A digitalização dos processos corporativos está mudando a forma como as empresas criam e administram os documentos. Nesse cenário, o workflow, ou fluxo de trabalho, ganha relevância ao organizar as diferentes etapas de uma atividade, enquanto a assinatura digital contribui para acelerar a formalização. Um levantamento da Serasa Experian mostra: mais de 80% das empresas participantes ainda armazenam documentos em papel, enquanto 9 em cada 10 demonstram preocupação com o uso excessivo desse recurso.
Na avaliação de Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, a digitalização do fluxo documental representa uma mudança na própria organização das atividades corporativas. “Um workflow bem estruturado permite à empresa enxergar cada etapa do documento com clareza. A tecnologia se torna uma ferramenta obrigatória para organizar todo o processo”, afirma.
Fluxos manuais ainda consomem tempo das equipes
Antes de chegar à assinatura, um documento passa por diferentes profissionais e departamentos. Criação, revisão, aprovação, envio, coleta de assinaturas e armazenamento são algumas delas e, quando realizadas manualmente, podem depender de e-mails, planilhas, diferentes pastas e até reuniões presenciais.
Esse cenário também pode gerar perda de produtividade, segundo um estudo da McKinsey, os colaboradores dedicam cerca de 20% do tempo de trabalho à busca e coleta de informações. “Quando um documento passa por muitas mãos e diferentes Canais, aumentam as chances de atrasos, perda de informações e utilização de versões incorretas. O workflow digital ajuda justamente a estabelecer uma sequência mais organizada para essas atividades”, explica Mencaci.
Assinatura digital passa a integrar o workflow
A empresa consegue acompanhar o andamento da operação, identificar pendências e manter o documento formalizado em ambiente digital. Além de reduzir deslocamentos e tarefas manuais, a integração permite criar uma sequência padronizada para processos recorrentes. “Quando a solicitação da assinatura está integrada, a empresa consegue conectar aprovação, formalização, armazenamento e acompanhamento em uma mesma lógica de trabalho”, afirma o executivo.
Inteligência Artificial também participa do processo
A Automação pode contemplar diferentes momentos do ciclo de vida documental. Na etapa de revisão, por exemplo, recursos de Inteligência Artificial auxiliam na interpretação dos arquivos, no esclarecimento de termos e na identificação de informações relevantes antes da assinatura.
Entre os principais pontos automatizados estão:
Criação: elaboração de documentos a partir de modelos;
Revisão: análise do conteúdo e identificação de informações relevantes;
Aprovação: encaminhamento aos responsáveis pela validação;
Assinatura: envio aos envolvidos e coleta das assinaturas;
Armazenamento: centralização e organização dos documentos;
Consulta: localização dos arquivos quando necessário.
RH, jurídico e comercial estão entre as áreas beneficiadas
A aplicação do workflow digital não se limita a um departamento. No RH, a tecnologia pode organizar contratos de trabalho, documentos admissionais e termos internos. No jurídico, contratos e acordos podem passar por revisão, aprovação e assinatura dentro de um fluxo predefinido.
No comercial, propostas e contratos podem ser encaminhados aos responsáveis sem depender de uma sequência de e-mails. Já no financeiro, autorizações, contratos e documentos internos podem seguir etapas específicas de validação.
A tecnologia também encontra aplicações nos setores educacional e imobiliário, em processos como contratos de matrícula, termos de estágio, locações e outros documentos que envolvem diferentes participantes.
Com Segurança baseada em criptografia, os contratos arquivados e autenticados na plataforma são inalteráveis, trazendo mais proteção aos clientes. Além disso, é possível criar, editar e enviar arquivos aos signatários de maneira rápida e prática pelo site. A solução oferece, também, integrações por API’s para todos os tipos de sistemas.
