O home office é mais antigo quanto aparenta. No Brasil, surgiu no final da década de 90, mas ganhou força e adeptos apenas em 2020. Conforme os resultados de uma pesquisa feita pela Cushman & Wakefield, o modelo permanecerá mesmo durante o pós-pandemia. Entretanto, para isso, a Internet será ainda mais aliada no cotidiano dos colaboradores e das empresas. Essa experiência evidenciou vantagens para ambos os lados, entre elas, a possibilidade de contratar talentos por todo o mundo.
Tecnologia, aprimoramento e distância
Hoje, é muito fácil ter acesso a cursos e workshops. A oferta de conhecimento refletiu na quantidade de profissionais excepcionais. Entretanto, nem sempre estamos dispostos a mudar de cidade ou país e deixar nossos amigos e familiares para trás. Por isso, o trabalho remoto é uma opção para as organizações não perderem a oportunidade de aprimorar o quadro de funcionários. Trazer novas culturas é a melhor forma de superar dificuldades com diferentes ideias.
Para Paula Sino, gerente da Assine Bem, “a tecnologia é essencial para o cotidiano, seja para o trabalho, diversão, saúde, segurança e muito mais. Porém, nem todas as áreas adotaram a virtualização e continuam burocráticas, lentas e sem efetividade.” Um bom exemplo é a assinatura de um documento.
Então, mesmo com a adoção do teletrabalho, seria complicado oficializar a prestação de serviços entre as duas, ou mais, partes. Para as equipes de Recursos Humanos, concluir uma pendência contratual poderia levar meses, considerando o prazo de entrega da papelada e a devolução. Sendo assim, é importante acompanhar as inovações do mercado.
“Assinar um contrato, termo de compromisso de estágio, férias ou qualquer outro aditivo costuma tomar muito tempo. Desde a criação até a finalização do processo, passam dias. Com a pandemia, isso ficou ainda mais demorado”, conta. Em alguns casos, por causa do isolamento social, o procedimento ficou inviável.
A assinatura digital passa a ser parceira dos times de RH, contabilidades, instituições de ensino, imobiliárias, corretoras e muitos outros ramos. Dessa forma, a localização, horário e prazos não são mais problemas, pois tudo é feito de forma on-line, de qualquer lugar. Além disso, “os custos com papel, impressão, entrega e o impacto ambiental são reduzidos”, conclui Paula.
Segurança
Na plataforma da Assine Bem, o usuário consegue fazer um upload de textos ou criar templates, deixando campos fixos ou abertos para futuras edições. A gestão também é facilitada, pois todos ficam armazenados em data centers, ou em outra plataforma independente, sem a necessidade de ocupar espaço físico com pastas cheias de papel. Ademais, é possível acompanhar o status de cada solicitação de forma prática.
São utilizadas etapas de validação de identidade dos envolvidos, inclusive por foto. Após essa fase, os especialistas confirmaram os dados fornecidos e enviaram a confirmação por e-mail e SMS. Nos métodos tradicionais, a falsificação de documentos e rubricas é muito mais fácil, porém, com a digitalização, conferência de informações, o QRcode e demais códigos, minimizamos ao máximo essa probabilidade.
Além disso, os arquivos são criptografados, a fim de garantir o acesso apenas de pessoas autorizadas e a inviolabilidade. Pelo site, você e as demais partes têm acesso ao documento com a chave de autenticação. A ação tem validade jurídica, prevista na MP 2.200-2/2001 e está amparada no artigo 10, § 2º.
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