No cenário corporativo, dinâmico e conectado, manter processos baseados em papel é sinônimo de atraso. A burocracia, o risco de extravio e a lentidão dos trâmites físicos dificultam a competitividade e a agilidade das empresas. Nesse contexto, a gestão de documentos digitais surge como uma solução estratégica para modernizar fluxos e otimizar operações.
O que é a gestão de documentos digitais?
A prática envolve o uso de tecnologias para criar, organizar, armazenar, compartilhar e assinar arquivos eletrônicos. “Esses documentos são criados no ambiente digital, também chamados de nato-digitais, ou convertidos de arquivos físicos por meio de digitalização. O controle deles passa a acontecer em plataformas seguras, com recursos como criptografia, controle de acesso e automação de processos”, explica Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem.
Onde se aplica a gestão de documentos digitais?
Segundo Mencaci, toda empresa, independentemente do porte ou segmento, se beneficia dessa ferramenta quando há grande movimentação de arquivos. “Uma plataforma capaz de criar, armazenar e enviar documentos com segurança acelera a burocracia, reduz incidentes e otimiza gastos com insumos, como armários, pastas, tintas e papel”, destaca.
Apesar de ser aplicável a diferentes setores, há áreas onde essa inovação é indispensável. Entre elas, o executivo aponta três principais:
Recursos Humanos (RH): a rotina inclui contratos de trabalho, fichas de colaboradores, termos de confidencialidade e documentos admissionais e demissionais. Todos envolvem dados sensíveis, exigindo conformidade com legislações como a LGPD. Ao adotar um sistema digital, o RH centraliza arquivos em um ambiente seguro, solicita assinaturas eletrônicas e garante acesso remoto. “Com a modernização dessa etapa, os colaboradores conseguem se dedicar a outras tarefas”, reforça Mencaci.
De acordo com pesquisa da Deloitte, 70% das companhias planejavam aumentar os investimentos em ferramentas para automação do RH nos próximos anos. Um estudo da Gartner também revelou: 59% dos profissionais do setor consideravam essa tecnologia essencial para o sucesso da área.
Advocacia: em um segmento com sigilo e a validade jurídica indispensáveis, à gestão digital organiza petições, contratos, procurações e documentos processuais com rastreabilidade, tags e proteção por senhas. A assinatura digital com validade jurídica elimina a necessidade de reconhecimento de firma em cartório, acelerando processos sem comprometer a legalidade. “Em um cenário de insegurança cibernética, essas medidas são fundamentais”, ressalta o CEO.
Instituições de ensino: desafio está em manter organizados e acessíveis as notas, históricos, certificados, relatórios pedagógicos e contratos de matrícula. A gestão digital permite autonomia para alunos e responsáveis, os quais recebem os documentos de forma prática e segura. “A flexibilidade em questões administrativas e burocráticas no ambiente estudantil se faz cada vez mais necessária pela expansão do ensino à distância”, complementa Mencaci.
Quais as vantagens de utilizar um sistema de gestão de documentos digitais?
Segundo o executivo, a tecnologia proporciona acessibilidade, ampliando o alcance das organizações. “A gestão digital reduz a necessidade de mobilização e, literalmente, coloca a resolução na mão dos interessados. Essa dinâmica amplia a assertividade nas atividades diárias”, finaliza.
Fonte: Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem
Serviço: Gestão de documentos digitais – 3 setores onde o uso é indispensável
