Nos últimos anos, a tecnologia tem desempenhado um papel fundamental na transformação de diversos setores e o departamento de Recursos Humanos não é uma exceção. Com a crescente necessidade de digitalização e automação de processos, a assinatura digital surgiu como uma ferramenta poderosa para revolucionar a maneira como as empresas gerenciam seus documentos no cenário virtual. Então veja, nesta matéria, como o mecanismo funciona e quais melhorias ele proporciona na companhia.
O investimento em tecnologia é essencial para o sucesso de um negócio
Hoje, a tecnologia está sendo aplicada em diversas áreas do mercado, proporcionando uma velocidade e conveniência surpreendentes em atividades, antes consideradas burocráticas. Compras, agendamentos e, até mesmo, a realização de consultas médicas, transações bancárias e muitas outras ações podem ser executadas por meio de alguns cliques na tela de um celular com uma conexão à Internet. “Embora não seja necessário migrar toda a operação de uma entidade para plataformas digitais, oferecer essa opção para a realização de determinados processos pode ter um impacto positivo significativo no seu nome e reputação”, aconselha Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
De acordo com uma pesquisa da PwC, 90% dos CEOs acreditam no potencial da tecnologia para transformar a sua entidade. Além disso, 77% deles frisam como as soluções desenvolvidas por essa base irão mudar fundamentalmente a maneira como eles gerenciam seu pessoal. “Devido a essas possibilidades, o investimento nesse artifício só aumenta. Afinal, a atualização de quesitos presentes na organização tende a trazer retornos positivos”, acrescenta Mencaci. Dessa forma, o investimento global em tecnologia da informação (TI) deve atingir US$ 4,5 trilhões em 2023, um crescimento de 7,8% em relação a 2022.
A área de Recursos Humanos também precisa da tecnologia
Dentro desse cenário, outro levantamento presente no Relatório de Tendências Globais de Talentos do LinkedIn, a inteligência artificial (IA) e a automação estão se tornando cada vez mais comuns na área de Recursos Humanos (RH), com 63% dos especialistas do ramo com expectativas sobre a IA. Assim, sugerem colocá-la como uma parte relevante do seu serviço nos próximos cinco anos.
Ainda, conforme uma pesquisa da Deloitte, 70% das companhias planejam aumentar a aplicação monetária em ferramentas para a automação de RH nos próximos anos. Na seguinte análise, proposta pela Gartner, também foi observado como 59% dos profissionais do ramo acreditam nisso como algo essencial para o sucesso do RH. “Esse segmento é de suma importância para a construção de qualquer instituição. Isso porque ele cuida diretamente de todas as relações envolvendo os colaboradores, os quais são essenciais para a existência do nome. Por isso, mantê-lo com a melhor dinâmica não trará nada além de vantagens”, observa o executivo.
A assinatura digital é uma solução indispensável para a dinâmica do RH
No meio corporativo, a exigência de uma assinatura em inúmeros documentos é um processo comum no dia a dia dos trabalhadores. Ela surge em momentos como a contratação, firmamento de acordos, permissões, parcerias e demais ações legais e com consentimento de determinadas partes. “A funcionalidade é relevante para quem a aplica e envia os seus arquivos para conferência, como também é um facilitador ao outro lado, dos assinantes, pois tudo pode ser feito em questão de minutos de qualquer lugar do mundo”, argumenta o empresário.
Nesse sentido, o funcionamento da ferramenta é um passo para começar uma adequação aos softwares de automação. Isso porque o mecanismo pode ser usado por todas e em diversos aparelhos, como o celular, tablet ou computador. Tudo começa por meio de uma escritura já computacional, o seu acesso é destinado para as pessoas envolvidas no arquivo. Esse, por sua vez, é enviado para os destinatários por meio de um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta entrar no endereço e realizar as etapas de verificação para garantir a identidade do assinante e não comprometer a segurança dos elementos.
A automação do processo de assinatura traz outras vantagens para as corporações
A utilização da assinatura eletrônica encontra aplicação em diversos setores, mas se sobressai especialmente naqueles onde se lida com excesso de papel e a necessidade frequente de obter verificações. Isso é comum no departamento de RH. Logo, ao considerar a relevância da sua implementação, Mencaci destaca seis melhorias proporcionadas por ela. Veja a seguir:
Redução de custos e tempo: a rubrica digital elimina a necessidade de imprimir, enviar e armazenar documentos físicos. Isso resulta em redução significativa de custos e tempo. A mudança e estratégia para o lado digital é especialmente vantajosa para os arquivos com prazos apertados, como contratos, acordos de confidencialidade e declarações de impostos.
Aumento da eficiência: o processo de autorização ou conclusão de tarefas torna-se mais rápido e simples. Isso permite à equipe de RH obter as firmas com precisão, evitando atrasos e melhorando a eficiência. Além disso, os usuários são notificados sobre o progresso dos vistos, mantendo todos informados sobre qual parte falta, para exercerem a cobrança com assertividade.
Maior segurança: o mecanismo utiliza criptografia e autenticação, tornando difícil a falsificação ou adulteração de escritos importantes. Isso garante a segurança dos dados e oferece maior confiabilidade. A análise minuciosa das modificações comparadas ao original pode também pode ser feita pela plataforma. Esse elemento adicional contribui para a transparência nas negociações.
Sustentabilidade: a ferramenta também se classifica como uma opção sustentável em comparação com métodos tradicionais, contribuindo diretamente para a redução da pegada de carbono das empresas. Isso porque a entidade consegue reduzir, ou até mesmo excluir o uso do papel e serviços de entrega externa.
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