A digitalização dos processos empresariais tornou a assinatura digital uma alternativa para reduzir burocracias, agilizar negociações e permitir a conclusão de operações sem limite de distância. No Brasil, a legislação reconhece a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e estabelece três modalidades: simples, avançada e qualificada.
A Lei nº 14.063/2020 diferencia os modelos de acordo com o nível de segurança utilizado para identificar o signatário e preservar a integridade do documento. A assinatura qualificada, por exemplo, utiliza certificado digital no padrão ICP-Brasil e apresenta o maior nível de confiabilidade entre as categorias previstas pela legislação. Já as modalidades simples e avançada utilizam outros mecanismos de identificação e autenticação.
Para Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, a existência de diferentes modalidades permite às empresas escolherem a solução mais adequada às características de cada operação. “A validade jurídica é um dos principais fatores para a expansão da ferramenta. Quando uma organização consegue identificar quem assinou, preservar a integridade do documento e registrar todo o processo, ela ganha mais segurança para conduzir suas operações”, afirma o presidente.
ICP-Brasil não é obrigatória em todas as situações
Apesar de a certificação ICP-Brasil oferecer o nível mais elevado de confiabilidade, ela não é necessariamente exigida para garantir a validade jurídica em todas as situações. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 admite outros meios de comprovação de autoria e integridade de documentos eletrônicos, apenas precisam ser aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o documento será apresentado.
“A questão não deve ser apenas se existe ou não um certificado digital, mas qual mecanismo oferece o nível de segurança adequado para aquela operação”, explica o CEO. É importante avaliar a identidade do signatário, a integridade do documento e a capacidade de comprovar todo o processo.
Aplicação em diferentes setores
Com a possibilidade de formalizar documentos de maneira remota, a assinatura digital pode fazer parte da rotina de diversos segmentos. No jurídico, por exemplo, processos com contratos, acordos, procurações, termos e declarações são facilitados por essa ferramenta.
Em Recursos Humanos, a ferramenta pode ser utilizada em contratos de trabalho, documentos admissionais, termos de confidencialidade e políticas internas. Já no setor estudantil, matrículas, contratos educacionais, termos de estágio e autorizações estão entre os documentos passíveis de digitalização.
O mercado imobiliário também pode se beneficiar da tecnologia em contratos de locação, compra e venda e autorizações, enquanto áreas financeiras e contábeis podem utilizar o recurso em propostas, contratos e documentos internos. No comercial, propostas e contratos podem ser enviados para assinatura de maneira remota, reduzindo o intervalo entre a negociação e sua formalização.
Segurança deve acompanhar a validade jurídica
Além da assinatura eletrônica, a digitalização exige mecanismos capazes de registrar e proteger as informações envolvidas. Recursos de autenticação, histórico das ações, identificação dos signatários, registros de data e horário e armazenamento dos documentos ajudam a construir uma trilha de evidências sobre a operação.
Para o executivo, a evolução desse mercado passa pela integração entre assinatura e gestão documental. “Hoje, as empresas precisam olhar para a assinatura digital como parte de uma estratégia maior de transformação dos processos. Quando segurança, gestão documental e assinatura estão conectadas, fica mais fácil reduzir burocracias sem abrir mão da confiabilidade”, finaliza.
Fonte: Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem
Serviço: Assinatura digital: entenda sua validade jurídica