalizada, há menos chances de algum desastre natural alterar suas informações. De acordo com Paula, “tudo é salvo em sua máxima integridade na nuvem, dessa forma, fica mais fácil acessar algum relatório, por exemplo”. Além disso, o gasto com manutenção também cai drasticamente, afinal, não há tantos custos quanto se fossem físicos. 


Se ainda não se convenceu do quanto a assinatura digital é diferencial para as suas operações, fale conosco! Além disso, temos planos personalizados para as suas necessidades e o melhor: você tem 30 dias de uso gratuito. Dessa forma, fica mais assertivo o acesso às vantagens da Assine Bem. Por fim, acompanhe nosso blog e fique por dentro das novidades corporativas.