Manter uma empresa, hoje, também implica em colocá-la no ambiente digital. Apesar de ser uma medida indispensável, essa ação não deve ser reduzida à promoção das redes sociais, mas sim, ao uso de ferramentas as quais permitam o desenvolvimento da entidade virtualmente. Ou seja, na dinâmica atual é preciso contar com mecanismos como a assinatura digital para fortalecer e facilitar processos considerados burocráticos. Então veja, nesta matéria, as vantagens de incluir esse artifício em sua organização.
Entenda o funcionamento da assinatura digital
Assinar termos oficiais sempre foi um processo burocrático, o qual exigia presencialidade, reuniões, viagens ou até mesmo o envio de inúmeros papéis por serviço de entrega. Porém, com o crescimento da tecnologia, surgiram outras formas de realizar esse procedimento, de maneira segura, válida e eficaz. “A rubrica digital vai além de rabiscar o seu nome na tela do dispositivo. Isso porque essa ação, apesar de parecer correta, não garante autenticidade e validação legal. Portanto, buscar plataformas, como a Assine Bem, é a maneira ideal de garantir o aceite formal em propostas, parcerias, contratações, entre outras situações em apenas alguns cliques”, explica o CEO da Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci.
Em suma, o mecanismo pode ser usado por qualquer pessoa e em diversos aparelhos, como o celular, tablet ou computador. Tudo começa por meio de um arquivo on-line, onde o seu acesso é destinado para as pessoas envolvidas no documento. Esse, por sua vez, é enviado para os destinatários por meio de um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta entrar no endereço e realizar as etapas de verificação, para garantir a identidade do assinante e não comprometer a seguridade dos elementos. “Todo o procedimento para realizar uma firma é feito dentro do sistema da Assine Bem, por isso, todos podem usá-lo, sem a necessidade de ter um meio específico, aplicativo ou demais maneiras”, completa Mencaci.
Além de uma ferramenta atualizada, a assinatura digital é segura e validada por lei
A segurança no campo virtual é um elemento sensível. No Brasil, os ciberataques estão cada vez mais frequentes. Conforme um levantamento divulgado pela empresa de soluções de cibersegurança Fortinet, com base nos dados do FortiGuard Labs, indicou o país como o segundo mais atingido da América Latina em 2022, com 103,16 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos. Isso é um aumento de 16% com relação ao ano anterior (88,5 bilhões).
Dessa maneira, o uso da Internet para as negociações, apesar de essencial, é arriscado para quem não conta com os mecanismos corretos. Proteger os arquivos, com informações pessoais, deve ser uma das preocupações principais das corporações de qualquer segmento. “Garantir a privacidade dos dados de seus clientes e parceiros não é um diferencial, é uma obrigação legal. Afinal, já fazem mais de dois anos da aplicação da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, onde a falta de proteção desses aspectos configura crime e tende a gerar punições graves para as companhias. Então, para se adequar às exigências, a contratação de softwares dentro dos parâmetros de segurança, faz toda a diferença para a sua corporação”, aconselha o empresário.
A plataforma da Assine Bem conta com diferentes camadas de proteção. Entre elas estão: fases de identificação do assinante antes de acessar os documentos, criptografia de ponta para impedir alterações indevidas, o salvamento do histórico de quem entrou na página, onde a data, horário e IP da máquina utilizada ficam guardados. “O próprio solicitante pode definir o nível de proteção do seu arquivo. Assim, ele seleciona uma verificação a qual varia da mais simples a complexa, conforme a sensibilidade dos elementos dispostos naquele registro”, reforça o executivo.
Além das especificidades da própria Assine Bem, a rubrica digital conta com validade jurídica. O serviço prestado é regido pela MP 2.200-2/2001, para manter essa autorização ativa não é preciso deixar os termos no sistema da Assine Bem, por exemplo, ele pode ser exportado e compartilhado. A firma pode ser certificada por meio de código de autenticação ou um QR code.
Reduza a distância da sua empresa em diversos procedimentos
Um dos principais benefícios de contar com as funcionalidades da tecnologia é facilitar determinadas ações. “Atualmente, com uma rede de conexão já é possível ir muito além das compras. Afinal, estão presentes na modalidade remota até mesmo as consultas médicas. Por isso, aplicar essa dinâmica nos processos organizacionais também é essencial”, diz Mencaci. Então veja, três etapas onde o uso da assinatura digital é um facilitador:
Contratações: para os regimes 100% presenciais, híbridos ou home office, esse artifício torna as admissões mais rápidas, principalmente, as à distância. Os contratos são enviados por meio de um link e podem, prontamente, ser assinados pelos novos colaboradores. Com essa opção, as entidades não precisam fazer a entrega de documentos por serviço de entrega, impressões, ou correr risco de perda, alterações, perda de prazos e outras intercorrências.
Fechamento de parcerias: para ampliar o alcance da sua empresa, ou até mesmo, trazer novidades, contar com parcerias e investidores é alternativa promissora. No entanto, nem sempre elas estão na mesma localização do escritório. As reuniões são facilmente realizadas de forma on-line, assim, os termos podem ser acordados da mesma maneira com o uso da rubrica eletrônica. “Essa medida é viável para economizar insumos com viagens corporativas, assim como otimizar o tempo dos dois lados. Isso porque não é preciso replanejar totalmente o cotidiano para abraçar essas oportunidades”, frisa o CEO.
Termos de consentimento: principalmente em eventos, onde existe o uso de imagem dos participantes, é essencial providenciar essa autorização. Como uma maneira de facilitar esse feito, o envio do termo consegue ser enviado para várias pessoas ao mesmo tempo com a Assine Bem.
Ao levar em conta todos interessados nas funcionalidades da assinatura digital, o site considera outras abas para a investigação. Você também pode entrar em contato com a equipe comercial e ter um momento de imersão em nosso trabalho. Além disso, não é preciso contratar de imediato a fim de aproveitar dos benefícios da aplicação, nós disponibilizamos um período de teste totalmente gratuito! Aproveite a oportunidade agora mesmo.
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