O setor de Recursos Humanos lida diariamente com contratos, documentos admissionais, termos, políticas internas e outros arquivos importantes para a relação entre empresa e colaborador. Quando essas informações ficam espalhadas em diferentes pastas, e-mails ou sistemas, localizar versões, acompanhar pendências e concluir assinaturas pode consumir um tempo valioso. Nesse cenário, o uso da tecnologia simplifica o fluxo e mantém as informações protegidas. Então veja, nesta matéria, quais ferramentas aplicar na rotina do RH.
O excesso de informações pode prejudicar a produtividade
Encontrar um documento específico nem sempre é uma tarefa simples. Conforme um estudo da McKinsey, trabalhadores gastam cerca de 2,5 horas por dia, aproximadamente 30% da jornada, procurando informações em repositórios físicos ou digitais mal estruturados. Esse período está relacionado também à localização de documentos, identificação de versões corretas e reconstrução de informações que deveriam estar disponíveis de maneira organizada.
Para Carlos Henrique Mencaci, presidente da Digital Helper + Assine Bem, centralizar essas atividades pode fazer diferença na rotina corporativa. “Quando o profissional precisa procurar um arquivo em diferentes ambientes, conferir versões e ainda acompanhar quem precisa assinar, parte importante do seu tempo é direcionada para tarefas operacionais. Por isso, ter essas etapas organizadas em um único espaço contribui diretamente para a produtividade”, explica.
Documentos eletrônicos facilitam a organização
O primeiro passo para melhorar o fluxo documental é substituir processos físicos por arquivos eletrônicos. Contratos de trabalho, termos de responsabilidade, documentos admissionais e políticas internas podem ser armazenados digitalmente, permitindo uma consulta mais rápida e reduzindo a dependência de papel.
Além de facilitar a localização, essa mudança também ajuda empresas com equipes distribuídas em diferentes cidades ou de modelos de trabalho remoto e híbrido. O profissional não precisa estar fisicamente no escritório para acessar um documento ou dar continuidade a determinado procedimento.
Assinatura digital acelera as etapas
Depois de organizar os documentos, a assinatura digital torna a formalização mais simples. Em vez de imprimir um contrato, coletar rubricas presencialmente e posteriormente arquivar o material, o RH pode encaminhar o arquivo aos envolvidos de maneira eletrônica.
Em uma contratação, por exemplo, não é necessário esperar o colaborador comparecer à empresa para concluir uma etapa documental. “A assinatura digital permite o avanço das formalizações remotamente, mantendo o histórico e as informações necessárias para acompanhar o processo”, afirma Mencaci. Com isso, o RH consegue visualizar quais documentos já foram assinados, as pendências e quem precisa realizar determinada ação.
Como a inteligência artificial pode ajudar?
A IA entra como uma aliada principalmente na análise. Contratos e termos podem conter diversas cláusulas, informações e condições as quais demandam atenção antes da assinatura. Nesse momento, a tecnologia pode auxiliar na localização de determinados trechos, no resumo do conteúdo e na identificação de informações relevantes.
Para o presidente da Digital Helper + Assine Bem, essa aplicação deve funcionar como suporte à rotina dos profissionais. “A inteligência artificial consegue facilitar a leitura das cláusulas e tradução de termos jurídicos, principalmente quando existe um grande volume de informações. Ela não substitui a responsabilidade dos profissionais, mas ajuda a encontrar conteúdos com mais rapidez”, destaca.
Uma única plataforma para conectar todas as etapas
Embora cada tecnologia tenha uma função específica, concentrá-las em um mesmo ambiente pode tornar o processo ainda mais eficiente. Elaborar um documento em uma ferramenta, enviá-lo para assinatura por outra e utilizar um terceiro recurso para analisá-lo, toma tempo do RH e também pode arriscar dados sensíveis.
Em uma plataforma unificada e preparada para essa demanda, o documento eletrônico é disponibilizado no sistema, analisado com o apoio da IA e encaminhado para assinatura digital, mantendo as etapas conectadas. Essa integração também facilita o acompanhamento do histórico e das movimentações realizadas no arquivo. “Na Digital Helper + Assine Bem, trabalhamos justamente com essa visão integrada. A assinatura digital, a gestão dos documentos e os recursos de inteligência artificial precisam conversar entre si para entregar praticidade sem deixar a segurança em segundo plano”, comenta Mencaci.
Segurança deve acompanhar a modernização
Centralizar documentos não significa apenas facilitar o acesso. Como os arquivos de RH podem conter dados pessoais e informações sensíveis, a segurança precisa estar presente em todas as etapas.
Uma plataforma adequada deve contar com mecanismos de proteção, controle de acesso e rastreabilidade, evitando que documentos sejam compartilhados de maneira indiscriminada ou modificados sem autorização. “Quando falamos de documentos corporativos, principalmente aqueles relacionados aos colaboradores, não basta ganhar velocidade. É preciso garantir proteção durante todo o fluxo, desde o armazenamento e a análise até a assinatura”, finaliza o presidente.
