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Por que documentos digitais são mais práticos?

Por que documentos digitais são mais práticos?

23/06/2020 | Vinícius Lima

Uma das tarefas mais comuns e, ao mesmo tempo, burocráticas no universo empresarial é lidar com a famosa “papelada”. Documentações, contratos firmados, arquivos a serem guardados… a quantidade de mini-tarefas relacionadas a isso é realmente grande. Embora pareça um desafio para uma boa parte das corporações, há um jeito melhor de gerenciar tudo isso: a assinatura digital. 

Praticidade com poucos cliques

De acordo com Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, esse recurso tecnológico para gerir assinaturas e documentos permite validar contratos e formulários por meio da Internet em poucos cliques. “Com isso, é possível otimizar processos, pois não há necessidade de criar fluxos para impressão, organização, entrega e devolução de papéis”, explica. 

Menos tempo, espaço e dinheiro envolvidos

Ainda de acordo com a gestora, a partir disso, a companhia ganha em produtividade e economiza recursos financeiros, tornando-se sustentável. “Utilizando os meios eletrônicos, otimizamos inclusive o uso de espaço físico, porque o armazenamento desses arquivos é feito em nuvem”, continua Paula. 

Durante a pandemia, ainda mais vantagens

No período de isolamento social e quarentena, segundo a gerente, as assinaturas eletrônicas se tornaram essenciais para as organizações conseguirem gerar novos negócios. “Com os colaboradores e clientes trabalhando de casa, a validação de contratos passou a ser um problema para quem não usa ferramentas on-line. O custo com portador, a demora para receber os carimbos, problemas com segurança ou na validação da negociação fizeram os gestores buscarem alternativas”, conta. 

O quesito segurança

No tópico “proteção dos dados”, Paula garante: “esse recurso traz ainda mais segurança para as documentações. Com ele, é possível identificar os signatários por meio de etapas de verificação realizadas digitalmente. A Assine Bem, além de confirmar as informações dos envolvidos, usa a criptografia para bloquear possíveis alterações indesejadas”, conclui. 

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