Hoje, é impossível pensar em um negócio sem considerar a sua presença no mundo virtual. No entanto, essa participação digital não se limita apenas à comunicação nas redes sociais, pois a era tecnológica exige muito além disso. Em um cenário onde até as consultas médicas podem ser feitas com uma conexão de Internet, as pessoas esperam o mesmo de outros setores. Dessa forma, independentemente do ramo, é crucial promover uma atmosfera atualizada, tanto para os consumidores quanto aos colaboradores.
Entenda mais sobre a assinatura digital
A rubrica digital dispensa muitas explicações, pois o seu significado é literal, uma assinatura feita virtualmente. Porém, é indispensável ser mais específico, ela não é a reprodução da escrita diretamente na tela de um dispositivo, nem a foto de um papel já validado à caneta. “Esses processos podem até parecer adequados. Afinal, eles levam a companhias para os meios on-line e possibilitam o seu compartilhamento com qualquer localização. No entanto, essas alternativas não são seguras e sequer autorizadas legalmente. Isso porque ambas formas não mantêm um padrão de autenticidade”, alerta Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Assim, para superar as barreiras geográficas, principalmente durante o período pandêmico, essa ferramenta foi um destaque entre as corporações. A partir de uma plataforma, como a da Assine Bem, os documentos são estruturados digitalmente. Logo após, a entidade solicitante envia, por mensagem, e-mail e até WhatsApp, um link o qual só pode ser acessado pelos destinatários após um processo de identificação. “As etapas exigidas garantem seguridade sobre as informações dispostas no arquivo, na maioria das vezes confidenciais, como dados pessoais, valores, termos, entre outros. Desse modo, garantem a validação jurídica da firma, retirando a possibilidade de ter sido executada indevidamente e sem consentimento”, instrui o executivo.
Reconhecimento legal
Esse procedimento, no Brasil, é autorizado e reconhecido legalmente pela Lei nº 14.063, de 23 de Setembro de 2020 e também por meio da Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Além disso, o sistema da Assine Bem dispõe de métodos para se adequar à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais e garantir a integridade de seus contratantes. “Todo procedimento inserido na rede deve ser devidamente regulamentado. Todavia, na maioria das vezes, é burocrático avaliar cada um desses pontos. Dessa forma, contar com um intermediário de confiança, faz toda a diferença e a preocupação da entidade será somente autorizar a assinatura”, coloca Mencaci. Portanto, confira as medidas utilizadas:
Link exclusivo: todo cliente possui um link único para acessar as documentações com rubrica pendente e, assim, poder concluí-la. Essa oportunidade é pessoal e intransferível, além de ter validade de apenas 30 dias para acessá-lo.
Identificação do usuário antes do acesso: antes de verificar os arquivos disponíveis, o usuário precisa se identificar. Além do login e senha, é possível ativar a autenticação por dois fatores e até reconhecimento por Face ID (sistema de reconhecimento facial), garantindo uma barreira extra para entrar na plataforma. Acionar esses recursos é uma tarefa simples, basta habilitar um aplicativo como o Google Authenticator, por exemplo, e aprová-lo nas configurações do próprio site. Assim, após o preenchimento da senha, um código e outros passos, o escrito será solicitado e permitido.
Alternativos níveis de segurança: o responsável pelo arquivo pode selecionar o nível de permissões o qual achar adequado para o tipo de declaração. Ou seja, pode ir do mais fraco até o mais forte.
ICP Brasil: é aceito o certificado público emitido para validar pessoa física com o e-cpf e pessoa jurídica com e-cnpj.
Presença de criptografia: é adicionada à marca também como proteção, sendo capaz de localizar edições na certidão original. Quando o item é passado pelo validador disponível, a identificação é feita, a validação negada e o anexo primário é posto em comparação. “Esse processo auxilia os colaboradores a verem as alterações de maneira mais rápida e assertiva, onde não é preciso ficar checando todas as linhas. Isso impede infrações no acordo sem o consentimento de todas as partes envolvidas”, completa o empresário.
Captação do histórico: a entrada nas dependências do software, seja para assinar ou visualizar é salva. A data, horário e IP da máquina utilizada ficam registrados.
Benefícios
O mecanismo pode ser incluído nas mais diversas áreas do mercado, especialmente aquelas com o uso frequente de papéis e necessidade de autorizações formais, como o setor de recursos humanos, imobiliário, jurídico, educacional, financeiro, entre outros. Contudo, ela não fica apenas na versatilidade. Veja mais três vantagens oferecidas por essa solução:
Flexibilidade: a ferramenta permite fechar um negócio de qualquer lugar do mundo, como contratações, parcerias, compras, etc. Isso porque ela não tem um raio limite e tudo é feito a partir de uma conexão com a Internet e um dispositivo, ainda sem requerer o uso de aplicativos.
Otimização de tempo: o item não depende de outros meios para chegar até o assinante, apenas de uma rede. Então, não é preciso esperar ir e voltar em mãos para finalizar qualquer procedimento. “Com a Assine Bem, ainda existe a função de callback, ou seja, o sistema avisa quais etapas e quem precisa concluí-las”, diz o CEO.
Economia: ao considerar a não utilização dos meios físicos, é reduzido uma grande quantidade de gastos com matéria prima e serviços de entrega, por exemplo. Ademais, não é necessário investir parte do orçamento com locais de armazenamento.
Dessa forma, para manter os processos laborais cada vez mais fluídos e acessíveis, esse sistema é uma adaptação fundamental. Portanto, a Assine Bem é uma aliada!
