O gerenciamento de contratos é uma das atividades mais importantes para as empresas. Isso, porque por meio dos documentos de uma organização ficam expressos compromissos de serviços e acordos com os clientes. Porém, com tantas negociações e dinâmicas no dia a dia, administrar registros requer uma logística eficiente para evitar perdas, danos e falhas. Nesse cenário, a assinatura digital se torna a principal alternativa para uma boa administração de comprovantes.
A gerente da Assine Bem, Paula Sino, destaca algumas das vantagens de adotar essa modalidade.
Gestão
Para Paula, a gestão de declarações não é um processo de apenas uma etapa. Compreender, portanto, as carências e as potencialidades de cada estágio faz toda a diferença na adoção de práticas mais eficientes. “É preciso existir uma estratégia de acompanhamento do início ao fim. Ou seja, pensar desde a criação de um documento, as formas de autenticação e maneiras apropriadas de armazenamento”, afirma.
Otimização
De acordo com a consultoria IDC, os funcionários passam cerca de quatro horas por semana para aprovar documentos. Para Paula, em tempos de revoluções tecnológicas e consumidores mais ativos, perder tempo em processos pode colocar seus serviços em risco. “Se sua empresa assina contratos muito lentamente, está diminuindo a eficiência e o rendimento. Além disso, o seu concorrente pode estar utilizando ferramentas tecnológicas e criando fluxos mais ágeis. É importante se destacar no mercado. Nesse sentido, a assinatura digital é um dos procedimentos mais rápidos, seguros e eficientes.”
Paula ressalta ainda a importância da celeridade na hora de firmar contratos. “Muitos setores dependem de uma assinatura para o fluxo operacional prosseguir. A demora em um ponto, coloca toda a cadeia produtiva em atraso”, comenta.
Perda e danos
O controle físico não é a forma mais segura de garantir a integridade dos documentos. Problemas como perda e danos podem colocar em risco a preservação de dados físicos. “Imagine um galpão repleto de papéis importantes, além do espaço necessário para guardar e organizar todas as informações, os riscos de extravio, deterioração e irregularidades são imensos. Com a plataforma da Assine Bem, por exemplo, você tem o controle de suas autenticações”, sugere Paula.
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