Vivemos uma realidade completamente conectada e tecnológica. Logo, a facilidade e agilidade em resolver demandas e problemas via celulares ou outros dispositivos móveis para acompanhar as rotinas corridas, se tornou uma necessidade. Por isso, usufruir ao máximo das ferramentas e soluções digitais disponíveis é essencial para se despreocupar com burocracias desnecessárias quando o tempo é o maior vilão.
Facilitar o dia a dia operacional
Pensando nisso, a assinatura digital surge como uma das principais maneiras para quebrar padrões. “Apesar de conquistar um grande espaço entre os empresários, principalmente diante da pandemia, muitos ainda precisam migrar para esse modelo. Isso porque além de promover maior velocidade nos procedimentos eliminando etapas, traz mais comodidade, é sustentável e ainda garante economia. Ou seja, é uma transformação digital assertiva”, explica a gerente da Assine Bem, Paula Sino.
Ademais, os registros virtuais são garantias jurídicas para a corporação comprovar a ação de acordo com a legislação vigente. Isso é, a administração deles também assegura a integridade da instituição. “Precisamos desburocratizar e dar mais segurança aos documentos, diminuir as fraudes, os vazamentos de dados e facilitar a sua emissão e integração entre o cidadão e o poder público”, diz o presidente-executivo da AARB, Edmar Araújo.
Assim, a MP 2.200-2/2001 confere amparo legal para essa prática. Logo, segue à risca os preceitos, garantindo efetividade e a validade das assinaturas. Isso, sem contar a criptografia fechando a tramitação e atestando a não violação das informações. “Ou seja, depois de rubricados, os arquivos são ‘trancados’ e impossíveis de serem alterados. Dessa forma, qualquer pessoa pode consultar a legitimidade facilmente por meio do código de autenticação ou o QR Code do documento”, descreve a gerente.
Redução de custos e compromisso com a sustentabilidade
Outro ponto: boa parte do lucro de uma companhia é gasto em papel, impressão e armazenamento de registros. Algumas investem ainda com cartório, motoboys ou Correios. Então, para conter recursos e evitar desperdício ambiental, a digitalização surge como uma alternativa viável. Assim, todos esses custos são diminuídos em até 70%.
Nesse sentido, a gestão de documentos on-line também potencializa a operação e segundo a pesquisa da The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), pode melhorar a lucratividade em até 9% da receita anual. “É algo para ficar, principalmente no pós-pandemia, pois muitas instituições experimentaram essa destreza e não querem mais outra coisa”, complementa Paula.
Portanto, decidir pelo gerenciamento eletrônico é uma opção alinhada à nova dinâmica do mercado. “Na plataforma é possível criar modelos de declarações e formulários, evitando erros humanos de digitação em cláusulas contratuais, rubricas em locais errados e demora na finalização do processo. Com isso, pode-se escolher ainda quem preenche determinadas informações e torna ágil o trabalho dos internos”, expõe Paula.
Além disso, os arquivos ficam na nuvem possibilitando a localização rápida por nome, data ou assinante. “Devido a armazenagem física demorava-se até uma semana para achar a via de um certificado ou escritura, matrículas de alunos então, era bem complicado. Contudo, no formato digital, encontramos em poucos minutos e cliques. É um alívio!”, elogia Paula. Ademais, esse é um grande benefício até mesmo para a redução do aluguel de depósitos.
Nunca foi tão necessário acompanhar as tendências do mercado para planejar e se preparar para o futuro. Todavia, fugir disso pode sim representar o fim de uma corporação. Então, o primeiro passo é não resistir às mudanças, pois elas são importantes para o amadurecimento da entidade e dos colaboradores.
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