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Como facilitar a gestão de documentos escolares

Como facilitar a gestão de documentos escolares

13/10/2020 | Vinícius Lima

As responsabilidades das entidades de ensino ao lidar com o fluxo de arquivos são grandes. Além de ter de se atentar às demandas internas, é preciso administrar os dados dos alunos e cuidar de todas as papeladas envolvendo certificados, boletins, atestados e etc. Os obstáculos para garantir um bom atendimento com essas obrigações são grandes. 

Produtividade e assertividade são colocadas em jogo

Dentre os maiores desafios enfrentados por escolas e faculdades, é possível citar as filas nos períodos de matrícula e rematrícula, bem como as inúmeras solicitações de documentos simples, como atestados de frequência e até mesmo boletins. 

A assertividade da rotina dos funcionários é impactada diretamente quando o assunto é procurar pastas em um arquivo físico. Quem comprova isso é o estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos. Segundo essa análise, o profissional brasileiro pode destinar cerca de 2 horas nessa busca e, muitas vezes, não obtém sucesso.

Quando o discente é menor de idade, a adversidade é ainda maior, afinal, é preciso contar com a participação dos pais ou responsáveis em horário agendado para carimbar os acordos também. 

A assinatura digital como solução

Mesmo com essas adversidades, com a assinatura digital da Assine Bem como aliada, é possível simplificar os processos e garantir assertividade em toda a operação, emitindo certificados e documentos comprobatórios de maneira segura, automática e sem erros.  quem garante isso é a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino. “Ao aderir o formato digital, muitas instituições se veem livres da burocracia e, assim, agilizam a emissão de contratos de matrículas, declarações, validação de estagiários, entre outros documentos”, comenta. 

De acordo com a gerente, nesse formato, não há necessidade do aluno ou responsável legal ir até a instituição buscar documentos ou assinar contratos. “Tudo pode ser feito em poucos cliques, pelo celular ou computador. A instituição envia os documentos pela plataforma. O assinante recebe um link pessoal por e-mail, SMS ou Whatsapp, visualiza o arquivo e dá seu ok. Assim: simples, rápido e seguro”, continua Paula. 

Contratos de estágio

Outro ponto beneficiado pela assinatura digital é a tramitação das contratações de estagiários. Como descrito na legislação vigente, o documento precisa ser validado por algum representante da entidade acadêmica. Geralmente, a circulação é grande e demanda atenção, tanto na checagem de dados, quanto na verificação das atividades a serem realizadas pelo discente. Caso seja encontrada qualquer irregularidade, os prazos de entrega dos arquivos físicos precisam aumentar. Realizando a validação digitalmente, é possível fazer correções rápidas e entregar as solicitações sem exigir muito esforço de nenhuma parte envolvida.
 
Para Paula, empresas de todos os setores estão mudando. “Esse período de isolamento social trouxe uma questão importante à tona: a transformação digital. O gestor não antenado às questões tecnológicas pode sofrer com a queda nos números de matrículas e faturamento da entidade. Os jovens de hoje se adequaram a essa vida cibernética e buscam, cada vez mais, facilidade e resolução de problemas na palma da mão”, conclui. 

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