Legalizada há duas décadas, somente agora, com o advento da pandemia, a assinatura digital passou a ser utilizada na rotina corporativa. Os documentos assinados virtualmente trouxeram muitos ganhos, principalmente para a área de recursos humanos. Com a adaptação ao remoto, no qual o home office foi adotado por 46% das empresas, segundo estudo da Fundação Instituto de Administração (FIA), os equipamentos via web passaram a ser indispensáveis para manter resultados.
Na ausência de uma estrutura física, algumas atividades consideradas essenciais para a funcionalidade de muitos setores precisaram de adequação para o âmbito on-line, incluindo a validação de declarações. Pensando nisso, elencamos algumas opções, nas quais essa inovação é diferencial.
Quais documentos podem ter assinatura digital?
- Contrato de trabalho:
Ao contratar um jovem aprendiz ou um profissional CLT, é necessário assinar um contrato de trabalho para regulamentar essa relação da empresa com esse trabalhador. Conforme Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “esse documento pode ser assinado digitalmente. Inclusive, com a nossa plataforma, a praticidade permite otimização de tempo, desse modo, é possível destinar mais minutos a outras demandas estratégicas dos negócios”, explica.
- Aviso e recibo de férias:
De acordo com a legislação trabalhista de nosso país, a concessão de férias deve ser disposta ao funcionário com no mínimo 30 dias de antecedência do início de sua folga. Caso isso não seja feito conforme prevê a lei, é considerado uma falta grave para a instituição.
- Termo de confiabilidade:
Também conhecido como acordo secreto, trata-se de um comprovativo empresarial para segurança da entidade em relação aos conteúdos estratégicos compartilhados com os colaboradores. Entre os motivos de sua existência está a facilidade de tomar ações jurídicas em caso de vazamento de dados importantes. Além disso, traz credibilidade e possibilita uma gestão mais transparente.
- Termo de compromisso de ética e conduta:
Com o objetivo de profissionais cumprirem com os valores acordados pelo empreendimento, principalmente em visão dos direitos e deveres, ele gera o vínculo e pode ser acordado eletronicamente. Ambas as partes vão declarar ciência das normas previamente estabelecidas, a partir da missão, do posicionamento social e da cultura organizacional na qual estão incluídas.
- Termo de acesso a equipamentos:
Esse atestado visa listar quais equipamentos estão disponíveis para o funcionário utilizar. Por exemplo: se foi enviado para um novo talento contratado um headset, ele virá acompanhado de um termo contendo o produto e com espaço para uma rubrica, isso tudo via web. Caso ele seja desligado ou mesmo peça demissão, é preciso a devolução desses itens da mesma maneira na qual foram entregues. Portanto, o intuito é garantir tranquilidade e segurança para ambas as partes.
- Dossiê para rescisão de contrato:
Quando o estabelecimento opta pela rescisão do cooperador, alguns passos são exigidos para o processo burocrático ser devidamente cumprido. Caso não estejam completos e não haja homologação, possíveis multas podem ser concedidas. O dossiê para rescisão é mais um conjunto de informações nas quais a assinatura digital pode incidir, tornando mais prático o procedimento e evitando deslocamentos desnecessários.
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