O setor de recursos humanos (RH) tem por função cuidar de inúmeras regularidades quando se trata de contratações, pagamentos, permissões e outras demandas envolvendo os colaboradores. Em algumas companhias, essa área é interna, mas em outras esse serviço pode ser terceirizado. No entanto, independentemente do modelo, hoje, é imprescindível o uso da tecnologia para promover uma dinâmica estratégica, assertiva, simples e segura tanto para quem a opera, quanto para os demais. Nesse sentido, a assinatura digital se destaca como um recurso para o âmbito empresarial. Então veja, nesta matéria, as vantagens de atualizar os processos ligados ao RH.
A tecnologia é um recurso influente na dinâmica da empresa
Hoje, os recursos tecnológicos são aplicados a várias segmentações do mercado. Isso porque eles entregaram uma velocidade e praticidade em atividades, as quais antes, eram consideradas burocráticas, como ir às compras, agendar uma consulta médica e até mesmo, realiza-la, transações bancárias, entre outras ações. “Já existe a possibilidade de executar a maioria de nossas tarefas por meio de um celular e uma conexão com a Internet. De fato, não é uma obrigação passar toda a corporação para as telas de clientes e colaboradores, porém, tornar isso como opção para realizar alguns processos, têm um impacto positivo para o nome”, aconselha Carlos Mencaci, CEO da Assine Bem.
De acordo com uma pesquisa da PwC, 90% dos CEOs acreditam no potencial da tecnologia para transformar a sua entidade. Além disso, 77% deles frisam como o mecanismo irá mudar fundamentalmente a maneira como eles gerenciam seu pessoal. “Ao contrário de um pensamento negativo sobre esse recurso, a sua função não é acabar com os empregos, mas sim, facilitar os ofícios. A automação faz parte da nova era e sempre foi o objetivo da quarta revolução industrial. Ou seja, o período vivido agora, caminha para um futuro ainda mais imersivo no universo digital”, esclarece Mencaci.
Dentro desse cenário, outro levantamento presente no Relatório de Tendências Globais de Talentos do LinkedIn, a inteligência artificial (IA) e a automação estão se tornando cada vez mais comuns na área de Recursos Humanos, com 63% dos especialistas do ramo com expectativas sobre a IA. Assim, sugerem colocá-la como uma parte relevante do seu serviço nos próximos cinco anos.
A assinatura digital é um exemplo de automação, entenda mais sobre a solução
A rubrica é algo exigido em diversos documentos, principalmente, dentro do meio corporativo. Quando se trata de algo presente no cotidiano empresarial, é imprescindível sempre buscar melhorias. “A partir disso, é possível encontrar um avanço na atribuição e, dessa forma, aumentar a satisfação do prestador ao aprimorar as condições de trabalho, assim como, reduzir as atribuições consideradas monótonas e ladras de tempo”, diz o CEO.
Nesse sentido, o funcionamento da ferramenta é um passo para começar uma adequação aos softwares de automação. Isso porque o mecanismo pode ser usado por qualquer pessoa e em diversos aparelhos, como o celular, tablet ou computador. Tudo começa por meio de uma escritura já computacional, o seu acesso é destinado para as pessoas envolvidas no arquivo. Esse, por sua vez, é enviado para os destinatários por meio de um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta entrar no endereço e realizar as etapas de verificação para garantir a identidade do assinante e não comprometer a segurança dos elementos.
Além da dispensa de gastos com envios, o uso de espaço físico para armazenamento, o serviço entrega rapidez e segurança. A plataforma consegue, por meio de uma planilha, enviar um link de assinatura para diferentes pessoas, ao mesmo tempo, pulando o processo manual de adicionar um destinatário por vez. “Para a execução de eventos corporativos, por exemplo, é uma opção promissora para captar as permissões em massa”, orienta o empresário.
A sua implementação no setor de recursos humanos tem diversas vantagens
A assinatura eletrônica cabe em vários segmentos. No entanto, ela se destaca quando existe o uso excessivo de papel e solicitação de vistos, como no próprio RH. Ao avaliar a importância de sua implementação, Mencaci indica seis melhorias instauradas por ela nas companhias. Confira:
Redução de custos e tempo: a assinatura digital elimina a necessidade de impressão, envio e armazenamento de documentos físicos. Isso reduz os custos e o tempo necessários para a rubricar os arquivos relevantes e com prazos, como contratos, acordos de confidencialidade, declarações de impostos e outros quesitos.
Aumento da eficiência: o processo de autorização ou conclusão de algo é mais rápido e fácil. Logo, permite aos funcionários da equipe de RH obter a firma com assertividade, assim, evitando atrasos e aumentando a eficiência. “A vantagem é colocar os itens nas mãos dos assinantes, tudo é preenchido em questão de minutos, com apenas alguns cliques. Ainda assim, é notificado sobre quais etapas estão concluídas ou pendentes”, completa.
Maior segurança: o mecanismo utiliza criptografia e autenticação, isso torna mais difícil falsificar ou adulterar documentos importantes Logo, ajuda a garantir a segurança dos dados e demais elementos. “A inteligência de ponta analisa todas as modificações no escrito e compara com o original. Isso implica em uma conferência minuciosa e com menos chances de falha”, pontua.
Flexibilidade: ela consegue ser feita remotamente, permitindo a execução de qualquer lugar do mundo. Basta manter o acesso a uma conexão de Internet. Isso permite uma maior flexibilidade para os funcionários e ajuda a reduzir o período de espera com envios pelos correios. “O recurso exclui totalmente a condição de presencialidade, ou a impressão e despachos externos. Assim, o processamento é imediato”, diz.
Sustentabilidade: é uma alternativa sustentável quando comparada com o método tradicional. Dessa forma, diminui diretamente a pegada de carbono da empresa.
Compliance: consegue auxiliar as organizações a cumprir com as regulamentações do setor, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Afinal, ela requer firmas eletrônicas para a autorização de coleta e uso de elementos pessoais.
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