A Assine Bem é uma empresa especializada, principalmente, no software de Assinatura Digital. Essa é uma das facilidades instauradas, pela tecnologia, em nosso cotidiano. Isso porque, estamos inseridos em uma realidade cada vez mais digital e contar com o suporte no ambiente virtual tem sido considerado como uma medida essencial para o sucesso de qualquer negócio. Nesse sentido, colocar os processos, considerados burocráticos, como rubricar documentos, nas mãos dos empresários tem grandes vantagens. Então veja, nesta matéria, o porquê aplicar essa ferramenta na dinâmica da sua organização.
Saiba mais sobre o funcionamento da assinatura digital
Esse mecanismo assume uma função muito maior e vai além de rabiscar o seu nome na tela de um dispositivo. “Existem, hoje, ainda muitos procedimentos similares quando se trata de enviar um documento dentro do meio on-line. Apesar de parecer uma ação simples e feita de diversas formas, nem todas garantem a validação legal do ato. Por isso, é necessário tomar cuidado quando se trata de exigir a firma em um arquivo”, alerta Carlos Mencaci, CEO da Assine Bem.
Nesse sentido, o executivo também pontua quais são os recursos mais utilizados para transferir a papelada verificada aos meios digitais. “Já me deparei com a documentação entregue de várias maneiras. Uma delas, é a impressão das informações, a assinatura feita manualmente e, esse recurso enviado após a digitalização, por meio de um aplicativo, site ou até mesmo, apenas uma foto. Em suma, essas etapas podem comprometer a integridade dos dados, os quais ficam sujeitos a um vazamento em outros locais da Internet, ou também, não entregam precisão a fim de garantir a autenticidade do escrito”, diz.
Ao contrário desse sistema, o visto digital funciona de maneira mais segura, confiável e ágil. O mecanismo pode ser usado por qualquer pessoa e em diversos aparelhos, como o celular, tablet ou computador. Tudo começa por meio de uma escritura já computacional, o seu acesso é destinado para as pessoas envolvidas no arquivo. Esse, por sua vez, é enviado para os destinatários por meio de um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta entrar no endereço e realizar as etapas de verificação, para garantir a identidade do assinante e não comprometer a segurança dos elementos. “Todo esse processo é aplicado dentro do sistema da Assine Bem, por isso, qualquer indivíduo pode usá-lo, sem a necessidade de ter um meio específico, aplicativo ou outras exigências”, completa Mencaci.
A rubrica por meios digitais tem aprovação legal
Quando se trata de questões legais, a plataforma da Assine Bem pode adaptar a sua organização em alguns parâmetros. Em primeiro lugar, essa ação e a sua validade são asseguradas por lei. Sendo assim, o documento com a assinatura eletrônica tem a mesma legitimidade de um arquivo com rubrica física. Isso porque, o sistema é regulamentado pelo Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020.
Além dessa autorização de exercício, ela também tem se apresentado, para as companhias, como um mecanismo fundamental para contribuir com o cumprimento das normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). Afinal, ela já está em vigor desde 2020. Então, proteger os dados de clientes, parceiros e colaboradores não é algo apenas ético, mas sim, uma obrigação dentro da dinâmica empresarial. Por isso, o sistema utilizado para gerar a assinatura prevê certos riscos e disponibiliza camadas de seguridade, como a criptografia de ponta, por exemplo. Logo, é essencial ficar de acordo com as exigências da legislação e colocar a sua companhia em uma situação mais cômoda.
Apesar de recente, a dinâmica de assinar digitalmente já está presente nos processos de milhares de pessoas
O artifício já é reconhecido pela sociedade, de acordo com os dados do Ministério da Fazenda o serviço de assinatura eletrônica passou a ser oferecido em março de 2021. Ele teve início com pouco mais de 32 mil acessos, finalizando o ano retrasado com quase 705 mil assinaturas (em dezembro). Em 2022, o uso mensal seguiu uma evolução, chegando em julho a mais de 1,6 milhão de acessos. O resultado de agosto superou em mais 27% o atingido no mês de julho.
Portanto, Mencaci também argumenta a favor desse crescimento. “O procedimento pode ser aplicado a qualquer segmento do mercado. A sua facilidade de acesso tem potencial para reduzir custos da operação, tornar os trâmites de um negócio mais rápidos e excluir por completo a dependência de envios externos e espaços para armazenar os documentos e suas cópias”, elucida.
Veja as principais áreas de aplicação do sistema de assinatura eletrônica
Setor de recursos humanos: para quem lida com contratações e as burocracias ligadas a essa vertente, sabe a importância do preenchimento dos formulários com a validação correta. Além de serem diversos papéis, com a chegada e ascensão do home office é ainda mais essencial promover essa estrutura sem contar com a opção de presencialidade. “O Núcleo Brasileiro de Estágios (Nube) é um exemplo forte da funcionalidade da plataforma quando se trata de formalizar contratos, principalmente, de estágio. A instituição usa essa metodologia para firmar os acordos por todo território nacional. Logo, a sua sede ser em São Paulo, não impediu a participação e eficiência em demais regiões”, compartilha o CEO.
Entidades educacionais: para essa área também é imprescindível atualizar os procedimentos utilizados. Usar da tecnologia nesse setor significa dar o suporte correto para os estudantes de uma rotina corrida, como também aqueles distantes do campus. “O modelo remoto não é exclusivo do meio corporativo. As universidades mantém também o ensino a distância e, agora, o híbrido. Isso exclui ou reduz a presença na central do aluno. Logo, quando é necessário fechar uma matrícula, renovar ou firmar outros termos exigidos pelo discente ou instituição, essa deve ser uma das vias”, finaliza o empresário.
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