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Você sabe o que é um gestor de documentos?

Você sabe o que é um gestor de documentos?

02/07/2020 | Gabriela Vasconcelos

A tecnologia transformou as atividades humanas. Por meio da Internet, é possível realizar pesquisas, fazer compras, trabalhar e comparecer à reuniões sem sair de casa. Assim, os recursos tecnológicos são aliados das pessoas e empresas na hora de organizar arquivos, otimizar o tempo e diminuir gastos.

Tecnologia na gestão

No dia a dia organizacional, uma rotina comum especialmente no RH é a validação e ordenação de papéis oficiais. Esse processo pode ser trabalhoso e caro se feito manualmente. Afinal, é preciso dispensar horas dos colaboradores, espaço físico para armazenamento e investir em segurança da papelada.

Porém, um gestor de documentos é a melhor solução para modernizar a corporação e ainda economizar. Trata-se de uma plataforma na qual o usuário poderá realizar o upload de textos prontos ou criar seus próprios templates e deixar campos fixos e variáveis para serem editados. 

A ferramenta permite elaborar e guardar contratos, formulários, ordens de serviço Termos de Compromisso de Estágio, relatórios e muito mais. “Também podem ser gerados padrões dentro do ambiente do gestor, mantendo alguns dados ou cláusulas inalteráveis e permitindo a criação de campos a serem preenchidos pelo assinante. Assim, podemos inclusive, coletar dados dos signatários. Com isso, há benefícios para organizações e também pessoas físicas”, explica Paula Sino, gerente da Assine Bem

Outro grande benefício desse formato é a assinatura digital. Com esse processo, deixa-se de gastar com impressão, papel e envio por motoboy. Sem falar na economia de tempo, pois todas as partes assinantes podem fazer isso de forma on-line.

Segurança e validade

Para quem não está acostumado com essa transformação digital, é natural surgir o pensamento: “mas, e a segurança das informações?”. Entretanto, o processo digital utiliza etapas de validação para garantir a identidade das pessoas e evitar fraudes nos termos firmados. “A criptografia ‘tranca’ o documento na hora da rubrica, portanto, ele não poderá mais ser editado. Além disso, com o armazenamento em nuvem, não é preciso se preocupar com incêndios, deterioração, insetos ou mesmo perda e furto do material físico”, pontua a gestora.

Quanto à legislação, vale ressaltar: a assinaturas digitais estão previstas na MP 2.200-2/2001, logo, possuem validade jurídica. “O procedimento é uma ótima opção para momentos de distanciamento social. Ele preserva a saúde de todos os envolvidos, evitando também a necessidade de despesas com deslocamento. Por isso, é um aliado das corporações e trabalhadores”, finaliza Paula.     

O sistema da Assine Bem pode ser integrado com qualquer sistema o qual permita. Nesse período de incertezas, disponibilizamos 10 documentos ao mês, sem custo. Aproveite para fazer um teste gratuito em nossa plataforma!